發(fā)布時(shí)間：2022-04-04 10:20:58
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的1篇檔案工作論文，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
一、企業(yè)檔案管理工作對企業(yè)管理的重要性
企業(yè)檔案對企業(yè)的各項(xiàng)生產(chǎn)以及經(jīng)營、管理活動(dòng)都進(jìn)行了記錄。企業(yè)檔案有多種多樣的形式，如文字、圖表、聲像等，這些材料對國家、社會以及企業(yè)的發(fā)展都很有價(jià)值。在日常的工作中，各種文件材料的形成與積累都十分重要，其中很大一部分都會形成檔案，因此，必須要注意這方面的工作，同時(shí)要按一定的要求對這些材料進(jìn)行科學(xué)的分類整理，讓這些材料成為檔案，在企業(yè)的發(fā)展中發(fā)揮作用。
總的來說企業(yè)的檔案的重要性主要體現(xiàn)在以下的幾個(gè)方面：
（1）企業(yè)檔案有助于推動(dòng)企業(yè)的科技發(fā)展；
（2）通過企業(yè)的科技檔案，能夠看出企業(yè)生產(chǎn)力的高低；
（3）通過企業(yè)檔案，能夠看出企業(yè)所創(chuàng)造的經(jīng)濟(jì)效益與社會效益；
（4）企業(yè)檔案是組成企業(yè)文化的重要部分，對企業(yè)的發(fā)展有著十分重要的作用。
二、對加強(qiáng)企業(yè)檔案管理的幾點(diǎn)體會
（一）提高檔案管理工作人員自身的素質(zhì)
提高政治素質(zhì)。要提高檔案專業(yè)人員的政治素質(zhì)，首先需要結(jié)合我國企業(yè)的檔案工作實(shí)際，認(rèn)真學(xué)習(xí)馬克思列寧主義、思想、鄧小平理論，樹立正確的人生觀、事業(yè)觀、世界觀，為檔案事業(yè)的發(fā)展打下良好的思想理論基礎(chǔ)。
提高檔案人員的道德素養(yǎng)。檔案工作人員想要提供更好的服務(wù)質(zhì)量，首先就必須要有良好的職業(yè)道德，滿足利用者的不同要求。檔案專業(yè)人員應(yīng)根據(jù)事實(shí)建立檔案，根據(jù)事實(shí)利用檔案，體現(xiàn)出對檔案和歷史的尊重；必須愛崗敬業(yè)，在政治上嚴(yán)格保密，以確保檔案的安全。
提高檔案工作人員的專業(yè)素質(zhì)。要做好檔案管理工作就必須要擁有扎實(shí)的專業(yè)理論作為基礎(chǔ)。因此，必須讓檔案工作人員掌握檔案工作的基本方法與規(guī)律，當(dāng)檔案業(yè)務(wù)精通。同時(shí)在還必須要掌握在檔案工作中用得上的計(jì)算機(jī)知識，努力的實(shí)現(xiàn)檔案工作從手工化轉(zhuǎn)向現(xiàn)代化管理。
檔案管理工作人員必須要樹立起創(chuàng)新意識。知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代，只有不斷創(chuàng)新才能推動(dòng)各項(xiàng)工作向前發(fā)展。檔案管理工作人員必須要加強(qiáng)各種知識的學(xué)習(xí)，要能夠善于發(fā)現(xiàn)新事物，積極的研究各種新問題與新方法。要能夠善于把握機(jī)遇，能夠擺脫傳統(tǒng)思維的束縛，學(xué)會以新的思路來解決各種問題，提高檔案管理工作水平，開創(chuàng)工作的新局面。
（二）不斷進(jìn)行創(chuàng)新，提高服務(wù)水平
與傳統(tǒng)檔案管理服務(wù)相比，檔案工作的服務(wù)方式、內(nèi)容在信息化時(shí)代已經(jīng)發(fā)生了巨大的變化，使得發(fā)展空間得到了極大的提升，更加容易進(jìn)行工作創(chuàng)新。如今各種現(xiàn)代化信息系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用，使得企業(yè)產(chǎn)生了大量的電子文件信息，其中有很大一部分都會成為電子檔案。隨著系統(tǒng)用戶的增多，對信息服務(wù)的要求也就越來越多、越廣。為此，檔案管理工作人員需要樹立起信息服務(wù)的理念。檔案管理工作人員在考慮信息服務(wù)時(shí)，一是要對用戶對信息利用的需求進(jìn)行充分的考慮，要盡可能的為他們提供一個(gè)信息服務(wù)平臺，方便他們利用檔案信息。同時(shí)，在開發(fā)信息應(yīng)用系統(tǒng)時(shí)，需要對文件與檔案管理的業(yè)務(wù)工作進(jìn)行充分的考慮，同時(shí)還必須要考慮到用戶在利用信息時(shí)，往往只是希望查找文件本身，他們最大的期望是快速地獲取十分準(zhǔn)確的信息。為此，要積極的開發(fā)相應(yīng)的檔案信息利用平臺，通過對一些檔案管理的專有屬性進(jìn)行過濾，為用戶快捷的提供他們需要的信息。二是要調(diào)查企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)部門的檔案信息需求，根據(jù)某一專題收集、篩選、深層加工相關(guān)檔案信息，運(yùn)用先進(jìn)技術(shù)，制作包含這一專題的檔案信息光盤，使信息變成一個(gè)產(chǎn)品，為他們提供信息服務(wù)；三要提供遠(yuǎn)程信息服務(wù)，方便有的用戶跨越空間、時(shí)間利用信息。
（三）需要加強(qiáng)企業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)
首先要明確歸檔制度。企業(yè)工作人員要認(rèn)識到企業(yè)的檔案屬于企業(yè)所有，因此不得截留檔案，要積極建立檔案、保護(hù)檔案。檔案員要跟蹤督辦制度的執(zhí)行情況，相關(guān)部門和人員要積極配合檔案員的工作。其次是需要嚴(yán)格遵守企業(yè)檔案管理流程。最后是需要完善企業(yè)檔案管理制度。
一、企業(yè)檔案對企業(yè)文化建設(shè)的作用
1.企業(yè)檔案是企業(yè)文化建設(shè)的源泉和動(dòng)力
企業(yè)文化是指一個(gè)企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營過程中形成的管理思想、經(jīng)營理念、價(jià)值觀念、行為規(guī)范和企業(yè)精神的總和。企業(yè)文化建設(shè)由表及里，從物質(zhì)到意識，貫穿于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理的全過程，是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理的有機(jī)組成部分，企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營管理過程就是文化的建設(shè)過程。對于已經(jīng)歷了一定發(fā)展時(shí)期的企業(yè)來講，企業(yè)文化雖然是新興事物，但它脫胎于企業(yè)母體之中，企業(yè)的過去和現(xiàn)在必定給企業(yè)文化以巨大的影響。檔案是企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)的記錄，是企業(yè)歷史的真實(shí)再現(xiàn)，這就決定了企業(yè)文化建設(shè)需根植于企業(yè)檔案。企業(yè)檔案工作者應(yīng)該在管理好企業(yè)檔案的同時(shí)，認(rèn)真研究和挖掘蘊(yùn)藏在企業(yè)檔案中的文化思想，積極收集與企業(yè)文化建設(shè)相關(guān)的企業(yè)檔案，使企業(yè)檔案工作在企業(yè)文化建設(shè)過程中大顯身手，成為企業(yè)文化建設(shè)的源泉和動(dòng)力，并使企業(yè)檔案工作與企業(yè)文化建設(shè)相互促進(jìn)，相互補(bǔ)充，共同推動(dòng)企業(yè)的發(fā)展。
2.宣傳企業(yè)歷史，為弘揚(yáng)企業(yè)文化服務(wù)
企業(yè)檔案是歷史文化信息，它是連接歷史與現(xiàn)實(shí)的紐帶。企業(yè)文化的優(yōu)秀是人，企業(yè)文化、企業(yè)精神、企業(yè)形象的諸多方面都是以人為本。企業(yè)檔案為企業(yè)教育職工愛崗敬業(yè)，調(diào)動(dòng)職工的積極性和創(chuàng)造性提供了翔實(shí)豐富的歷史素材。如在企業(yè)成立紀(jì)念日之際，檔案部門利用照片檔案舉辦大型圖片展，可使企業(yè)職工受到極大的教育和鼓舞，增強(qiáng)職工自豪感和責(zé)任感。
3.提供決策參考，為培育企業(yè)文化服務(wù)
企業(yè)文化由企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)倡導(dǎo)，爾后成為全體員工的共同信念。企業(yè)文化要充滿個(gè)性，富有特色。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)必須深入了解企業(yè)所處的內(nèi)外環(huán)境、生產(chǎn)經(jīng)營情況、現(xiàn)存的制度、管理方式和員工的思想狀況等等，這些信息企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)都必須了解并進(jìn)行深入細(xì)致地研究。檔案是企業(yè)各種活動(dòng)的歷史記錄，這些情況在檔案中都有記載，為培育企業(yè)文化建設(shè)提供經(jīng)驗(yàn)和思路，為豐富企業(yè)文化建設(shè)的內(nèi)涵，營造健康向上的企業(yè)文化氛圍奠定基礎(chǔ)。
二、企業(yè)文化對企業(yè)檔案工作的影響
1.企業(yè)文化建設(shè)影響著企業(yè)檔案的收集范圍
企業(yè)檔案的收集內(nèi)容和范圍，從根本上說是由企業(yè)各項(xiàng)利用工作的需求決定的。企業(yè)文化建設(shè)需要企業(yè)成長、發(fā)展歷程的真實(shí)記載，需要有關(guān)企業(yè)經(jīng)營哲學(xué)和企業(yè)精神文化宣傳的記載，而企業(yè)檔案作為記錄企業(yè)成長、發(fā)展歷程的載體，真實(shí)地記錄了企業(yè)文化建設(shè)所需的全部資料，它能為企業(yè)文化建設(shè)提供寶貴的材料，是企業(yè)文化建設(shè)的保障。企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)作為收集、整理、保管企業(yè)檔案的主要部門，是企業(yè)文化建設(shè)的重要參與者，在收集企業(yè)檔案時(shí)，要充分考慮企業(yè)文化建設(shè)的需求，分析哪些文件、檔案或資料是企業(yè)文化建設(shè)所需的資料和素材，能推進(jìn)企業(yè)文化的建設(shè)進(jìn)程。
2.企業(yè)文化建設(shè)影響著企業(yè)檔案價(jià)值的鑒定
企業(yè)文化建設(shè)作為企業(yè)管理活動(dòng)的重要組成部分，不僅是企業(yè)檔案信息收集的重點(diǎn)，同時(shí)它也影響著企業(yè)檔案信息價(jià)值的鑒定工作。企業(yè)文化建設(shè)工作貫穿于企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等活動(dòng)的全過程，具有綜合性、復(fù)雜性等特點(diǎn)，這就使得企業(yè)文化建設(shè)工作對企業(yè)檔案利用價(jià)值的需求也具有綜合性和復(fù)雜性的特點(diǎn)。企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營管理活動(dòng)中形成的檔案、文件材料不僅可以成為企業(yè)管理活動(dòng)的查考利用憑證，也可以升華為具備企業(yè)特征、能反映企業(yè)文化精神理念的依據(jù)。因此，在企業(yè)檔案價(jià)值鑒定過程中充分考慮企業(yè)文化建設(shè)的影響，使企業(yè)檔案價(jià)值表現(xiàn)出多重價(jià)值，賦予企業(yè)檔案更為豐富的價(jià)值內(nèi)涵。
三、加強(qiáng)企業(yè)檔案工作，促進(jìn)企業(yè)文化建設(shè)
企業(yè)檔案工作是進(jìn)行現(xiàn)代化企業(yè)管理和企業(yè)文化建設(shè)的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)性工作。只有不斷加強(qiáng)檔案工作，才能適應(yīng)新時(shí)期企業(yè)文化建設(shè)的需要。
1.樹立企業(yè)檔案意識，把企業(yè)檔案工作納入企業(yè)文化建設(shè)軌道
加強(qiáng)企業(yè)檔案工作為企業(yè)文化建設(shè)服務(wù)，必須把檔案工作納入企業(yè)文化建設(shè)軌道，作為企業(yè)文化建設(shè)的一項(xiàng)重要內(nèi)容來抓。從企業(yè)內(nèi)部而言，企業(yè)檔案部門是企業(yè)內(nèi)部具有文化事業(yè)屬性的機(jī)構(gòu)，是保存企業(yè)檔案的基地，是企業(yè)各項(xiàng)工作利用檔案的信息中心。企業(yè)應(yīng)充分認(rèn)識檔案部門的文化屬性，并發(fā)揮其作用，把檔案部門真正建成一個(gè)寓宣傳、文化教育及信息服務(wù)為一體的文化機(jī)構(gòu)，成為企業(yè)文化建設(shè)的堅(jiān)實(shí)基地。
2.加強(qiáng)企業(yè)檔案基礎(chǔ)工作，拓寬企業(yè)檔案工作內(nèi)容
為適應(yīng)企業(yè)文化建設(shè)的需要，企業(yè)檔案工作必須不斷更新和發(fā)展，首先，充分考慮企業(yè)文化建設(shè)的因素拓寬檔案的收集范圍，只要是有助于建設(shè)企業(yè)文化的有關(guān)文字或?qū)嵨锊牧隙技{入檔案收集之列。再次，企業(yè)檔案價(jià)值鑒定時(shí)充分考慮企業(yè)文化因素。企業(yè)文化建設(shè)對企業(yè)檔案的需求是復(fù)雜的、綜合性的，企業(yè)文化因素直接影響企業(yè)檔案的價(jià)值，使某些檔案文件出現(xiàn)了雙重價(jià)值或多重價(jià)值，從而使企業(yè)檔案價(jià)值鑒定工作在理論和實(shí)踐上有了新的發(fā)展，適應(yīng)企業(yè)文化建設(shè)的需要。
3.加強(qiáng)企業(yè)檔案信息資源開發(fā)，為企業(yè)文化建設(shè)服務(wù)
深入開發(fā)利用企業(yè)檔案，是目前企業(yè)檔案工作為企業(yè)文化建設(shè)服務(wù)的關(guān)鍵。企業(yè)文化綜合性、多樣性的特點(diǎn)，要求企業(yè)檔案利用工作不能僅局限于傳統(tǒng)的利用方式和內(nèi)容，要從企業(yè)文化建設(shè)的角度出發(fā)，開拓新的領(lǐng)域，廣泛收集與企業(yè)文化建設(shè)相關(guān)的檔案信息，主動(dòng)提供經(jīng)過篩選、分析、鑒定、匯總的檔案信息，采用靈活多樣的形式和方法，為企業(yè)文化建設(shè)服務(wù)。從樹立企業(yè)外部形象的角度出發(fā)，通過分析企業(yè)檔案，研究企業(yè)成長歷程，發(fā)掘企業(yè)的經(jīng)營哲學(xué)，設(shè)計(jì)出與企業(yè)經(jīng)營理念和哲學(xué)相吻合的企業(yè)形象標(biāo)志、企業(yè)產(chǎn)品視覺包裝等，實(shí)現(xiàn)在向社會公眾宣傳企業(yè)產(chǎn)品的同時(shí)宣揚(yáng)企業(yè)的經(jīng)營理念；從規(guī)范企業(yè)員工行為的角度出發(fā)，可以利用企業(yè)檔案編制企業(yè)規(guī)章制度、規(guī)范匯編，不僅可以使企業(yè)員工了解學(xué)習(xí)企業(yè)現(xiàn)有的規(guī)章制度，也可以規(guī)范統(tǒng)一企業(yè)員工行為，為形成良好的企業(yè)文化奠定基礎(chǔ)；從提高企業(yè)員工個(gè)人素質(zhì)角度出發(fā)，可以利用企業(yè)檔案編制《企業(yè)科技成果匯編》等文件，激發(fā)員工的創(chuàng)造性和創(chuàng)新能力，為企業(yè)研制出新的產(chǎn)品，使企業(yè)在同業(yè)產(chǎn)品競爭中處于優(yōu)勢地位。
4.建立企業(yè)信用檔案，開發(fā)企業(yè)誠信文化
建立企業(yè)誠信文化，健全企業(yè)信用檔案，構(gòu)建企業(yè)信用形象，已經(jīng)成為現(xiàn)代企業(yè)迫在眉睫的工作。企業(yè)信用檔案是企業(yè)誠信文化的載體，企業(yè)誠信文化則是企業(yè)信用檔案的表現(xiàn)形式。二者相互依存，構(gòu)成了企業(yè)文化建設(shè)的重要組成部分。企業(yè)信用檔案作為企業(yè)信用狀況的原始記錄，是企業(yè)信用體系和誠信文化真實(shí)可靠的憑證。建立企業(yè)誠信文化，客觀上要求企業(yè)必須具備完整的企業(yè)信用記錄，即企業(yè)信用檔案。企業(yè)誠信文化建設(shè)是企業(yè)信用檔案建立的表現(xiàn)形式，是企業(yè)信用檔案建立的外在體現(xiàn)。企業(yè)誠信文化的建立離不開對企業(yè)信用的管理與監(jiān)督，而對企業(yè)信用原則實(shí)施過程的監(jiān)督與管理是建立在對企業(yè)信用檔案的規(guī)范化管理基礎(chǔ)上的。因此，企業(yè)信用檔案的建立是企業(yè)誠信文化建設(shè)的重要內(nèi)容和根本，離開了企業(yè)信用檔案，企業(yè)誠信文化的建設(shè)就無從談起。因此，我們必須做好企業(yè)信用檔案的建立與管理工作，建立健全企業(yè)信用檔案制度體系，保證企業(yè)信用檔案的完整性與真實(shí)性；同時(shí)，加強(qiáng)企業(yè)信用檔案的開發(fā)利用工作，實(shí)現(xiàn)企業(yè)信用檔案資源共享，為發(fā)揮企業(yè)信用檔案憑證價(jià)值，開發(fā)企業(yè)誠信文化創(chuàng)造條件。
四、結(jié)語
企業(yè)文化是企業(yè)全體員工信奉與付諸于實(shí)踐的價(jià)值觀念，對企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動(dòng)都起著指引作用，是企業(yè)內(nèi)聚人心、外樹形象和指導(dǎo)企業(yè)經(jīng)營的靈魂和法寶。企業(yè)檔案記錄了企業(yè)發(fā)展歷程中的物質(zhì)財(cái)富和精神財(cái)富，是企業(yè)文化傳承和發(fā)展的重要組成部分，具有與生俱來的文化內(nèi)涵和特性。只有做好企業(yè)檔案工作，在收集、保管、利用好企業(yè)檔案的同時(shí)，才能深層次地挖掘隱藏在檔案信息中的企業(yè)文化精神，發(fā)揮企業(yè)文化的導(dǎo)向作用，使企業(yè)在激烈的市場經(jīng)濟(jì)中立于不敗之地。
作者：吳仁悅 單位：中國電子科技集團(tuán)公司第三十八研究所
一、明確對林業(yè)檔案室的定位
林業(yè)檔案管理是林業(yè)發(fā)展過程的一部分，是林業(yè)工作的重要組成部分，必須納入整個(gè)林業(yè)發(fā)展的運(yùn)行機(jī)制，林業(yè)檔案工作是開展技術(shù)創(chuàng)新、研究信息技術(shù)、研究林業(yè)歷史的基地。林業(yè)檔案室的基本社會職能是服務(wù)林業(yè)、服務(wù)社會、保存歷史，著眼未來，強(qiáng)化服務(wù)，豐富館藏是林業(yè)檔案工作者的中心工作。
二、林業(yè)科技檔案工作資料收集的范疇
隨著全社會信息化進(jìn)程的深入，林業(yè)科技檔案管理工作要讓林業(yè)信息作為一種重要的管理資源。既要體現(xiàn)林業(yè)信息的情報(bào)價(jià)值，又要發(fā)揮林業(yè)檔案的歷史憑證作用，要實(shí)行林業(yè)檔案管理與信息管理并重，對林業(yè)科技檔案的人員編制、管理體制、崗位設(shè)置、職稱評聘、經(jīng)費(fèi)保障等方面的規(guī)定，均要?dú)w入檔案，以保證林業(yè)科技檔案的完整性，為林業(yè)的發(fā)展提供準(zhǔn)確完整的檔案資料。
三、依法治檔，依法興檔
林業(yè)科技檔案必須以行政執(zhí)法的手段來保證“檔案法”的實(shí)施。行政執(zhí)法的主要內(nèi)容是對檔案管理人員的行為進(jìn)行指導(dǎo)、確認(rèn)、處罰、獎(jiǎng)勵(lì)，是在法律法規(guī)設(shè)定的實(shí)施范圍內(nèi)執(zhí)法，是林業(yè)科技檔案管理部門依照林業(yè)科技檔案工作的法律法規(guī)、部門規(guī)章的權(quán)限和程度進(jìn)行的活動(dòng)。林業(yè)科技檔案的行政處罰是對違法行為起到威脅作用，執(zhí)法部門按照法律、法規(guī)、規(guī)章對林業(yè)科技檔案工作中犯錯(cuò)誤，而未構(gòu)成犯罪時(shí)，必須做到處罰公正、有法可依、符合法定程序。
四、林業(yè)科技業(yè)檔案管理工作的探討
（一）健全林業(yè)基層單位林業(yè)檔案管
理機(jī)制林業(yè)科技檔案鍵全，會給林業(yè)建設(shè)帶來諸多方便。相反，如果不重視對檔案工作的管理，會給林業(yè)事業(yè)建設(shè)帶來不便甚至是損失。隨著信息化的發(fā)展，為了增強(qiáng)林業(yè)科技檔案室的競爭力，需要館藏特色檔案。大量事實(shí)證明，必須按照國家檔案管理的規(guī)范，重視林業(yè)科技檔案的開發(fā)利用，充分利用網(wǎng)絡(luò)資源，加大特色檔案收集力度。
（二）為林業(yè)生產(chǎn)，擴(kuò)展服務(wù)功能提
供保障林業(yè)科技室作為專業(yè)的檔案室，要與社會公共信息建立互聯(lián)互通關(guān)系，要利用網(wǎng)絡(luò)及計(jì)算機(jī)技術(shù)加大對相關(guān)信息的收集力度，增強(qiáng)信息采集能力、加工能力，突破館藏的局限。使林業(yè)檔案室不僅對用戶能提供客觀憑證，而且能提供現(xiàn)行的有序信息。
（三）完善相關(guān)法律法規(guī)
在檔案館進(jìn)行現(xiàn)行文件利用服務(wù)時(shí)，在提供現(xiàn)行文件服務(wù)的授權(quán)、要求現(xiàn)行文件進(jìn)館的依據(jù)、接收現(xiàn)行文件進(jìn)館的時(shí)限、提供現(xiàn)行文件服務(wù)的主體等問題上與現(xiàn)行有效的檔案法律、法規(guī)存在的沖突。因此，應(yīng)不斷探索與創(chuàng)新檔案服務(wù)機(jī)制、并選取適當(dāng)?shù)臅r(shí)機(jī)修改已有的法律、法規(guī)或重新立法，將探索與創(chuàng)新的積極成果合法化。
（四）創(chuàng)新林業(yè)科技檔案服務(wù)機(jī)制
創(chuàng)新林業(yè)科技檔案服務(wù)機(jī)制，更好的為政府決策服務(wù)、為林業(yè)日常工作服務(wù)、為公眾服務(wù)，是林業(yè)科技檔案部門當(dāng)前以及今后一個(gè)時(shí)期內(nèi)的工作重點(diǎn)。要使各項(xiàng)服務(wù)細(xì)致周到，內(nèi)容與程序不但合情、合理、而且合法，就必須處理好依法行政與創(chuàng)新檔案服務(wù)機(jī)制之間的關(guān)系。開展檔案整理、寄存、搶救、數(shù)字化、咨詢服務(wù)和技術(shù)保護(hù)業(yè)務(wù)，密切林業(yè)科技檔案室與管理、建設(shè)、規(guī)劃各部門的合作關(guān)系，擴(kuò)展面向社會的檔案中介服務(wù)，同時(shí)積極建立“熱線聯(lián)系”渠道和協(xié)作網(wǎng)絡(luò)，主動(dòng)了解大型活動(dòng)和重要項(xiàng)目等的建檔、利用、開發(fā)需求。
（五）強(qiáng)化服務(wù)意識
林業(yè)科技檔案工作必須正視時(shí)代的要求，立足現(xiàn)實(shí)，獲得應(yīng)有的社會地位和更大的發(fā)展空間，實(shí)現(xiàn)林業(yè)科技檔案的自身價(jià)值。必須規(guī)范服務(wù)工作程序，充分挖掘林業(yè)科技檔案資源的利用價(jià)值，不斷提高服務(wù)工作的質(zhì)量和水平，提升檔案利用工作的科技含量，不斷深化檔案服務(wù)的廣度、深度，從互聯(lián)網(wǎng)、公務(wù)網(wǎng)、城域網(wǎng)三個(gè)層面提供便捷的檔案技術(shù)信息服務(wù)。
作者：張蔚琴 單位：建甌市林業(yè)技術(shù)推廣中心
1基層單位檔案工作信息化建設(shè)的重要性
檔案工作是基層單位的重要組成部分,是單位基本面貌和工程發(fā)展全過程的綜合反映,確保檔案的安全管理,提高檔案工作的質(zhì)量和效率是非常必要的。檔案管理工作中普遍存在的問題是工作量大、操作繁瑣、易出錯(cuò)等,缺乏采用信息化、網(wǎng)絡(luò)化等現(xiàn)代科技手段。這些傳統(tǒng)的基層檔案載體都是以紙質(zhì)為主,不僅成本高,對于檔案的維護(hù)與查閱也非常的不方便。紙質(zhì)的檔案容易受潮、受到蟲蝕及火災(zāi)等災(zāi)害的威脅,每年所投入的保管經(jīng)費(fèi)較高,而且文檔沒有備份,容易造成文檔損失。同時(shí),紙質(zhì)文檔經(jīng)常反復(fù)的查閱會讓原件受損或遺失,從而在檔案管理工作帶來一定困難。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展與應(yīng)用,越來越多的基層單位開始使用辦公自動(dòng)化系統(tǒng),檔案信息化應(yīng)運(yùn)而生。檔案管理信息化是通過將原來的以檔案保管為重點(diǎn)的模式轉(zhuǎn)為以檔案信息化形式來為社會服務(wù)。通過對檔案的信息資源進(jìn)行整理、分類,并進(jìn)而分析與提取來提高檔案管理的質(zhì)量與效率。信息化檔案多種多樣,其以辦公軟件為載體,同時(shí)又以錄像、錄音、多媒體、網(wǎng)絡(luò)等各種形式來呈現(xiàn),電子檔案更加容易保存于修改,便利查詢,可以通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳遞,與傳統(tǒng)檔案管理相比,不僅提高了檔案的利用效率,也同時(shí)降低了檔案的管理成本。檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)性與規(guī)范性也是企業(yè)管理的重要內(nèi)容之一,在推進(jìn)數(shù)字化、信息化檔案建設(shè)的同時(shí)必須抓好檔案標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化管理,這樣才能使檔案管理工作水平得到整體提高。
2基層單位檔案信息化建設(shè)存在的問題
2.1對檔案信息化建設(shè)不重視
在當(dāng)今信息社會,經(jīng)濟(jì)建設(shè)各項(xiàng)工作都離不開信息化手段的有效推進(jìn),信息化不僅是基層單位檔案管理工作的發(fā)展方向,更是提升檔案管理工作水平的一種有效手段。但是從目前看來,許多基層單位檔案管理部門的計(jì)算機(jī)水平比較落后,軟硬件設(shè)備都需要更新,與現(xiàn)代化發(fā)展不協(xié)調(diào),這主要是因?yàn)閱挝粚n案信息化建設(shè)認(rèn)識不足,對于基層檔案工作仍然只注重保管而忽視利用。有些檔案管理員由于長期使用傳統(tǒng)的手工管理模式,對于手工管理雖然比較熟練,但是卻自以為是,認(rèn)為熟練了就不需要進(jìn)步,不愿意推進(jìn)檔案工作信息化建設(shè)。同時(shí),由于其思想保守、文化素質(zhì)不高也難以適應(yīng)單位信息化發(fā)展的需要,更多的是安于現(xiàn)狀,對信息化知識與管理知識的認(rèn)知甚少,不思進(jìn)取的現(xiàn)象十分普遍,整體業(yè)務(wù)素質(zhì)很低,這些都在一定程度上阻礙了單位檔案信息化建設(shè)進(jìn)程的推進(jìn)。
2.2檔案信息化專業(yè)人員匱乏
大多數(shù)基層單位的檔案管理人員都是半路出家,很少有機(jī)會參加專門的檔案管理、信息技術(shù)培訓(xùn)和在職學(xué)習(xí),對于檔案管理工作并不熟悉,加上很多檔案管理員都是由于身體或者年齡原因從其他部門調(diào)來的,所以年齡結(jié)構(gòu)也趨于老齡化,缺乏工作熱情。而檔案信息系統(tǒng)是多種學(xué)科知識的集結(jié),需要運(yùn)用多種知識與專業(yè)配合,是通過多部門的相互協(xié)作和多環(huán)節(jié)配套所構(gòu)成的系統(tǒng)工程,這就需要高素質(zhì)的檔案從業(yè)人員來進(jìn)行協(xié)調(diào)和運(yùn)作。然而,縱觀基層單位檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)都偏低,具備信息化、檔案專業(yè)知識的人員寥寥無幾,很多都是沒有檔案技術(shù)理論功底,科班出生的檔案管理人員幾乎沒有,檔案信息化專業(yè)人員匱乏,當(dāng)前在職的檔案管理人員結(jié)構(gòu)老化,思維調(diào)整較慢,從而對檔案信息化的開發(fā)力度有深度有很大的影響。
2.3檔案信息化建設(shè)投入不足
我國基層單位普遍的存在著檔案信息化投入不足,硬件建設(shè)滯后等問題,從而制約了檔案管理工作的發(fā)展。基層單位對檔案管理工作不重視,認(rèn)為檔案管理就是文檔材料的保管,并給檔案利用者提供查詢即可,認(rèn)為檔案工作非常簡單。同時(shí),許多單位認(rèn)為沒有必要單獨(dú)設(shè)立一個(gè)專門的檔案管理部門,檔案管理工作可有可無,檔案信息化建設(shè)投入不足,認(rèn)為單位經(jīng)費(fèi)沒有必要投入到檔案管理工作,只要確保單位主要工作順利進(jìn)行就行,因而沒有為開展檔案管理工作編制預(yù)算經(jīng)費(fèi),更別說實(shí)行統(tǒng)一規(guī)范的單位檔案管理應(yīng)用軟件,從而造成了檔案管理部門連最為基本的保管與管理都不具備,檔案信息化工作無法開展。
3如何加強(qiáng)基層單位檔案信息化建設(shè)
3.1加強(qiáng)對檔案工作信息化建設(shè)的重視度
重視檔案管理信息化建設(shè),通過各種渠道擴(kuò)展檔案管理重要性宣傳教育,讓單位充分認(rèn)識到檔案是當(dāng)今社會及未來發(fā)展的重點(diǎn),是單位發(fā)展的重要組成部分,尤其是單位領(lǐng)導(dǎo),更要提高對檔案信息化建設(shè)的重視程度,必須要將數(shù)字化檔案建設(shè)工作作為單位長期目標(biāo)規(guī)劃的重點(diǎn)之一,并給予全面支持。同時(shí),檔案管理者應(yīng)樹立檔案信息觀,革新觀念,自覺提高專業(yè)素養(yǎng)與技能,充分汲取與補(bǔ)充檔案信息化建設(shè)知識,逐步改變守舊觀念,從傳統(tǒng)的檔案保管人員變?yōu)闄n案信息資源管理者與傳播者,積極發(fā)揮主觀能動(dòng)性,求實(shí)探索,適應(yīng)檔案信息化管理模式,深刻理解檔案,充分反應(yīng)檔案的價(jià)值,并擴(kuò)大檔案信息資源開發(fā)利用,不僅做檔案的收集者和管理者,更要充當(dāng)檔案信息建設(shè)的開發(fā)者,從而將檔案轉(zhuǎn)化為單位可利用的信息。
3.2加大檔案信息化建設(shè)的投入
基層單位檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)嚴(yán)格按照檔案管理的相關(guān)規(guī)范規(guī)定,結(jié)合行業(yè)特點(diǎn)與單位工作實(shí)際來制定,逐步完善軟硬件投入,單位每年可以拿出一定經(jīng)費(fèi)來更新檔案信息化軟硬件,并設(shè)有一名專職檔案員來全權(quán)負(fù)責(zé)檔案管理工作。同時(shí),還應(yīng)加強(qiáng)對檔案應(yīng)用系統(tǒng)的開發(fā),可以購買市場占有率高的檔案系統(tǒng)。為了更好的適應(yīng)實(shí)際工作的需要,檔案系統(tǒng)應(yīng)結(jié)合單位實(shí)際來調(diào)整參數(shù),減少單位各部門獨(dú)立開展不必要的人、物、財(cái)支出。單位也可根據(jù)需要自主研發(fā),采用現(xiàn)代技術(shù)實(shí)現(xiàn)存儲信息與相關(guān)單位檔案數(shù)據(jù)的鏈接處理,從而可以改變傳統(tǒng)的檔案管理方式,實(shí)現(xiàn)了檢索速度快、查詢便捷、可靠性高、存儲容量大、成本低等優(yōu)勢。
3.3加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)技術(shù)管理
3.3.1電子檔案信息化管理
在單位發(fā)展各個(gè)階段都會形成的大量電子文件,電子文件的產(chǎn)生和應(yīng)用,使得基層單位檔案快速向數(shù)字化方面發(fā)展,為檔案信息化管理注入了新的活力。電子文件是通過復(fù)雜的編碼和解碼過程才得以利用,其不同于傳統(tǒng)的檔案文件,通過權(quán)限設(shè)置,利用者只要獲得權(quán)限,或在自己的權(quán)限范圍內(nèi)允許利用,就可以隨時(shí)調(diào)出自己所需的檔案信息,并可復(fù)制和存儲,可以說,電子文件是適應(yīng)現(xiàn)代管理制度的全新的管理形式,因此,必須加強(qiáng)規(guī)范電子文件,檔案管理部門要嚴(yán)格歸檔電子文件,可以通過圖文掃描、網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)及光盤等形式將電子文件信息制定部門要求統(tǒng)一集中管理,并存儲于檔案部門存儲介質(zhì)中,檔案管理部門進(jìn)行分類、整理與編目,形成電子檔案,提高檔案信息的實(shí)效性和檢索的便捷性。為了確保檔案的完整與安全,檔案利用者必須通過檔案部門進(jìn)行用戶確認(rèn)才能調(diào)閱檔案。
3.3.2檔案信息化安全管理
檔案信息化建設(shè)除了要確保歸檔文件真實(shí)、完整、有效,同時(shí)還應(yīng)保證檔案數(shù)據(jù)庫安全。對此,必須要提高檔案信息化安全防范,加強(qiáng)系統(tǒng)管理維護(hù),可以實(shí)行身份認(rèn)證來保護(hù)檔案安全。在使用中,給用戶分別授權(quán),讓用戶在授權(quán)范圍內(nèi)操作。此外,為了確保檔案數(shù)據(jù)安全,檔案系統(tǒng)應(yīng)實(shí)行專人專機(jī)專用,對電子檔案的保護(hù)要注意防毒,安裝防火墻與殺毒軟件,并做好電子檔案備份,對重要電子檔案的信息內(nèi)容進(jìn)行加密處理,以提高電子檔案的可靠性,推動(dòng)檔案管理的數(shù)字化建設(shè),從而為在單位各部門之間實(shí)現(xiàn)資源共享奠定數(shù)字信息基礎(chǔ)。
4結(jié)語
綜合上述,檔案信息化建設(shè)在一定程度上體現(xiàn)了基層單位的管理水平,基層單位應(yīng)轉(zhuǎn)變檔案管理觀念,找準(zhǔn)信息化切入點(diǎn),以檔案保管和利用為重心向信息采集、管理與服務(wù)轉(zhuǎn)變,才能確保檔案為單位整體所利用。同時(shí),在檔案信息化建設(shè)過程中,要解決對檔案建設(shè)投入不足、專業(yè)人員缺乏等問題,科學(xué)推進(jìn)檔案信息化建設(shè)進(jìn)程,通過規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的檔案信息化建設(shè)來服務(wù)單位。加強(qiáng)檔案信息化安全防范意識,提高數(shù)據(jù)庫的安全性及電子文件的可靠性,以達(dá)到提高基層單位檔案管理工作的質(zhì)量和效率的目的,最終促進(jìn)單位經(jīng)濟(jì)發(fā)展。
作者：陳艷華 單位：重慶市黔江區(qū)群眾訴求服務(wù)中心
一、學(xué)校檔案工作科學(xué)化管理實(shí)現(xiàn)的措施
管理人員要樹立檔案意識，根據(jù)國家制定的《檔案法》明確檔案工作的重要性，提升對國家事業(yè)建設(shè)的基礎(chǔ)影響。學(xué)校要制定完善的檔案管理工作制度，充分利用信息資源提升檔案管理工作效率。學(xué)校檔案工作要以《檔案法》、《檔案實(shí)施辦法》、《普通高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》為發(fā)展指導(dǎo)，提升對檔案資料的收集工作。強(qiáng)化工作人員的檔案意識，針對重要科研成果、論文的特點(diǎn)進(jìn)行分類管理。管理人員要自覺進(jìn)行檔案整理工作。對檔案信息資源進(jìn)行充分的收集工作，實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案工作科學(xué)化發(fā)展，檔案是學(xué)校重要的信息資源，是對學(xué)校進(jìn)行的文字記錄。大量的檔案資料能夠在整體上反映學(xué)校的發(fā)展?fàn)顩r。在學(xué)校檔案工作中實(shí)現(xiàn)資料的收集工作，并加以管理，這樣才能夠充分的對檔案資料進(jìn)行利用。因此在學(xué)校檔案管理工作中要強(qiáng)化收集工作，提升管理水平，結(jié)合學(xué)校的發(fā)展實(shí)際情況對檔案資源進(jìn)行利用。這是檔案工作發(fā)展的重要趨勢。所以，檔案管理人員要關(guān)注學(xué)校的發(fā)展情況，及時(shí)做好檔案收集工作，明確學(xué)校各部門之間的關(guān)系，充分的了解工作的開展情況，在日常管理中積極有效的開展檔案處理工作，制定詳細(xì)的計(jì)劃指導(dǎo)檔案工作的開展，針對新型檔案管理手段要?jiǎng)?chuàng)新思維方式，轉(zhuǎn)變工作方式。
二、提升對檔案的利用注重信息資源的反饋
在學(xué)校檔案中存在大量的信息資源能夠集中反映學(xué)校的發(fā)展情況。在學(xué)校檔案管理工作中要充分的體現(xiàn)檔案的價(jià)值，實(shí)現(xiàn)對師生的服務(wù)效果，檔案在教學(xué)工作開展過程中能夠充分的體現(xiàn)服務(wù)性質(zhì)，發(fā)揮自身的重要性將是檔案充分開發(fā)利用的重點(diǎn)。因此學(xué)校管理部門應(yīng)該積極主動(dòng)的進(jìn)行檔案收集工作，提升檔案的質(zhì)量。采取認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度完善檔案管理工作。在創(chuàng)新方法上，學(xué)校檔案管理改變傳統(tǒng)的工作方法，提升檔案管理的透明度，對檔案內(nèi)容進(jìn)行定期開放，完善檢索方式利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)提升檔案信息化處理系統(tǒng)方法的創(chuàng)新。這是現(xiàn)代化管理理念在學(xué)校檔案工作發(fā)展創(chuàng)新應(yīng)用的表現(xiàn)。學(xué)校檔案管理工作人員要通過多元化的方式對檔案進(jìn)行收集、整理，實(shí)現(xiàn)對信息資源的建檔處理，檔案的價(jià)值最終體現(xiàn)在充分的應(yīng)用上，這也是檔案存在的必要性。檔案不能夠僅僅滿足于數(shù)量的增加上，同時(shí)還要充分的體現(xiàn)在解決問題的功能性上，問題的充分解決是衡量檔案價(jià)值高低的決定因素。檔案工作重點(diǎn)內(nèi)容的明確將是提升檔案利用的重要措施。只有強(qiáng)化對信息資源的反饋，才能夠根據(jù)檔案的需求進(jìn)行詳細(xì)的研究工作。發(fā)揮檔案信息資源的優(yōu)勢，能夠充分的體現(xiàn)信息需求過程，不斷強(qiáng)化檔案利用情況。在檔案工作發(fā)展規(guī)律影響下實(shí)現(xiàn)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化管理，這是學(xué)校檔案工作的重要發(fā)展趨勢。檔案管理人員要重視對檔案規(guī)律形成的分析，對涉及到的工作文件進(jìn)行匯總處理，在客觀規(guī)律的影響下，保證自身工作的獨(dú)特性質(zhì)，利用學(xué)校檔案工作特點(diǎn)在實(shí)際工作中形成系統(tǒng)性規(guī)范發(fā)展，針對檔案內(nèi)容的性質(zhì)，進(jìn)行收集、整理、保管工作。避免出現(xiàn)學(xué)校檔案工作整體性被破壞的特點(diǎn)。計(jì)算機(jī)技術(shù)在學(xué)校檔案工作中的應(yīng)用能夠?yàn)槿藗冞M(jìn)行信息資源搜索提供重要的便利條件，現(xiàn)代化檔案管理工作的實(shí)現(xiàn)將進(jìn)一步提升檔案管理工作的影響。國家制定了中華人民共和國標(biāo)準(zhǔn)化法》、《檔案工作標(biāo)準(zhǔn)體系》都是學(xué)校檔案工作發(fā)展的重要依據(jù)，也是實(shí)現(xiàn)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展的重要指導(dǎo)。學(xué)校檔案管理工作要根據(jù)工作要求制定專業(yè)化標(biāo)準(zhǔn)，完善程序流程，對管理工作中的參數(shù)進(jìn)行維護(hù)。檔案主管部門要積極應(yīng)對檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展，對學(xué)校檔案管理工作進(jìn)行有效的研究，制定統(tǒng)一的科學(xué)化標(biāo)準(zhǔn)，在工作過程中實(shí)現(xiàn)各方面積極有效的溝通，實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理現(xiàn)代化發(fā)展。
三、結(jié)束語
學(xué)校檔案管理工作的不斷改革影響下，學(xué)校要配置專業(yè)的檔案管理工作人員，不斷提升檔案管理理論，積極有效的引進(jìn)科學(xué)技術(shù)實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展。實(shí)現(xiàn)各部門管理之間的相互影響，強(qiáng)化聯(lián)系建設(shè)，在科學(xué)技術(shù)的引導(dǎo)下實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展。新時(shí)期學(xué)校檔案管理人員面臨著全新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。只有具備專業(yè)水平的工作人員才能夠?qū)崿F(xiàn)新時(shí)期學(xué)校檔案管理工作的發(fā)展。積極有效的科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用能夠促進(jìn)學(xué)校檔案工作科學(xué)化管理的實(shí)現(xiàn)。
作者：王曉琴 單位：青海大學(xué)農(nóng)牧學(xué)院
一、改進(jìn)人事檔案管理工作創(chuàng)新的建議
1.觀念更新
第一是服務(wù)觀。要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高自身素質(zhì)，了解社會發(fā)展趨勢，明確二重生存發(fā)展的市場環(huán)境，樹 立二重人事檔案管理為二重生產(chǎn)經(jīng)營工作服務(wù)的思 想理念，使人事檔案信息資源為二重人力資源管理 工作服務(wù)。
第二是發(fā)展觀。自《中華人民共和國勞動(dòng)法》頒 布實(shí)施以來，二重的人力資源管理工作逐步邁入了 法制化、規(guī)范化和科學(xué)化的軌道，相應(yīng)的員工人事檔 案也具有了上述特征。這與以往計(jì)劃經(jīng)濟(jì)環(huán)境下的 固定工檔案管理工作產(chǎn)生了很大的差別，表明檔案 管理工作已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了從行政管理向法制管理的轉(zhuǎn) 變。從而要求二重人事檔案管理工作必須適應(yīng)這一 變化，用發(fā)展的眼光對人事檔案管理工作方式適時(shí) 作出調(diào)整。
第三是效益觀。這也是市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境對人事檔 案管理工作的要求。我們要改變長期以來形成的檔 案管理工作只能講投入，不能講產(chǎn)出，不能求效益的 觀念。以強(qiáng)化內(nèi)部管理，加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建 設(shè)為基礎(chǔ)，大力抓好人事檔案文件材料的征集、接收 和館藏優(yōu)化工作；盡力縮短解除及終止勞動(dòng)合同人 員檔案的保存時(shí)間，節(jié)約管理成本；充分運(yùn)用計(jì)算機(jī) 等各種先進(jìn)技術(shù)手段最大限度地開發(fā)利用人事檔案 信息資源，以滿足集團(tuán)公司生存發(fā)展和生產(chǎn)經(jīng)營工 作的需要；逐步建立開放式的人事檔案管理制度，拓 寬人事檔案資源利用渠道，形成集團(tuán)公司人事檔案 數(shù)據(jù)的資源優(yōu)勢。
2.制度和管理創(chuàng)新
首先，要建立和完善集團(tuán)公司人事檔案管理制 度。這與觀念更新中談到的發(fā)展觀的理念一致，是 集團(tuán)公司人力資源管理向法制化和規(guī)范化轉(zhuǎn)變時(shí)， 對人事檔案管理的必然要求。建立健全人事檔案管 理制度，自覺接受集團(tuán)公司檔案館在業(yè)務(wù)上的指導(dǎo) 與監(jiān)督，是集團(tuán)公司檔案管理和人事檔案資源合理 利用的前提。具體而言，人事檔案管理制度應(yīng)當(dāng)具 有“適應(yīng)市場，服務(wù)二重，科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)，運(yùn)行協(xié)調(diào)”的特 征。在工作中，我們應(yīng)當(dāng)注重人事檔案管理工作的 整體規(guī)劃性、協(xié)調(diào)性和主動(dòng)性，充分利用人事檔案數(shù) 據(jù)資源為二重生產(chǎn)經(jīng)營和生存發(fā)展服務(wù)。
其次，在運(yùn)用先進(jìn)的管理手段方面，當(dāng)前的首要 任務(wù)是將計(jì)算機(jī)技術(shù)引入人事檔案管理工作中。目 前，二重人事檔案室配置了三臺計(jì)算機(jī)，并且已經(jīng)促 使人事檔案管理突破了人力資源部工作地域的限 制，日常的人力資源信息能夠以最快的速度及時(shí)反 饋到人事檔案室，并且能夠使員工的常規(guī)信息及其 與人事檔案數(shù)據(jù)的誤差得到及時(shí)的反映。這大大提 高了人事檔案信息的準(zhǔn)確性，為集團(tuán)公司人力資源 及其它方面的管理工作奠定了堅(jiān)實(shí)的物質(zhì)基礎(chǔ)。與 此同時(shí)，計(jì)算機(jī)管理手段的運(yùn)用，也大大節(jié)省了檔案 查詢的時(shí)間。例如只要輸入員工工資號或姓名，就 能立即在計(jì)算機(jī)上檢索出個(gè)人的基本情況，大大提 高了工作效率。實(shí)行計(jì)算機(jī)管理后，人事檔案管理 工作的流程發(fā)生了變化。
3.硬件環(huán)境的改善
要加強(qiáng)庫房基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，提高檔案保護(hù)水平， 延長檔案使用壽命。在庫房建設(shè)方面，近年來在集 團(tuán)公司各級領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)心和支持下，人事檔案室進(jìn)行 了全面的裝修，包括改造電路、鋪設(shè)網(wǎng)線、安裝空調(diào) 器等，保證了庫房溫濕度的有效調(diào)節(jié)和庫房的安全 管理。檔案管理硬件環(huán)境的改善，是人事檔案管理 工作步入新臺階的基礎(chǔ)。 筆者堅(jiān)信，在觀念更新、管理制度和手段創(chuàng)新以 及基礎(chǔ)設(shè)施等硬環(huán)境得到改善后，二重人事檔案管 理工作能夠改變目前滯后于集團(tuán)公司整體發(fā)展水平 的狀況，達(dá)到規(guī)范高效的管理要求，為二重的持續(xù)發(fā) 展提供堅(jiān)實(shí)的人力資源信息保障。
作者：丁小平 單位： 中國第二重型機(jī)械集團(tuán)公司檔案館
一、檔案工作存在的突出問題
（一）沒有形成有效的管理機(jī)制
隨著廣播電視事業(yè)的快速發(fā)展，檔案的重要性也日益凸顯。但在廣播電視進(jìn)行改革發(fā)展并不斷深入的同時(shí)，相應(yīng)的檔案管理并沒有得到及時(shí)的改善，檔案管理工作中存在的諸多問題為廣播電視的進(jìn)一步發(fā)展帶來了極大的不利影響，也在很大程度上拖慢了廣播電視的發(fā)展速度。究其原因，主要在于廣播電視缺乏一個(gè)長久有效的管理機(jī)制。而且，有些管理機(jī)制存在著很大的弊端，對檔案管理的重視程度不夠，直接導(dǎo)致了檔案管理的效率不高，從而影響了廣播電視的發(fā)展。
（二）檔案資源和信息化建設(shè)步伐緩慢
有些電臺領(lǐng)導(dǎo)人深受傳統(tǒng)觀念的影響，或受一些條件的限制，在一定程度上對檔案的信息化建設(shè)認(rèn)識不足。由于廣播電視檔案資源信息化的建設(shè)不夠完善，依靠網(wǎng)絡(luò)上存放的檔案資料并不能滿足人們的需求。而且，多數(shù)從事檔案管理工作的多是一些知識文化水平較低的人，他們掌握的檔案信息不夠先進(jìn)，現(xiàn)有的檔案管理模式比較落后，和數(shù)字化的信息時(shí)代不相適應(yīng)，而且，隨著社會的改革，廣播電視又獲得了進(jìn)一步發(fā)展的機(jī)會，但是落后的檔案管理模式卻限制了廣播電視的發(fā)展。
（三）檔案的現(xiàn)實(shí)作用沒有得到充分的發(fā)揮
雖然每個(gè)單位都配備有檔案室，但很多人卻忽視了這一資源的價(jià)值。也是深受落后檔案管理模式的影響，人們對廣播電視檔案都采取的是上門查閱的方式，而很少有人去主動(dòng)使用這些珍貴的檔案資料。而且，即使查閱檔案，也僅限于自己部門所使用的案卷。這都直接導(dǎo)致廣播電視檔案的作用得不到有效的發(fā)揮，造成了極大的資源浪費(fèi)。
二、有效改進(jìn)檔案工作的具體措施
（一）建立健全檔案管理機(jī)制
長效的管理機(jī)制是解決廣播電視檔案工作的關(guān)鍵因素，對整個(gè)廣播電視的發(fā)展有著重要的作用。建立健全有效的檔案管理機(jī)制，將檔案工作置于科學(xué)合理的管理之下，能有效抓住檔案工作的問題，滿足廣播電視發(fā)展的需要。在這種管理機(jī)制中，一定要切實(shí)分配好任務(wù)，將工作落實(shí)到實(shí)處。根據(jù)檔案管理的要求合理分配任務(wù)，并結(jié)合實(shí)際情況對特殊的檔案進(jìn)行特殊的管理。需要注意的一點(diǎn)是檔案管理工作的成效貴在堅(jiān)持，只有長期堅(jiān)持不懈才能真正實(shí)現(xiàn)對檔案的有效管理。
（二）加快檔案的信息化建設(shè)速度
隨著改革開放的不斷深化，人們的思想也逐漸開放，社會發(fā)展的要求要能做到與時(shí)俱進(jìn)、拓展創(chuàng)新。廣播電視的現(xiàn)代化發(fā)展也對檔案工作提出來新的要求，網(wǎng)絡(luò)媒體的發(fā)展要求檔案的信息化，從而可以通過網(wǎng)絡(luò)提供的平臺實(shí)現(xiàn)信息的共享。所以，加快廣播電視檔案的信息化建設(shè)步伐，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化迫在眉睫。
（三）提高對檔案的利用率
設(shè)立廣播電視檔案資料的根本目的就是為了能使這些寶貴的信息資料可以得到有效的利用，真正實(shí)現(xiàn)其價(jià)值。為了實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，大家要一起努力積極明確電臺的新政策，了解新形勢下廣播電視發(fā)展對檔案管理的新要求。同時(shí)還要提高檔案的編訂整理水平，保證廣播電視檔案的完整齊全、有序合理，為人們利用檔案創(chuàng)造便利。一定要積極采取措施，調(diào)動(dòng)人們的主動(dòng)性，實(shí)現(xiàn)廣播電視檔案的使用率。
三、結(jié)語
廣播電視檔案關(guān)系著廣播電視未來的發(fā)展，所以為了實(shí)現(xiàn)廣播電視的飛速發(fā)展一定要保證檔案工作。檔案管理工作的重要性要求必須加大對它的重視，但這種重視是在合理范圍內(nèi)的，切不可舍本逐末。在檔案管理工作過程中，一定要耐心細(xì)致，按照原則對其進(jìn)行編排、整理，保證每種檔案都在其固定的位置上，為以后檔案的查詢提供便利。
作者：楊麗梅 單位：四平市孤家子電視轉(zhuǎn)播臺
一、廣播電視檔案工作的重要性概述
與廣播電視相關(guān)的檔案多是一些真實(shí)數(shù)據(jù)或信息的記錄，它們的保存對于以后資料的查詢提供了極大的便利。由于電視廣播的特殊性，它在播放新聞時(shí)往往會收集一些圖片、視頻等，這些資料在這個(gè)信息化時(shí)代會發(fā)揮極大的作用。所以，廣播電視檔案工作不容忽視。
二、檔案工作存在的突出問題
（一）沒有形成有效的管理機(jī)制
隨著廣播電視事業(yè)的快速發(fā)展，檔案的重要性也日益凸顯。但在廣播電視進(jìn)行改革發(fā)展并不斷深入的同時(shí)，相應(yīng)的檔案管理并沒有得到及時(shí)的改善，檔案管理工作中存在的諸多問題為廣播電視的進(jìn)一步發(fā)展帶來了極大的不利影響，也在很大程度上拖慢了廣播電視的發(fā)展速度。究其原因，主要在于廣播電視缺乏一個(gè)長久有效的管理機(jī)制。而且，有些管理機(jī)制存在著很大的弊端，對檔案管理的重視程度不夠，直接導(dǎo)致了檔案管理的效率不高，從而影響了廣播電視的發(fā)展。
（二）檔案資源和信息化建設(shè)步伐緩慢
有些電臺領(lǐng)導(dǎo)人深受傳統(tǒng)觀念的影響，或受一些條件的限制，在一定程度上對檔案的信息化建設(shè)認(rèn)識不足。由于廣播電視檔案資源信息化的建設(shè)不夠完善，依靠網(wǎng)絡(luò)上存放的檔案資料并不能滿足人們的需求。而且，多數(shù)從事檔案管理工作的多是一些知識文化水平較低的人，他們掌握的檔案信息不夠先進(jìn)，現(xiàn)有的檔案管理模式比較落后，和數(shù)字化的信息時(shí)代不相適應(yīng)，而且，隨著社會的改革，廣播電視又獲得了進(jìn)一步發(fā)展的機(jī)會，但是落后的檔案管理模式卻限制了廣播電視的發(fā)展。
（三）檔案的現(xiàn)實(shí)作用沒有得到充分的發(fā)揮
雖然每個(gè)單位都配備有檔案室，但很多人卻忽視了這一資源的價(jià)值。也是深受落后檔案管理模式的影響，人們對廣播電視檔案都采取的是上門查閱的方式，而很少有人去主動(dòng)使用這些珍貴的檔案資料。而且，即使查閱檔案，也僅限于自己部門所使用的案卷。這都直接導(dǎo)致廣播電視檔案的作用得不到有效的發(fā)揮，造成了極大的資源浪費(fèi)。
三、有效改進(jìn)檔案工作的具體措施
（一）建立健全檔案管理機(jī)制
長效的管理機(jī)制是解決廣播電視檔案工作的關(guān)鍵因素，對整個(gè)廣播電視的發(fā)展有著重要的作用。建立健全有效的檔案管理機(jī)制，將檔案工作置于科學(xué)合理的管理之下，能有效抓住檔案工作的問題，滿足廣播電視發(fā)展的需要。在這種管理機(jī)制中，一定要切實(shí)分配好任務(wù)，將工作落實(shí)到實(shí)處。根據(jù)檔案管理的要求合理分配任務(wù)，并結(jié)合實(shí)際情況對特殊的檔案進(jìn)行特殊的管理。需要注意的一點(diǎn)是檔案管理工作的成效貴在堅(jiān)持，只有長期堅(jiān)持不懈才能真正實(shí)現(xiàn)對檔案的有效管理。
（二）加快檔案的信息化建設(shè)速度
隨著改革開放的不斷深化，人們的思想也逐漸開放，社會發(fā)展的要求要能做到與時(shí)俱進(jìn)、拓展創(chuàng)新。廣播電視的現(xiàn)代化發(fā)展也對檔案工作提出來新的要求，網(wǎng)絡(luò)媒體的發(fā)展要求檔案的信息化，從而可以通過網(wǎng)絡(luò)提供的平臺實(shí)現(xiàn)信息的共享。所以，加快廣播電視檔案的信息化建設(shè)步伐，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化迫在眉睫。
（三）提高對檔案的利用率
設(shè)立廣播電視檔案資料的根本目的就是為了能使這些寶貴的信息資料可以得到有效的利用，真正實(shí)現(xiàn)其價(jià)值。為了實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，大家要一起努力積極明確電臺的新政策，了解新形勢下廣播電視發(fā)展對檔案管理的新要求。同時(shí)還要提高檔案的編訂整理水平，保證廣播電視檔案的完整齊全、有序合理，為人們利用檔案創(chuàng)造便利。一定要積極采取措施，調(diào)動(dòng)人們的主動(dòng)性，實(shí)現(xiàn)廣播電視檔案的使用率。
四、結(jié)語
廣播電視檔案關(guān)系著廣播電視未來的發(fā)展，所以為了實(shí)現(xiàn)廣播電視的飛速發(fā)展一定要保證檔案工作。檔案管理工作的重要性要求必須加大對它的重視，但這種重視是在合理范圍內(nèi)的，切不可舍本逐末。在檔案管理工作過程中，一定要耐心細(xì)致，按照原則對其進(jìn)行編排、整理，保證每種檔案都在其固定的位置上，為以后檔案的查詢提供便利。
作者：楊麗梅 單位：四平市孤家子電視轉(zhuǎn)播臺
1 人事檔案管理工作中存在的問題
1.1 思想道德素質(zhì)落后
人事檔案管理人員素質(zhì)修養(yǎng)水平仍然不高，思想意識跟不上時(shí)展的需要，對于工作質(zhì)量的提升效率不明顯，正是由于知識以及技能方面的欠佳，在進(jìn)行人事檔案管理工作過程中，對于管理工作不稱職，個(gè)人能力得不到提高，檔案管理質(zhì)量自然得不到提升。
1.2 人事檔案管理不夠規(guī)范
事業(yè)單位檔案內(nèi)容主要記錄的是個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、工作業(yè)績和表現(xiàn)、工資待遇等方面，相近的公文和立卷組合雜亂會給人事檔案管理工作帶來很大的麻煩，管理不規(guī)范且管理效率不高。新時(shí)期人事檔案管理工作多數(shù)使用計(jì)算機(jī)存檔進(jìn)行管理，不過很多單位只是將個(gè)人基本信息錄入電腦，一些信息量較大內(nèi)容常常因?yàn)槿萘看鬀]有被錄入電腦；檔案管理紙質(zhì)容積有限，按《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》，干部本人評職稱要寫的論文、學(xué)術(shù)報(bào)告、科研成果、設(shè)計(jì)圖紙等內(nèi)容不入本人檔案，做好人事檔案管理工作，就必須要規(guī)范檔案工作，才能提高事業(yè)單位的檔案管理水平。
2 解決人事檔案管理存在問題的對策
2.1 提高人事檔案管理意識
意識的提升是促進(jìn)事物發(fā)展根本，主觀意識決定客觀事物的發(fā)展，反過來客觀事物提升主觀意識的完善。哲學(xué)上的觀點(diǎn)可以應(yīng)用在事業(yè)單位人事檔案管理工作中，作為事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)，首先要具備對于人事檔案管理工作的主觀認(rèn)識，將人事檔案管理工作作為事業(yè)單位發(fā)展和管理的基礎(chǔ)性的工作進(jìn)行完善和提升。事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)將檔案管理工作作為單位建設(shè)的基礎(chǔ)性工作，提升檔案管理人員的思想意識，切實(shí)做好檔案管理工作相關(guān)要求，同時(shí)要對于檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督。
2.2 提高檔案管理水平
社會不斷的發(fā)展變化促進(jìn)了事業(yè)單位檔案管理工作的變化，目前我國的事業(yè)單位檔案管理意識和觀念在逐步的改變，由原來的分散式管理轉(zhuǎn)變?yōu)榧薪y(tǒng)一的管理。集中統(tǒng)一的管理將整合人事信息資源，進(jìn)行統(tǒng)一的管理。作為事業(yè)單位各級組織、人事、勞動(dòng)、檔案部門要按照相關(guān)檔案管理?xiàng)l例推動(dòng)檔案管理工作的順利進(jìn)行，這是嚴(yán)格按照市場化經(jīng)濟(jì)發(fā)展變化的要求進(jìn)行的改變，也是政府轉(zhuǎn)變職能的需要，提升了人事檔案管理的整體水平。管理層人員可以聘請專業(yè)的檔案管理人員進(jìn)行檔案的保管與出借，完善檔案管理工作的同時(shí)，先進(jìn)的人才可以與時(shí)俱進(jìn)的調(diào)整檔案管理方式，以適應(yīng)社會的發(fā)展。
2.3 加強(qiáng)人事檔案管理人員自身建設(shè)
人事檔案管理工作是一項(xiàng)保密性、政策性、業(yè)務(wù)性很強(qiáng)的工作，涉及到的個(gè)人信息安全問題，因此對于人事檔案管理人員的素質(zhì)和管理水平要求很嚴(yán)格。事業(yè)單位在進(jìn)行人事制度改革進(jìn)行過程中，挑選檔案管理人員要選擇認(rèn)真負(fù)責(zé)、工作嚴(yán)謹(jǐn)、不怕辛苦的人來擔(dān)當(dāng)，這是建立一支高素質(zhì)檔案管理隊(duì)伍需要具備的條件，同時(shí)，聘請專業(yè)的人事檔案管理方面的專家進(jìn)行人員的培訓(xùn)，掌握和了解最新的人事檔案管理工作的動(dòng)態(tài)和新的管理方法，同時(shí)要樹立檔案管理人員正確的價(jià)值觀，提高自身的思想覺悟，這是事業(yè)單位不斷發(fā)展的需要，也是新時(shí)期社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要。
2.4 加強(qiáng)人事檔案管理的信息化建設(shè)
人事檔案管理工作想要不斷的進(jìn)步發(fā)展，那么一定要緊隨時(shí)代社會的發(fā)展變化進(jìn)行調(diào)整。進(jìn)入新時(shí)期，我國開始進(jìn)入信息化社會，信息化社會應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)開始廣泛的在各行業(yè)應(yīng)用，檔案管理工作對于信息化技術(shù)的需求也在不斷的增強(qiáng)。應(yīng)用信息化的管理手段，例如計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、照相機(jī)等，將人事信息資源錄入計(jì)算機(jī)，對人事檔案信息進(jìn)行統(tǒng)一管理，擁有一定權(quán)限的人可以對人事檔案進(jìn)行檢索，如果有需要提檔，那么計(jì)算機(jī)可以有效的提升信息傳輸效率，工作效率大大提升，同時(shí)，因?yàn)槭请娮庸芾恚耸聶n案的原件將過去紙張式管理容易丟失、破壞轉(zhuǎn)變成不易被破壞的電子文檔，提高了檔案管理的安全性與完整性。
2.5 健全檔案各項(xiàng)管理制度
事業(yè)單位的人事檔案管理水平的提升，要從工作的實(shí)際需要出發(fā)，結(jié)合社會的發(fā)展變化去完善人事方案管理制度和檔案監(jiān)督管理制度。當(dāng)前政治經(jīng)濟(jì)體制改革不斷深入，對于人事檔案管理工作也有了新的要求，作為人事檔案管理工作的基礎(chǔ)，收集人事檔案材料要及時(shí)，同時(shí)在整理鑒別時(shí)認(rèn)真細(xì)致，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。對于人事檔案案卷的整理工作要進(jìn)行明確細(xì)致的工作細(xì)則規(guī)范，確保案卷整理工作的科學(xué)性，對于檔案材料的歸檔和轉(zhuǎn)出要有明確的管理制度來要求，不僅保護(hù)檔案的安全性，同時(shí)也為日后的工作提供更加準(zhǔn)確、安全、高效的工作方法。
3 結(jié)語
通過本文分析可以看出，人事檔案管理工作存在的問題是阻礙檔案管理工作發(fā)展的，面對新時(shí)期社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平的不斷提升，作為事業(yè)單位來說，采取措施解決問題，就要建立健全人事檔案管理制度，規(guī)范檔案管理工作，提高對檔案管理工作的認(rèn)識，積極應(yīng)用現(xiàn)代化的管理手段提升工作效率，這是促進(jìn)事業(yè)單位管理水平的重要途徑。
作者：翟鈺齊 代永剛 單位：吉林省白山市公路建設(shè)收費(fèi)總站
一、對檔案管理工作的思考
結(jié)合新形勢下對檔案管理工作的要求，在上述觀點(diǎn)的基礎(chǔ)上對檔案管理工作進(jìn)行梳理，才能更好地做好對自身工作的定位。因此，要具備以下的幾點(diǎn)認(rèn)識：第一，高校工作的優(yōu)秀是教學(xué)。高等院校的工作是通過教育和培養(yǎng)我國社會人才，從而促進(jìn)我國的可持續(xù)的發(fā)展。而要完成高校的人才培養(yǎng)工作，其根本的方法就是通過教學(xué)活動(dòng)。當(dāng)前高校人才培養(yǎng)的分類中，包括教學(xué)型、研究型和教學(xué)研究型。上述三種類型其都貫穿著教學(xué)任務(wù)，只是在教育教學(xué)中采用的方式和方法不同。第二，檔案工作服務(wù)于高校教學(xué)工作。高校工作的優(yōu)秀是做好教學(xué)工作，因此，任何的其他其他工作都是圍繞教學(xué)而展開的。高校教學(xué)和檔案兩者之間存在著非常密切的聯(lián)系。如學(xué)生檔案、科研檔案等。通過這些材料可查看學(xué)生和教師的歷史記錄，同時(shí)也是對教學(xué)管理的重要部分。通過檔案管理，為教學(xué)工作服務(wù)，所以不能將其等同于中心地位，更不能去取代教學(xué)工作。而當(dāng)前針對高校檔案工作的被邊緣化的問題，僅僅是將其定義為資料的保管，卻忽視了對檔案管理的深層次的開發(fā)。對基礎(chǔ)論觀點(diǎn)的持有者在對檔案的管理方面也普遍存在該類認(rèn)識，知識將檔案工作看做最為基礎(chǔ)的工作，而沒有見做好對檔案的管理作為一個(gè)戰(zhàn)略性的任務(wù)。第三，高校檔案管理工作是高校工作的重要組成部分。當(dāng)前針對高校工作很多將其分為基礎(chǔ)性和非基礎(chǔ)性。很多的學(xué)者在此處將檔案工作分為非基礎(chǔ)性的工作，對此我認(rèn)為單純的將檔案工作劃分為非基礎(chǔ)或者基礎(chǔ)，其都不正確。我認(rèn)為檔案管理是對高校基礎(chǔ)性與非基礎(chǔ)性工作的記錄，對此比較贊同將高校檔案工作作為高校管理工作的一部分，其主要的原因是該工作是對學(xué)?？蒲?、教學(xué)的記錄，沒有檔案信息，就沒有對這個(gè)過程完整的描述。前面所闡述的基礎(chǔ)與非基礎(chǔ)，其本質(zhì)就是哪些工作重要，哪些工作不重要，但是也不能說明非基礎(chǔ)性工作一直不重要。因此，在基礎(chǔ)與非基礎(chǔ)方面兩者是相互轉(zhuǎn)化的。
二、基于檔案管理定位的思路創(chuàng)新
因此，通過上述對檔案管理工作的定位分析，最為根本的一點(diǎn)就是如何做好檔案工作，如何拓展其內(nèi)容從而發(fā)揮檔案工作在高校管理當(dāng)中的作用，從而才能更好的對檔案進(jìn)行定位。對此，本文提出從以下幾方面拓展檔案管理思路：第一，將檔案管理中心建成學(xué)校的文件流轉(zhuǎn)中心。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，辦公自動(dòng)化成為當(dāng)前發(fā)展的主要趨勢，高校文件流轉(zhuǎn)周期短、流轉(zhuǎn)快等特點(diǎn)也將越來越明顯。對此，在信息化條件下實(shí)現(xiàn)對信息的共享，成為當(dāng)前各個(gè)高校發(fā)展的共同的要求。因此，在信息化時(shí)代，高校檔案管理人員要充分結(jié)合當(dāng)前的形勢，積極主動(dòng)的探索檔案管理的現(xiàn)代化和網(wǎng)絡(luò)化，主動(dòng)轉(zhuǎn)變服務(wù)的觀念，并承擔(dān)更多的相關(guān)職能，從而實(shí)現(xiàn)其職能的拓展。第二，將檔案中心建成校園信息共享的重要平臺。通過信息化使得高校在獲取相關(guān)信息的途徑和渠道增多。檔案部門可通過網(wǎng)絡(luò)獲取更多和更為全面的信息，從而逐步將檔案部門建成全校信息共享的中樞，改變傳統(tǒng)的以提供保管和紙質(zhì)版媒體的定位。第三，建成文化傳承的驛站。高校校園文化是老師和學(xué)生共同努力的結(jié)果，是對學(xué)校發(fā)展記錄，也對高校發(fā)展的歷史沉淀。通過高校檔案部門對這些文化營造記錄，體現(xiàn)著高校在不斷追求進(jìn)步的途中，其文化傳承的脈絡(luò)，同時(shí)也是對高校文化記載的驛站，為高校的人文建設(shè)提供強(qiáng)有力的借鑒和參考。由此，檔案部門要廣泛針對高校文化建設(shè)的材料進(jìn)行收集，將高校在發(fā)展過程中的廣博的文化的傳承不僅要在校園傳承，還必須要在社會中傳承，通過高校檔案部門擴(kuò)大高校在社會當(dāng)中的影響力，成為連接社會對高校了解的紐帶，實(shí)現(xiàn)對自身功能的創(chuàng)新。
三、結(jié)語
因此，高校檔案工作的定位不僅僅局限在高校管理層，而是檔案部門對自身工作和職能的轉(zhuǎn)變，從而才能更好的對好對自身定位的影響。對此，本文在對上述觀點(diǎn)進(jìn)行分析的同時(shí)，也提出只有不斷開拓自己工作的新思路，才能使得自己在高校的學(xué)生管理中起到重要的位置，并為高校的發(fā)展典型建設(shè)性的基礎(chǔ)，以此才能使得自己在高校中大放光彩。
作者：劉曉瑛 單位：西安文理學(xué)院
作者：馬青
要嚴(yán)格劃清密與非密的界限，限制密級文件資料的下發(fā)范圍和知悉范圍。首先在起草的文稿上先擬定密級，防止在起草過程中造成泄密；其次在文件的修改、制作、發(fā)送、傳閱、使用、銷毀等各個(gè)環(huán)節(jié)上按要求進(jìn)行登記、管理、監(jiān)控，并確定哪些檔案資料能開放利用，哪些應(yīng)限制在一定范圍內(nèi)利用，哪些還不能提供利用，嚴(yán)格執(zhí)行保密期限、解密時(shí)間或者解密條件的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。要主動(dòng)接受保密部門對調(diào)密工作的監(jiān)督和指導(dǎo)，進(jìn)一步做好涉密檔案資料管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化工作，做到科學(xué)的管理，準(zhǔn)確的掌握，有效的保密，及時(shí)的提供利用。
強(qiáng)化目標(biāo)管理，應(yīng)用保密技術(shù)促進(jìn)檔案資料管理
隨著秘密信息載體形式的多樣化，辦公自動(dòng)化的應(yīng)用，以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，現(xiàn)代企業(yè)步入了以電子信息交流為標(biāo)志的信息化時(shí)代，其各項(xiàng)業(yè)務(wù)由點(diǎn)發(fā)展到面，幾乎覆蓋了辦公業(yè)務(wù)的全部流程，造成了大量數(shù)字化信息的不斷涌現(xiàn)。我們已逐步認(rèn)識到，電子文件的傳遞速度、檢索途徑等相對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件來說有著極大的優(yōu)越性，但在信息采集、處理、存儲和交換方式等方面又有其致命的弱點(diǎn)，如：易被竊取、篡改、刪除、偽造，如果使用和管理不當(dāng)，將會給國家和企業(yè)帶來嚴(yán)重的后果。因此，確保資料的保密性、完整性、有效性、可控性和不可抵賴性是現(xiàn)代企業(yè)檔案資料管理工作中信息安全保密的目標(biāo)。在嚴(yán)峻的保密形勢下，企業(yè)應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，積極地將保密防范技術(shù)和保密檢查技術(shù)引入檔案資料管理工作中。在保證環(huán)境、設(shè)備、設(shè)施安全的前提下，通過備份與恢復(fù)、病毒檢測與消除、電磁兼容等措施，保證信息系統(tǒng)的運(yùn)行安全；在進(jìn)行計(jì)算機(jī)標(biāo)引、數(shù)據(jù)庫建設(shè)、以及為用戶提供網(wǎng)上信息服務(wù)時(shí)，采取物理隔離、身份鑒別、訪問控制、傳輸加密、存儲加密、完整性校驗(yàn)、防電磁泄漏發(fā)射、安全審計(jì)跟蹤等積極主動(dòng)的防范措施，盡量減少信息利用者的安全風(fēng)險(xiǎn)。
明確職責(zé)，提高檔案資料管理人員素質(zhì)
責(zé)任是保密工作之魂。檔案資料管理是現(xiàn)代企業(yè)建設(shè)的基礎(chǔ)工程之一，其工作的特殊性使檔案資料的管理人員始終處于知密時(shí)間早、知密范圍廣、知密事項(xiàng)多、知密程度深的位置，他們對國家、企業(yè)的秘密比一般工作人員負(fù)有更為重大的責(zé)任，因此要求其具有較強(qiáng)的責(zé)任心、事業(yè)心和高度的保密意識，時(shí)刻警惕秘密的泄露。擔(dān)負(fù)著信息服務(wù)工作的檔案資料管理人員，是檔案資料管理制度的直接貫徹者，因此維護(hù)檔案資料的完整與安全，是檔案管理資料人員的職責(zé)之一，也是檔案資料管理工作的基本任務(wù)，它要求檔案資料管理人員要持之以恒，時(shí)刻警惕和防止檔案資料的損壞，確保安全，為利用工作提供物質(zhì)基礎(chǔ)。首先，要牢固樹立“保密為本”的思想意識，具備遵紀(jì)守法、責(zé)任心強(qiáng)的內(nèi)在素質(zhì)；其次，要具備一定的專業(yè)知識，熟悉所保管的檔案資料的內(nèi)容，熟悉相關(guān)檔案法規(guī)和信息安全保密法規(guī)；第三，要具備較高的文化素質(zhì)，不僅能總結(jié)和分析檔案資料管理工作中的經(jīng)驗(yàn)與問題，掌握利用規(guī)律，以更好地提供服務(wù)，還應(yīng)掌握一定的安全保密技術(shù)，杜絕泄密隱患。
一、堅(jiān)持“民主集中制”原則
“民主集中制”原則是馬克思主義認(rèn)識論和群眾路線在黨的生活和組織建設(shè)上的具體應(yīng)用?！懊裰骷小笔恰皬娜罕娭衼?，到群眾中去”群眾路線的集中體現(xiàn)，要求在檔案管理工作中既要堅(jiān)持統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、集中管理，又要保持充分的民主。依據(jù)《中華人民共和國檔案法》的有關(guān)規(guī)定，我國的檔案管理制度是在“集中統(tǒng)一”原則下的“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理”，要求下級部門服從上級部門的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和指揮，按照上級制定的規(guī)章制度，積極完成上級要求的各項(xiàng)任務(wù)和指標(biāo)，促進(jìn)各級檔案管理規(guī)范化、有序化，形成檔案管理網(wǎng)絡(luò)化模式。
上級檔案管理部門在集中領(lǐng)導(dǎo)的基礎(chǔ)上，更要注重民主管理，積極采納下級部門的合理化、創(chuàng)新性意見，先行試點(diǎn)，樹立典型，逐步推廣，促進(jìn)檔案管理與應(yīng)用工作永葆活力，使其更適合人民群眾的實(shí)際需求，符合檔案管理實(shí)踐的發(fā)展潮流。
二、堅(jiān)持“理論聯(lián)系實(shí)際”原則
黨的群眾路線要求我們堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，求實(shí)創(chuàng)新，以先進(jìn)的理論指導(dǎo)實(shí)踐，并以扎實(shí)的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)豐富理論。只有用先進(jìn)的理論知識豐富頭腦，解放思想，開拓進(jìn)取，并以飽滿的熱情投身于實(shí)踐，才能更好地為人民服務(wù)。要以服務(wù)民生的檔案管理實(shí)踐為契機(jī)，不斷探索檔案管理利用規(guī)律與實(shí)踐相結(jié)合的新途徑、新方法，從實(shí)踐層面和理論層面找準(zhǔn)創(chuàng)新實(shí)踐的對接點(diǎn)，把創(chuàng)新實(shí)踐作為研究檔案管理和利用主攻方向的工作方法，促進(jìn)檔案管理機(jī)制、方法、內(nèi)容的創(chuàng)新。
首先，促進(jìn)檔案管理機(jī)制創(chuàng)新，通過革新陳舊的管理機(jī)制，建立健全種類齊全、調(diào)動(dòng)靈活的檔案管理運(yùn)行機(jī)制，既有利于實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化，也有利于站在服務(wù)民生的角度使其適應(yīng)當(dāng)代社會改革發(fā)展形勢。其次，促進(jìn)檔案管理方式的創(chuàng)新，應(yīng)以現(xiàn)代化的管理科學(xué)思想作為指導(dǎo)，充分利用先進(jìn)的技術(shù)手段和管理方法，實(shí)現(xiàn)檔案工作管理信息化，推動(dòng)檔案管理與利用的現(xiàn)代化。再次，促進(jìn)檔案管理內(nèi)容的創(chuàng)新，不斷豐富和完善檔案管理內(nèi)容，在深化檔案管理認(rèn)識的基礎(chǔ)上進(jìn)一步拓寬業(yè)務(wù)內(nèi)容，服務(wù)于社會和群眾。
作者：殷麗娟程鷹單位：洮南市民政局
一、加大資金投入，為數(shù)字化環(huán)保檔案管理構(gòu)建科學(xué)完善的平臺
數(shù)字化的檔案管理平臺，需要相應(yīng)的硬件設(shè)施建設(shè)，這是實(shí)現(xiàn)環(huán)保檔案信息化管理的保證。因此，企業(yè)環(huán)保部門首先要投入物力和財(cái)力，狠抓數(shù)字化信息管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。如計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)的采購；其次，要選用合理的軟件系統(tǒng)，建立標(biāo)準(zhǔn)、安全、通用的軟件平臺；再次，要按照國家、行業(yè)頒布的各類標(biāo)準(zhǔn)以及國際和國內(nèi)通用的網(wǎng)絡(luò)傳輸協(xié)議和格式、數(shù)據(jù)加工等標(biāo)準(zhǔn)原則與要求建立數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)對信息資料的保存與備份。這些基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)都需要資金投入，因此，企業(yè)環(huán)保部門一定要重視基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，為實(shí)現(xiàn)企業(yè)環(huán)保檔案的數(shù)字化管理，提供強(qiáng)大的經(jīng)濟(jì)支持。尤其是在大量的環(huán)保電子文件產(chǎn)生以后，軟件平臺是需要解決的首要問題。企業(yè)環(huán)保部門可以與軟件公司合作開發(fā)適合自己單位的軟件，也可以選用當(dāng)?shù)貦n案局推薦的檔案管理軟件，這都是需要花費(fèi)一定的資金。當(dāng)然，從節(jié)約成本的角度來看，最佳的辦法應(yīng)該是大家都采用統(tǒng)一的通用的軟件系統(tǒng)，這樣可以避免重復(fù)開發(fā)，也能克服兼容性等問題，也能為信息資源共享提供有利條件。
二、著力開發(fā)利用，更好地為企業(yè)的發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)
檔案利用是檔案工作的最終目的，是企業(yè)賴以生存和發(fā)展的動(dòng)力。隨著改革開放的不斷深入，面對企業(yè)環(huán)保檔案管理存在的新問題，要轉(zhuǎn)變觀念，開拓進(jìn)取，牢固樹立企業(yè)環(huán)保檔案的價(jià)值觀、信息觀、服務(wù)觀，積極做好企業(yè)環(huán)保檔案的開發(fā)與利用，以便為企業(yè)科學(xué)管理、技術(shù)改造、提高經(jīng)效益、研究企業(yè)發(fā)展、塑造企業(yè)形象等將提供有效的服務(wù)。要努力實(shí)現(xiàn)由重保管、重安全向重開發(fā)、重利用轉(zhuǎn)變，由過去的被動(dòng)調(diào)閱向主動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變，做到在服務(wù)中發(fā)展，在發(fā)展中提高。做好檔案環(huán)境法規(guī)和管理制度的檔案編研，為強(qiáng)化環(huán)境執(zhí)法監(jiān)督和環(huán)境管理服務(wù)。要利用檔案，開展環(huán)保技術(shù)研究和推廣，為防止環(huán)境污染和生態(tài)破壞提供檔案技術(shù)支持，努力探索為企業(yè)的改革、發(fā)展、經(jīng)營決策、組織管理、市場營銷、前景預(yù)測、生產(chǎn)經(jīng)營服務(wù)的新路子，努力開創(chuàng)企業(yè)環(huán)保檔案工作新局面。
三、加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，不斷提高企業(yè)環(huán)保檔案管理人員的素質(zhì)
企業(yè)環(huán)保部門要加強(qiáng)本部門檔案機(jī)構(gòu)建設(shè)，保障環(huán)保檔案管理職能到位。機(jī)構(gòu)與人員的配備要以能履行本企業(yè)檔案管理工作為原則。首先，各企業(yè)環(huán)保部門要配備專職檔案人員，并保持環(huán)保檔案管理干部隊(duì)伍的相對穩(wěn)定。其次，要全面提高企業(yè)環(huán)保檔案干部素質(zhì)，建立一支精通業(yè)務(wù)的高素質(zhì)環(huán)保檔案干部隊(duì)伍。通過各種形式的培訓(xùn)，對環(huán)保檔案專業(yè)技術(shù)人員實(shí)行繼續(xù)教育，提高環(huán)保檔案干部的綜合管理素質(zhì)和業(yè)務(wù)工作能力，掌握環(huán)保檔案業(yè)務(wù)的工作方法和規(guī)律。再次，掌握相近和相關(guān)學(xué)科的知識，并掌握計(jì)算機(jī)、縮微、復(fù)印、網(wǎng)絡(luò)等先進(jìn)技術(shù)和設(shè)備的工作原理，并能進(jìn)行熟練地操作。
作者：譚湘茹
1檔案信息化所帶來的風(fēng)險(xiǎn)問題
1.1網(wǎng)絡(luò)黑手肆虐。當(dāng)今網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行存在著大量的隱患，而網(wǎng)絡(luò)資源的非法占有、非法控制、非法存取、病毒的入侵等等都會危及到檔案信息化建設(shè)的安全。尤其是伴隨著21世紀(jì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，在計(jì)算機(jī)上處理各類檔案信息已經(jīng)不是一個(gè)單機(jī)的運(yùn)算和處理工作，而是發(fā)展成為一個(gè)部門、一個(gè)公司、一個(gè)地區(qū)、乃至整個(gè)全球互聯(lián)網(wǎng)。這種大范圍的涉及往往給檔案信息建設(shè)帶來了諸多安全問題。病毒、黑客都會給信息化建設(shè)帶來難題，嚴(yán)重危及到檔案信息的安全。
1.2網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)缺乏。信息技術(shù)的完善和成熟是檔案信息化建設(shè)的必要條件之一，而現(xiàn)有的技術(shù)只是針對網(wǎng)絡(luò)及生活的交流需要并沒有對文件的歸納管理以及檔案建設(shè)提供需求。檔案信息化建設(shè)并不是人們所知的信息輸入到電腦上連接網(wǎng)絡(luò)后上傳就完成的，一部分的專業(yè)管理技術(shù)仍需要相關(guān)人員進(jìn)一步更新和完善。如今，許多相關(guān)的工作人員并沒有體會到檔案信息化給與的便利之處，只因?yàn)樗麄儗τ谒^的信息技術(shù)沒有熟練的掌握更別提把這項(xiàng)先進(jìn)的技術(shù)與工作融會貫通。由于業(yè)務(wù)生疏，便會出現(xiàn)我們上述闡述出如檔案混亂，信息丟失等問題。
1.3管理的安全分析。檔案信息化的安全工作優(yōu)秀就是管理。管轄范圍不明、責(zé)任不明、管理制度不健全以及缺乏可行性操作等都有可能引起安全風(fēng)險(xiǎn)。尤其是當(dāng)網(wǎng)絡(luò)出現(xiàn)漏洞、安全威脅和攻擊行為時(shí)，更是無法及時(shí)的進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)測、報(bào)告、控制和預(yù)警。同時(shí)，當(dāng)出現(xiàn)事故后，相關(guān)的工作人員也無法提供準(zhǔn)確的線索給與追蹤和定位，既缺乏對網(wǎng)絡(luò)事故的可控性和可審查性。這就要求我們的相關(guān)工作人員具備一定的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)不法分子的非法入侵。
1.4安全應(yīng)用系統(tǒng)的分析。應(yīng)用系統(tǒng)的安全系數(shù)與具體使用有關(guān)。應(yīng)用系統(tǒng)的安全是變化的，并且類型也是不斷的增加。在選擇應(yīng)用系統(tǒng)的安全性能上，應(yīng)首先考慮最大化的建立起一個(gè)安全系統(tǒng)平臺，并且可以通過專業(yè)的安全軟件以及技術(shù)不斷的更新發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)威脅漏洞，提高系統(tǒng)的安全指數(shù)。當(dāng)然使用的應(yīng)用系統(tǒng)安全性也會危及到數(shù)據(jù)、信息的安全性。機(jī)密檔案的信息泄露、未經(jīng)允許授權(quán)的訪問、試圖破壞信息的完整度、破壞系統(tǒng)的指令等都是對應(yīng)用程序安全性的考驗(yàn)。因此，用戶使用計(jì)算機(jī)調(diào)動(dòng)檔案信息時(shí)必須要進(jìn)行身份驗(yàn)證，對于檔案信息的傳送也要經(jīng)過管理員的授權(quán)和加密。采用多環(huán)節(jié)的訪問控制和權(quán)限控制，保障數(shù)據(jù)信息的機(jī)密性和完整性。
2數(shù)據(jù)化工作的普及
2.1推進(jìn)網(wǎng)絡(luò)安全。對于檔案管理的相關(guān)工作人員，普及網(wǎng)絡(luò)安全知識已經(jīng)勢在必行。由于工作人員已經(jīng)習(xí)慣于使用傳統(tǒng)老舊的工作方式，對于新興的網(wǎng)絡(luò)管理不能很快的熟練掌握。這是一個(gè)必然的過程，但面臨一個(gè)信息化的時(shí)代和工作環(huán)境，認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度卻是每一個(gè)檔案管理的相關(guān)工作人員必備的態(tài)度。不能因?yàn)椴皇炀毣蚴遣涣?xí)慣而忽略一些安全隱患，最終因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)知識的缺乏而導(dǎo)致不必要的麻煩。
2.2開發(fā)信息技術(shù)。阻礙檔案信息化進(jìn)程發(fā)展的是計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的落伍。而已經(jīng)存于市面上的先進(jìn)技術(shù)也不能應(yīng)用到檔案信息化的建設(shè)中。前者是因?yàn)榧夹g(shù)認(rèn)知的落后，后者是因?yàn)閷?shí)踐與理論相背離。要知道檔案工作的信息化建設(shè)不是因?yàn)樾枰畔⒒畔⒒?，而是因?yàn)橐N合大眾的需求，跟隨時(shí)代的腳步。對于那些工作中遺留的落伍技術(shù)就應(yīng)該及時(shí)的更新?lián)Q代。選擇時(shí)下已經(jīng)成型并且前景遠(yuǎn)大的新型信息技術(shù)。而對于成果失敗者，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)實(shí)踐驗(yàn)證，拉近理論和實(shí)踐之間的縫隙，把兩者之間存在的問題具體到應(yīng)用上并及時(shí)的反饋以便調(diào)整，避免資源的浪費(fèi)。
2.3提高相關(guān)工作人員的素質(zhì)。檔案信息的安全工作是為了保證檔案資料的安全性以及檔案資源工作可以順利進(jìn)行，檔案信息化終歸是由相關(guān)的工作人員進(jìn)行操作指令。所以檔案信息化不單單是一個(gè)技術(shù)問題，也是一個(gè)業(yè)務(wù)問題。開發(fā)先進(jìn)的信息技術(shù)只不過是一個(gè)工具，用來保障每一項(xiàng)任務(wù)的進(jìn)展安全，而最終決定指令的執(zhí)行者依舊是工作人員。相關(guān)單位的工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)道德修養(yǎng)的提高，這不僅包含管理檔案的能力，還包含了可以熟練的掌握相對應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)信息專業(yè)技術(shù)、操作相關(guān)檔案信息設(shè)備，提高專業(yè)知識。保證工作人員隨時(shí)都以積極的心態(tài)認(rèn)真負(fù)責(zé)完成自己的本職工作。
檔案信息化是順應(yīng)當(dāng)今時(shí)代的轉(zhuǎn)型，是檔案工作人員最佳選擇，先進(jìn)的科技信息技術(shù)以及新型的工作方式也是對于相關(guān)的檔案工作人員的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。推進(jìn)工作發(fā)展的同時(shí)也需解決一系列安全問題。安全是檔案建設(shè)的重中之重，把檔案信息化、數(shù)據(jù)化務(wù)必從網(wǎng)絡(luò)安全入手，開發(fā)技術(shù)的同時(shí)提高工作人員自身素養(yǎng)，促進(jìn)檔案工作的前進(jìn)。
作者：王爽單位：黑龍江省水文局
摘要：檔案管理工作的重要性毋庸置疑，其內(nèi)容繁瑣，信息處理量較大，尤其是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理也實(shí)現(xiàn)了信息化的發(fā)展，下文就來分析下當(dāng)前形勢下如何實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化。
關(guān)鍵詞：檔案管理；規(guī)范化；檔案資源
市場經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，促使檔案管理工作調(diào)整發(fā)展模式，從政治性向經(jīng)濟(jì)性與服務(wù)性轉(zhuǎn)變，提高檔案資源的利用率。這就要求檔案管理人員采取有效措施提高管理質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)管理的信息化與規(guī)范化，推進(jìn)我國檔案事業(yè)的發(fā)展。
1.實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化的必要性
受到傳統(tǒng)觀念的影響，很多檔案資源被束之高閣，導(dǎo)致其利用率下降，在這樣的環(huán)境下，提高檔案資源的利用率與管理水平，不僅可以使企事業(yè)單位的管理水平提高，同時(shí)也可以更好的規(guī)劃人才資源利用。因此，在這樣的環(huán)境下建立并規(guī)范檔案管理體系迫在眉睫，這對于整個(gè)社會的發(fā)展都具有十分重要的意義。首先，檔案是所在部門歷史的再現(xiàn)，是對其文化、價(jià)值的重視，是完善檔案管理的必然要求。其次，檔案不僅記錄好的，也將組織的錯(cuò)誤記錄在案，對后期的管理具有良好的借鑒意義。針對如此重要的工作，實(shí)現(xiàn)管理的規(guī)范化就顯得更加重要，這是為決策者提供準(zhǔn)確參考的前提，是做出正確決策的基礎(chǔ)。從其中我們不難發(fā)現(xiàn)，檔案管理規(guī)范化是實(shí)現(xiàn)檔案資源利用高效的前提，是為組織服務(wù)的基礎(chǔ)，因此，檔案管理人員必須將其作為工作的重點(diǎn)進(jìn)行。
2.檔案管理規(guī)范化過程中的問題
盡管檔案管理已經(jīng)引起相關(guān)部門的重視，但由于歷史遺留的問題較多，社會的發(fā)展又十分迅速，對檔案管理提出了更多新的問題，檔案管理規(guī)范化的整體水平?jīng)]有達(dá)到令人滿意的程度，在執(zhí)行中仍然存在諸多問題，具體體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)中：
2.1管理人員的意識不足。這是制約我國檔案管理規(guī)范化水平提高最根本的因素，從其原因來看，這并不是由于工作人員自身的職業(yè)素養(yǎng)所造成的，而是由于整個(gè)環(huán)境而導(dǎo)致的，不論是檔案管理工作的人員或者是領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的認(rèn)識都不夠全面，將其看作單獨(dú)的信息錄入或者是資源保管工作，缺乏對這項(xiàng)工作的真實(shí)，思想上無法給予其足夠的重視，導(dǎo)致對工作懈怠，這種意識嚴(yán)重制約我國檔案管理規(guī)范化的進(jìn)程。
2.2信息化水平較差。近年來，國際化信息化進(jìn)程不斷加快，改變了整個(gè)世界的工作環(huán)境，各行各業(yè)也都改變了工作方式，檔案管理亦不例外，不僅提高了工作效率，工作模式也做出了改變，但從整個(gè)系統(tǒng)的管理情況來看，信息化的普及度仍然不夠，部分單位仍然沒有跟上時(shí)展步伐，各地信息化建設(shè)水平參差不齊，尤其是西部的一些地區(qū)，仍然采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理模式，無法滿足社會發(fā)展的需求。與信息化檔案管理相比，傳統(tǒng)檔案管理對存儲環(huán)境要求較高，而且占據(jù)較大空間，而且保存年限有限，嚴(yán)重制約我國檔案事業(yè)的發(fā)展，同時(shí)也限制了檔案功能的發(fā)揮。
3.實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化的有效措施
從上文的分析中我們可以看到，我國檔案的規(guī)范化進(jìn)程情況不是十分理想，對此，必須要結(jié)合具體的實(shí)際，采取有效的對策，提升檔案資源的利用率，推進(jìn)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，為社會的發(fā)展奠定基礎(chǔ)。
3.1強(qiáng)化管理意識，推動(dòng)檔案管理規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化。要想做好一項(xiàng)工作，首要任務(wù)就是要提升管理人員的服務(wù)意識，切實(shí)推進(jìn)檔案管理的規(guī)范化。在這樣的發(fā)展環(huán)境下，除了要提升檔案管理的嚴(yán)謹(jǐn)性，更要注重提升時(shí)效性，這是時(shí)展的必然要求。因此，相關(guān)部門要根據(jù)發(fā)展環(huán)境、發(fā)展情況制定相應(yīng)的規(guī)范體制。從當(dāng)前的管理情況來看，由于法制的缺失導(dǎo)致我國檔案管理水平不同，通用性也不夠，因此，建立統(tǒng)一的管理體制勢在必行。從檔案的錄入直至保管，到最后的資源開發(fā)與利用，都必須要建立相對應(yīng)且嚴(yán)格的工作流程。明確檔案管理各個(gè)階段工作的規(guī)范性，初期，檔案資料的錄入、采集都必須要格外的細(xì)致與認(rèn)真，嚴(yán)謹(jǐn)且全面；進(jìn)入到歸檔與立卷環(huán)節(jié)，要以科學(xué)、合理、高效為標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)對保管的重視，提升其安全性。在管理規(guī)章中必須要做到權(quán)責(zé)分明，提高工作人員的嚴(yán)謹(jǐn)性與責(zé)任意識。同時(shí)，要加大宣傳力度，使人們意識到檔案管理的重要性，營造良好的社會氛圍，唯有如此方可實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化目標(biāo)。
3.2推進(jìn)現(xiàn)代化的進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)管理的規(guī)范化與信息化。信息化高速發(fā)展，為了適應(yīng)其發(fā)展，提高檔案的利用效率，必須要對傳統(tǒng)檔案管理理念進(jìn)行更新，使其可以與社會發(fā)展節(jié)奏相一致，早日實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。首先，在進(jìn)行檔案管理過程中要善于發(fā)揮現(xiàn)代化技術(shù)的作用，發(fā)揮信息化技術(shù)的功能，提升檔案工作的利用率。同時(shí)也要根據(jù)發(fā)展需求加大軟件開發(fā)力度，使其可以更好的進(jìn)行管理，提高檔案的規(guī)范化與信息化水平。通過對檔案管理規(guī)范化的建設(shè)，促使檔案管理水平的提高，減少違規(guī)情況，最終增強(qiáng)我國檔案管理的競爭力。
3.3提高檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)。究其根本，都是人的責(zé)任，因此，要實(shí)現(xiàn)檔案工作的規(guī)范化，關(guān)鍵是要提升人員的綜合素養(yǎng)，這就要求檔案管理部門根據(jù)具體的情況開展科普活動(dòng)，使從業(yè)者意識到當(dāng)前形勢下開展規(guī)范化管理的必要性，增強(qiáng)危機(jī)意識。除此之外，還要進(jìn)行技術(shù)培訓(xùn)，使從業(yè)者對現(xiàn)代化設(shè)備有一定的了解，熟練掌握，進(jìn)而提升管理水平。最后就是提升從業(yè)者的職業(yè)素養(yǎng)，使其認(rèn)識到工作的重要性，強(qiáng)化保密意識，增強(qiáng)資料的安全性。結(jié)束語綜上所述，我們看到要想增強(qiáng)檔案的利用率，加強(qiáng)檔案的流通，實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化是必然的，但由于目前我國的檔案管理體制尚不完善，工作人員的管理意識也有待提高，管理模式也相對較為落后，要想實(shí)現(xiàn)管理的規(guī)范化仍需較長的一段時(shí)間，這就要求從建制、人員兩個(gè)方面著手，緊跟時(shí)展步伐，更好的發(fā)揮檔案管理的功能。
作者:賈書影 單位:黑龍江省保密技術(shù)服務(wù)中心
