發(fā)布時(shí)間：2022-07-16 10:14:33
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的1篇公證文書檔案管理探討，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
[摘 要] 公證文書檔案管理是公證機(jī)關(guān)的重要業(yè)務(wù)工作之一，必須遵循國家的有關(guān)法律、法規(guī)的要求和公證檔案管理的規(guī)律，認(rèn)真搞好公證檔案的立卷和歸檔，嚴(yán)格借調(diào)和查閱制度，妥善地保管和利用，讓公證檔案更好地為社會(huì)主義事業(yè)服務(wù)。
[關(guān)鍵詞] 公證文書；檔案管理
公證機(jī)關(guān)的公證文書是國家重要的專業(yè)文書之一，它所形成的檔案是公證機(jī)關(guān)進(jìn)行公證活動(dòng)和當(dāng)事人從事民事活動(dòng)的真實(shí)記錄，是國家檔案的組成部分，具有重要的考查、利用價(jià)值。因此，公證機(jī)關(guān)必須把公證檔案的整理、立卷、歸檔和保管工作當(dāng)做一項(xiàng)十分重要的任務(wù)來抓好、抓實(shí)。本文就公證處如何搞好本單位公證文書檔案管理問題淺議一二。
一、目標(biāo)與前提
公證處的基本職能是通過它制作的公證文書得以實(shí)現(xiàn)的。由于公證文書是重要的法律文書之一，因此對(duì)公證文書形成的檔案必須實(shí)行法制化的管理。
公證處文書檔案管理的最佳狀態(tài)，即達(dá)到分類合理、立卷規(guī)范、保管妥善、利用便捷的目標(biāo)。公證處檔案管理的硬件要硬，“軟件”還要硬，這是實(shí)現(xiàn)檔案管理法制化的必要前提。首先，處內(nèi)要建起能夠達(dá)到防火、防盜、防泄密要求的檔案室并配備必要的卷柜、保密柜和相應(yīng)的辦公設(shè)施，這是最起碼的硬件保證。其次，公證處領(lǐng)導(dǎo)要高度重視、親自過問檔案管理工作，分派政治覺悟高、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的人負(fù)責(zé)檔案管理工作，并經(jīng)檔案管理部門培訓(xùn)、學(xué)習(xí)后上崗。再次，公證處要根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》、《中華人民共和國保密法》等法律以及司法行政部門頒發(fā)的有關(guān)法規(guī)和規(guī)定，結(jié)合本處的實(shí)際情況，建立、健全檔案管理工作的各項(xiàng)規(guī)章制度。例如，文件材料立卷、歸檔制度、檔案整理制度、檔案保管制度、檔案鑒定制度、檔案的編目制度、檔案的借調(diào)和查閱制度、檔案保密制度和檔案銷毀制度等等。只有建立并嚴(yán)格執(zhí)行了科學(xué)的管理制度，才能有效地保護(hù)和利用公證檔案，確保公證檔案的完整與安全。公證處實(shí)現(xiàn)公證檔案法制化管理的一個(gè)重要標(biāo)志，就是公證檔案管理工作經(jīng)過國家檔案管理有關(guān)部門的檢查、考核和驗(yàn)收，并達(dá)到一級(jí)檔案管理水平。
二、立卷與歸檔
立卷，是將處理完畢的文件資料，按規(guī)定的順序進(jìn)行整理、裝訂，組成文件匯集“———”案卷。歸檔是將案卷向檔案室和檔案工作人員移交的工作。立卷和歸檔是有關(guān)公證檔案的一項(xiàng)關(guān)鍵性基礎(chǔ)工作，其質(zhì)量的好壞是衡量檔案管理水平的重要標(biāo)志。搞好立卷、歸檔需把握以下四點(diǎn)：
1.調(diào)整組卷。對(duì)于每一件公證事項(xiàng)，應(yīng)按年度和一證一卷、一卷一號(hào)的原則立卷。組卷時(shí)，必須遵循公證檔案的形成特點(diǎn)和規(guī)律，按照國家檔案立卷的原則和要求，對(duì)所積累的每一份公證文書材料進(jìn)行分門別類的檢查，對(duì)擬歸卷的材料做適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，為最后形成案卷做好準(zhǔn)備。檢查和調(diào)整的重點(diǎn)：（1）歸卷的公證材料是否齊全完整，對(duì)破損的材料要修補(bǔ)或復(fù)制，剔除重復(fù)、多余的材料；（2）歸卷的公證材料的排列順序是否得當(dāng)，并保持一定的聯(lián)系；（3）歸卷的公證材料是否有保存價(jià)值，并初步確定保管期限；（4）歸卷的公證材料數(shù)量是否合適，材料數(shù)量太多則酌情分卷，反之則合卷。
2.排列、編號(hào)。組卷的材料排列順序，應(yīng)按照公證活動(dòng)的時(shí)間先后和材料的重要程度確定。為反映公證活動(dòng)的全貌且便于查閱，根據(jù)國家檔案局的有關(guān)規(guī)定和要求，應(yīng)將公證書排在首位。對(duì)組卷的材料，除卷宗封面、卷內(nèi)目錄和卷底外，均由阿拉伯?dāng)?shù)字逐頁編號(hào)。
3.編目、裝訂。一是按照卷內(nèi)公證文書材料的排列順序，逐項(xiàng)填好卷內(nèi)目錄。填寫時(shí)，應(yīng)將每件文書材料的題目名稱，承辦人姓名、年月日一一填寫清楚，并標(biāo)明起止頁號(hào)。有關(guān)卷內(nèi)文書材料的說明，應(yīng)逐項(xiàng)填寫在備考表內(nèi)，并填寫立卷人、檢查人的姓名和立卷時(shí)間。二是填寫卷宗封面。封面上所列項(xiàng)目應(yīng)用毛筆或鋼筆逐項(xiàng)填寫。案卷題目名稱要簡明、確切地反映卷內(nèi)文書材料的內(nèi)容。辦結(jié)日期為出具公證書的日期。三是案卷的裝訂。案卷的裝訂是為了固定與保護(hù)卷內(nèi)的公證材料，避免散失與損壞。案卷裝訂前要進(jìn)一步進(jìn)行整理。首先剔出材料上的金屬物，然后對(duì)卷內(nèi)公證材料做一次全面仔細(xì)的檢查，對(duì)某些不便裝訂的特殊或珍貴的手稿、照片、圖紙可采用卷盒和卷袋保管。案卷的裝訂要結(jié)實(shí)、整齊、美觀。裝訂完畢后，應(yīng)在活結(jié)處封簽，并在起封線上加蓋立卷人名章。
4.及時(shí)歸檔。公證事項(xiàng)辦結(jié)后，辦證人必須在三個(gè)月內(nèi)將公證文書整理立卷并向檔案室移交，辦理歸檔手續(xù)。涉及國家機(jī)密和個(gè)人隱私的公證事項(xiàng)應(yīng)列為密卷，在歸檔時(shí)加蓋密卷章。檔案管理人員對(duì)辦證人所移交的檔案應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格檢查，凡不符合立卷要求的應(yīng)退還立卷人重新整理。隨卷歸檔的錄音帶、錄像帶等聲像檔案，應(yīng)在每盤磁帶上注明當(dāng)事人的姓名、內(nèi)容、檔案編號(hào)、錄制人、錄制時(shí)間等，逐盤登記造冊(cè)歸檔。檔案室應(yīng)將接收的案卷及時(shí)登入歸檔登記簿。為了保密，可把密卷保存的檔案單獨(dú)編制案卷目錄。
三、借調(diào)與查閱
公證機(jī)關(guān)應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，建立公證檔案借閱制度和檔案借閱登記簿。公證檔案不同于黨政機(jī)關(guān)一般的文件檔案，它不僅具有資料性這一檔案普遍具有的特點(diǎn)，同時(shí)還具有訴訟上的證據(jù)作用，可作為證據(jù)在訴訟中被法院直接采用，所以對(duì)公證檔案的借調(diào)與查閱應(yīng)履行嚴(yán)格的審批和登記手續(xù)，并限定借閱期限。本處的公證員或同級(jí)、上級(jí)司法行政機(jī)關(guān)的公證管理部門因工作需要，借閱公證檔案的，應(yīng)履行借閱登記手續(xù)。人民法院、人民檢察院和有
關(guān)國家機(jī)關(guān)因工作需要借閱公證檔案的，應(yīng)出具正式查卷函件，經(jīng)公證處主任批準(zhǔn)后辦理查閱手續(xù)。律師因訴訟的需要，向公證機(jī)關(guān)提交律師的身份證明、律師事務(wù)所的查卷證明以及當(dāng)事人同意律師查閱本人的公證檔案證明，經(jīng)公證處主任批準(zhǔn)后，可查閱當(dāng)事人提交給公證處的證明材料和公證處所記錄的當(dāng)事人談話筆錄。其他單位或個(gè)人一般不得借調(diào)和查閱公證檔案。凡借出的檔案，要及時(shí)催還。歸還時(shí)如發(fā)現(xiàn)案卷被拆、文件短缺、增刪、污損，應(yīng)立即追查。 公證檔案利用率較高，機(jī)密性強(qiáng)。公證機(jī)關(guān)辦結(jié)公證事項(xiàng)、出具公證書，就標(biāo)志著公證活動(dòng)的結(jié)束。對(duì)于當(dāng)事人、利害關(guān)系人、有關(guān)單位對(duì)公證機(jī)關(guān)出具的公證書有疑義而向公證處、司法行政機(jī)關(guān)提出申訴的，公證處、司法行政機(jī)關(guān)處理的依據(jù)主要是公證文書檔案。特別是在當(dāng)前，我國經(jīng)濟(jì)體制的改革在進(jìn)一步深化，原來經(jīng)過公證的經(jīng)濟(jì)合同，合同當(dāng)事人需變更或補(bǔ)充原合同內(nèi)容的，也需要查閱公證檔案。因此，公證檔案在公證實(shí)踐中的利用率是比較高的。同時(shí)，公證實(shí)踐證明，公證機(jī)關(guān)辦理公證事項(xiàng)因涉及到國家機(jī)密或當(dāng)事人的合法權(quán)益而具有機(jī)密性較強(qiáng)的特點(diǎn)。如遺囑、贈(zèng)與等公證，如果泄密，就可能引起糾紛或者招致當(dāng)事人財(cái)產(chǎn)的損失，使當(dāng)事人的合法權(quán)益受到損害，進(jìn)而影響公證機(jī)關(guān)的信譽(yù)。因此嚴(yán)格遵守保密制度是十分必要的。
四、保管與銷毀
保管期限的標(biāo)準(zhǔn)是決定公證文書檔案保管期限的直接依據(jù)，公證檔案的保管期限規(guī)定為永久、長期和短期三種。凡屬于需長遠(yuǎn)查考、利用的公證檔案列為永久保存。凡屬于在相當(dāng)長時(shí)期內(nèi)需查考、利用作為證據(jù)保存的公證檔案，列為長期保管，保管期限為60年。凡屬于較短時(shí)間內(nèi)需要查考、利用，作為證據(jù)保存的公證檔案，列為短期保管，保管期限為20年。鑒定公證檔案保存價(jià)值的原則，是鑒定公證檔案保存價(jià)值的依據(jù)，同時(shí)又決定檔案的保管期限。保存價(jià)值越大，保存期限就越長；保存價(jià)值不大，保存期限就較短。
對(duì)已過保管期限沒有保存價(jià)值的公證文書檔案的處理是一件十分嚴(yán)肅的事情，必須根據(jù)《公證檔案管理辦法》的程序處理，避免任何差錯(cuò)。鑒定公證檔案保存價(jià)值的原則、保管期限的標(biāo)準(zhǔn)及銷毀檔案的程序和辦法，是檔案管理工作中具有普遍指導(dǎo)意義的原則，公證處一定要認(rèn)真執(zhí)行這一原則、標(biāo)準(zhǔn)、程序和辦法，堅(jiān)決杜絕擅自銷毀公證檔案的行為。
一、目標(biāo)與前提
公證處的基本職能是通過它制作的公證文書得以實(shí)現(xiàn)的。由于公證文書是重要的法律文書之一，因此對(duì)公證文書形成的檔案必須實(shí)行法制化的管理。
公證處文書檔案管理的最佳狀態(tài)，即達(dá)到分類合理、立卷規(guī)范、保管妥善、利用便捷的目標(biāo)。公證處檔案管理的硬件要硬，“軟件”還要硬，這是實(shí)現(xiàn)檔案管理法制化的必要前提。首先，處內(nèi)要建起能夠達(dá)到防火、防盜、防泄密要求的檔案室并配備必要的卷柜、保密柜和相應(yīng)的辦公設(shè)施，這是最起碼的硬件保證。其次，公證處領(lǐng)導(dǎo)要高度重視、親自過問檔案管理工作，分派政治覺悟高、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的人負(fù)責(zé)檔案管理工作，并經(jīng)檔案管理部門培訓(xùn)、學(xué)習(xí)后上崗。再次，公證處要根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》、《中華人民共和國保密法》等法律以及司法行政部門頒發(fā)的有關(guān)法規(guī)和規(guī)定，結(jié)合本處的實(shí)際情況，建立、健全檔案管理工作的各項(xiàng)規(guī)章制度。例如，文件材料立卷、歸檔制度、檔案整理制度、檔案保管制度、檔案鑒定制度、檔案的編目制度、檔案的借調(diào)和查閱制度、檔案保密制度和檔案銷毀制度等等。只有建立并嚴(yán)格執(zhí)行了科學(xué)的管理制度，才能有效地保護(hù)和利用公證檔案，確保公證檔案的完整與安全。公證處實(shí)現(xiàn)公證檔案法制化管理的一個(gè)重要標(biāo)志，就是公證檔案管理工作經(jīng)過國家檔案管理有關(guān)部門的檢查、考核和驗(yàn)收，并達(dá)到一級(jí)檔案管理水平。
二、立卷與歸檔
立卷，是將處理完畢的文件資料，按規(guī)定的順序進(jìn)行整理、裝訂，組成文件匯集“———”案卷。歸檔是將案卷向檔案室和檔案工作人員移交的工作。立卷和歸檔是有關(guān)公證檔案的一項(xiàng)關(guān)鍵性基礎(chǔ)工作，其質(zhì)量的好壞是衡量檔案管理水平的重要標(biāo)志。搞好立卷、歸檔需把握以下四點(diǎn)：
1.調(diào)整組卷。對(duì)于每一件公證事項(xiàng)，應(yīng)按年度和一證一卷、一卷一號(hào)的原則立卷。組卷時(shí)，必須遵循公證檔案的形成特點(diǎn)和規(guī)律，按照國家檔案立卷的原則和要求，對(duì)所積累的每一份公證文書材料進(jìn)行分門別類的檢查，對(duì)擬歸卷的材料做適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，為最后形成案卷做好準(zhǔn)備。檢查和調(diào)整的重點(diǎn)：（1）歸卷的公證材料是否齊全完整，對(duì)破損的材料要修補(bǔ)或復(fù)制，剔除重復(fù)、多余的材料；（2）歸卷的公證材料的排列順序是否得當(dāng)，并保持一定的聯(lián)系；（3）歸卷的公證材料是否有保存價(jià)值，并初步確定保管期限；（4）歸卷的公證材料數(shù)量是否合適，材料數(shù)量太多則酌情分卷，反之則合卷。
2.排列、編號(hào)。組卷的材料排列順序，應(yīng)按照公證活動(dòng)的時(shí)間先后和材料的重要程度確定。為反映公證活動(dòng)的全貌且便于查閱，根據(jù)國家檔案局的有關(guān)規(guī)定和要求，應(yīng)將公證書排在首位。對(duì)組卷的材料，除卷宗封面、卷內(nèi)目錄和卷底外，均由阿拉伯?dāng)?shù)字逐頁編號(hào)。
3.編目、裝訂。一是按照卷內(nèi)公證文書材料的排列順序，逐項(xiàng)填好卷內(nèi)目錄。填寫時(shí)，應(yīng)將每件文書材料的題目名稱，承辦人姓名、年月日一一填寫清楚，并標(biāo)明起止頁號(hào)。有關(guān)卷內(nèi)文書材料的說明，應(yīng)逐項(xiàng)填寫在備考表內(nèi)，并填寫立卷人、檢查人的姓名和立卷時(shí)間。二是填寫卷宗封面。封面上所列項(xiàng)目應(yīng)用毛筆或鋼筆逐項(xiàng)填寫。案卷題目名稱要簡明、確切地反映卷內(nèi)文書材料的內(nèi)容。辦結(jié)日期為出具公證書的日期。三是案卷的裝訂。案卷的裝訂是為了固定與保護(hù)卷內(nèi)的公證材料，避免散失與損壞。案卷裝訂前要進(jìn)一步進(jìn)行整理。首先剔出材料上的金屬物，然后對(duì)卷內(nèi)公證材料做一次全面仔細(xì)的檢查，對(duì)某些不便裝訂的特殊或珍貴的手稿、照片、圖紙可采用卷盒和卷袋保管。案卷的裝訂要結(jié)實(shí)、整齊、美觀。裝訂完畢后，應(yīng)在活結(jié)處封簽，并在起封線上加蓋立卷人名章。
4.及時(shí)歸檔。公證事項(xiàng)辦結(jié)后，辦證人必須在三個(gè)月內(nèi)將公證文書整理立卷并向檔案室移交，辦理歸檔手續(xù)。涉及國家機(jī)密和個(gè)人隱私的公證事項(xiàng)應(yīng)列為密卷，在歸檔時(shí)加蓋密卷章。檔案管理人員對(duì)辦證人所移交的檔案應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格檢查，凡不符合立卷要求的應(yīng)退還立卷人重新整理。隨卷歸檔的錄音帶、錄像帶等聲像檔案，應(yīng)在每盤磁帶上注明當(dāng)事人的姓名、內(nèi)容、檔案編號(hào)、錄制人、錄制時(shí)間等，逐盤登記造冊(cè)歸檔。檔案室應(yīng)將接收的案卷及時(shí)登入歸檔登記簿。為了保密，可把密卷保存的檔案單獨(dú)編制案卷目錄。
三、借調(diào)與查閱
公證機(jī)關(guān)應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，建立公證檔案借閱制度和檔案借閱登記簿。公證檔案不同于黨政機(jī)關(guān)一般的文件檔案，它不僅具有資料性這一檔案普遍具有的特點(diǎn)，同時(shí)還具有訴訟上的證據(jù)作用，可作為證據(jù)在訴訟中被法院直接采用，所以對(duì)公證檔案的借調(diào)與查閱應(yīng)履行嚴(yán)格的審批和登記手續(xù)，并限定借閱期限。本處的公證員或同級(jí)、上級(jí)司法行政機(jī)關(guān)的公證管理部門因工作需要，借閱公證檔案的，應(yīng)履行借閱登記手續(xù)。人民法院、人民檢察院和有關(guān)國家機(jī)關(guān)因工作需要借閱公證檔案的，應(yīng)出具正式查卷函件，經(jīng)公證處主任批準(zhǔn)后辦理查閱手續(xù)。律師因訴訟的需要，向公證機(jī)關(guān)提交律師的身份證明、律師事務(wù)所的查卷證明以及當(dāng)事人同意律師查閱本人的公證檔案證明，經(jīng)公證處主任批準(zhǔn)后，可查閱當(dāng)事人提交給公證處的證明材料和公證處所記錄的當(dāng)事人談話筆錄。其他單位或個(gè)人一般不得借調(diào)和查閱公證檔案。凡借出的檔案，要及時(shí)催還。歸還時(shí)如發(fā)現(xiàn)案卷被拆、文件短缺、增刪、污損，應(yīng)立即追查。
公證檔案利用率較高，機(jī)密性強(qiáng)。公證機(jī)關(guān)辦結(jié)公證事項(xiàng)、出具公證書，就標(biāo)志著公證活動(dòng)的結(jié)束。對(duì)于當(dāng)事人、利害關(guān)系人、有關(guān)單位對(duì)公證機(jī)關(guān)出具的公證書有疑義而向公證處、司法行政機(jī)關(guān)提出申訴的，公證處、司法行政機(jī)關(guān)處理的依據(jù)主要是公證文書檔案。特別是在當(dāng)前，我國經(jīng)濟(jì)體制的改革在進(jìn)一步深化，原來經(jīng)過公證的經(jīng)濟(jì)合同，合同當(dāng)事人需變更或補(bǔ)充原合同內(nèi)容的，也需要查閱公證檔案。因此，公證檔案在公證實(shí)踐中的利用率是比較高的。同時(shí)，公證實(shí)踐證明，公證機(jī)關(guān)辦理公證事項(xiàng)因涉及到國家機(jī)密或當(dāng)事人的合法權(quán)益而具有機(jī)密性較強(qiáng)的特點(diǎn)。如遺囑、贈(zèng)與等公證，如果泄密，就可能引起糾紛或者招致當(dāng)事人財(cái)產(chǎn)的損失，使當(dāng)事人的合法權(quán)益受到損害，進(jìn)而影響公證機(jī)關(guān)的信譽(yù)。因此嚴(yán)格遵守保密制度是十分必要的。
四、保管與銷毀
保管期限的標(biāo)準(zhǔn)是決定公證文書檔案保管期限的直接依據(jù)，公證檔案的保管期限規(guī)定為永久、長期和短期三種。凡屬于需長遠(yuǎn)
查考、利用的公證檔案列為永久保存。凡屬于在相當(dāng)長時(shí)期內(nèi)需查考、利用作為證據(jù)保存的公證檔案，列為長期保管，保管期限為60年。凡屬于較短時(shí)間內(nèi)需要查考、利用，作為證據(jù)保存的公證檔案，列為短期保管，保管期限為20年。鑒定公證檔案保存價(jià)值的原則，是鑒定公證檔案保存價(jià)值的依據(jù)，同時(shí)又決定檔案的保管期限。保存價(jià)值越大，保存期限就越長；保存價(jià)值不大，保存期限就較短。
對(duì)已過保管期限沒有保存價(jià)值的公證文書檔案的處理是一件十分嚴(yán)肅的事情，必須根據(jù)《公證檔案管理辦法》的程序處理，避免任何差錯(cuò)。鑒定公證檔案保存價(jià)值的原則、保管期限的標(biāo)準(zhǔn)及銷毀檔案的程序和辦法，是檔案管理工作中具有普遍指導(dǎo)意義的原則，公證處一定要認(rèn)真執(zhí)行這一原則、標(biāo)準(zhǔn)、程序和辦法，堅(jiān)決杜絕擅自銷毀公證檔案的行為。
摘 要：公證文書檔案是公證機(jī)關(guān)公證活動(dòng)的真實(shí)記錄，具備較高的保存、考查和利用價(jià)值，不僅具備普通檔案所有的特點(diǎn)，還可以發(fā)揮出訴訟的證據(jù)作用，為審判和仲裁機(jī)構(gòu)提供可靠依據(jù)。公證機(jī)關(guān)需要認(rèn)真開展公證文書檔案的整理、立卷、歸檔與保管工作，最大限度發(fā)揮出其應(yīng)有作用。本文將簡述公證文書檔案管理中存在的問題，并提出了切實(shí)可行的策略。
關(guān)鍵詞：公證文書檔案；管理；利用
公證文書檔案管理是公證機(jī)關(guān)管理工作中的重要內(nèi)容，需要嚴(yán)格按照國家相關(guān)法律法規(guī)要求，將公證檔案管理規(guī)章制度落到實(shí)處。但是從當(dāng)前公證文書檔案管理工作來看，還存在著諸多問題，如公證文書檔案收集不齊全、整理不規(guī)范和歸檔不及時(shí)等，為其利用帶來很多不便。對(duì)此，公證機(jī)關(guān)需要提高重視程度，加強(qiáng)公證文書檔案管理工作，認(rèn)真做好收集、立卷、歸檔、保管等工作，讓其應(yīng)有作用充分發(fā)揮出來。
1 公證文書檔案管理中存在的問題
（一）收集不齊全
從國家現(xiàn)行法規(guī)來看，當(dāng)事人申請(qǐng)被公證機(jī)關(guān)受理后，負(fù)責(zé)公證事項(xiàng)的公證人員應(yīng)收集各類文書資料，對(duì)談話筆錄和調(diào)查資料進(jìn)行整理，制作公證文書，同時(shí)做好立卷工作。在辦理好公證事項(xiàng)以后，公證人員應(yīng)細(xì)致檢查文書資料，及時(shí)歸檔，并將不必要的歸檔資料篩選出來，將檔案材料補(bǔ)充齊全。不過從實(shí)際情況來看，很多時(shí)候由公證輔助人員負(fù)責(zé)公證文書檔案的歸檔工作，經(jīng)常出現(xiàn)歸檔不及時(shí)的問題，也沒有認(rèn)真檢查辦證材料，容易出現(xiàn)遺漏、丟失的現(xiàn)象[1]。公證人員一般會(huì)歸檔重要的文書檔案，包括公證文書、公證申請(qǐng)表、談話記錄和公證事項(xiàng)審批表等，不過證明材料不完整，主要有當(dāng)事人提供的證明材料、公證期間獲得的調(diào)查材料等。案卷中文書檔案資料不完整，為今后的查閱與利用帶來不便，并對(duì)公證活動(dòng)的合法性與程序的正當(dāng)性帶來不利影響。
（二）立卷不規(guī)范
在公證文書檔案整理過程中，立卷還不夠規(guī)范，與《公證文書立卷歸檔辦法》規(guī)定不符。在歸檔的時(shí)候，經(jīng)常發(fā)生卷內(nèi)文件順序排列不正確的情況，很多重要文書資料未被歸檔，沒有規(guī)范填寫卷中目錄和起止頁碼，且使用的筆和紙張也不能滿足規(guī)定要求。
（三）分類不準(zhǔn)確
公證文書檔案主要分為如下四類：第一類，與公民個(gè)人的人身關(guān)系和財(cái)產(chǎn)關(guān)系等相關(guān)的公證事項(xiàng)，如遺囑保管、文件事項(xiàng)等，都是民事檔案。第二類，與經(jīng)濟(jì)活動(dòng)相關(guān)的公證事項(xiàng)，都是經(jīng)濟(jì)檔案。第三，與當(dāng)事人、文書使用地存在涉外因素的公證事項(xiàng)，都是涉外檔案。第四，其他類別內(nèi)容都是國內(nèi)民事類和經(jīng)濟(jì)類。不過從實(shí)際情況來看，與公共個(gè)人的人身關(guān)系和財(cái)產(chǎn)關(guān)系相關(guān)的案卷，包括婚姻公證、遺囑公證和房產(chǎn)公證等，經(jīng)常被列入國內(nèi)民事類，或者是國內(nèi)經(jīng)濟(jì)類，且未將標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一下來，不利于以后的查詢與利用。
2 公證文書檔案管理與利用的策略
（一）完善檔案管理制度
因?yàn)楣C文書是一種重要的法律文書，所以要采取對(duì)公證文書檔案的法制化管理。在公證文書檔案管理工作中，應(yīng)合理分類，規(guī)范立卷，妥善保存，能夠?yàn)槔锰峁┓奖?。第一，公證文書檔案室的防火、防盜、防泄密等措施要做到位，要將卷柜、保密柜與相關(guān)辦公設(shè)施等配置齊全[2]。第二，公證機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)提高重視程度，安排綜合素質(zhì)高、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的人員負(fù)責(zé)管理檔案，為他們提供培訓(xùn)教育的機(jī)會(huì)，保證持證上崗。第三，應(yīng)根據(jù)我國相關(guān)法律法規(guī)，與實(shí)際工作情況結(jié)合起來，完善公證文書檔案管理制度，并嚴(yán)格落到實(shí)處，這樣才能提升公證文書檔案管理工作效率，避免檔案出現(xiàn)丟失、破壞的問題，為今后的利用提供便利。
（二）做好立卷和歸檔工作
第一，調(diào)整組卷。在組卷過程中，要結(jié)合公證文書檔案形成特點(diǎn)與規(guī)律，根據(jù)立卷相關(guān)規(guī)定，嚴(yán)格審查所有接收的公證文書材料，如歸卷公證材料有無遺漏，及時(shí)修補(bǔ)有破損的材料，篩選出重復(fù)的材料。同時(shí)要檢查歸卷的公證材料排序是否合理，是否具備保存的價(jià)值，并將保管期限確定下來。第二，排列編號(hào)。在對(duì)組卷材料排序時(shí)，應(yīng)落實(shí)相關(guān)規(guī)定，要把公證文書放在第一位，組卷材料除了卷宗封面、卷內(nèi)備考表與卷底以外，都要用阿拉伯?dāng)?shù)字逐頁編號(hào)。第三，編目裝訂。根據(jù)卷中公證文書檔案的排序，將目錄逐項(xiàng)填好，內(nèi)容包括題目名稱、承辦人姓名和時(shí)間等，將起止頁碼標(biāo)明。與卷中文書材料相關(guān)的說明，要在備考表中填好，如立卷人、檢查人姓名與立卷時(shí)間等。在裝訂案卷前，要全面、仔細(xì)檢查卷中的公證材料，而手稿、照片、圖紙等不便于裝訂，需要通過卷盒與卷袋的方法保存。第四及時(shí)歸檔。完成公證事項(xiàng)后，應(yīng)及時(shí)做好公證文書整理立卷工作，之后移交給檔案室。如果公證事項(xiàng)涉及個(gè)人隱私或國家機(jī)密，歸檔過程中應(yīng)加蓋密卷章[3]。要嚴(yán)格檢查移交的檔案，若是不能滿足立卷要求，要重新進(jìn)行整理。對(duì)于隨卷歸檔的聲像檔案，如錄音帶和錄像帶等，要將當(dāng)事人姓名、內(nèi)容、檔案號(hào)、錄制時(shí)間等標(biāo)注在證物袋上。
（三）調(diào)閱和查詢
公證機(jī)關(guān)應(yīng)落實(shí)保密制度，建立公證文書檔案借閱制度。公證文書檔案與一般的黨政機(jī)關(guān)文件檔案不一樣，其除了具備普通檔案所有的特點(diǎn)以外，在訴訟中還能夠發(fā)揮出證據(jù)的作用，法院可以在訴訟中將公證文書檔案視為證據(jù)直接才用過。因此，在借調(diào)和查閱公證文書檔案的過程中，必須嚴(yán)格履行審批與登記手續(xù)，將借閱期限明確下來。人民法院、人民檢察院以及有關(guān)國家機(jī)關(guān)由于工作需要，在借閱公證文書檔案的過程中，要出具正式查卷函件，得到公證機(jī)關(guān)主任批準(zhǔn)以后，可以辦理查閱手續(xù)。律師由于訴訟需要，要將律師身份證明、律師事務(wù)所查卷證明、當(dāng)事人同意律師查閱本人公證文書檔案的證明或法院調(diào)查令等有關(guān)證據(jù)材料提交給公證機(jī)關(guān)，得到公證機(jī)關(guān)主任批準(zhǔn)后，能夠查閱當(dāng)事人提交給公證機(jī)關(guān)的證明材料、談話筆錄等。通常來說，其他單位或個(gè)人不能借調(diào)與查閱公證文書檔案，對(duì)于借出的檔案，必須及時(shí)催還。在歸還過程中出現(xiàn)案卷被拆、文件短缺、增刪和污損的，要第一時(shí)間進(jìn)行追查。
（四）應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)
在信息時(shí)代背景下，為公證文書檔案的利用提供了更多的途徑。公證機(jī)關(guān)要通過采取各種現(xiàn)代化手段，利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代設(shè)備，實(shí)現(xiàn)對(duì)公證文書檔案的存儲(chǔ)、檢索和統(tǒng)計(jì)分析等，逐步轉(zhuǎn)變以往手工操作的方式，提升公證文書檔案管理的信息化、數(shù)字化和智能化水平[4]。這需要公證機(jī)關(guān)逐步增加投入力度，盡快配置必須的現(xiàn)代設(shè)備，如計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、打印機(jī)和刻錄儀等，并通過實(shí)行辦公自動(dòng)化，逐步提升公證文書檔案管理工作效率，讓其得到有效利用。這樣在利用公證文書檔案的過程中，才可以提升檢索的速度，及時(shí)將檔案材料提供給利用者，減少他們等待的時(shí)間，讓整個(gè)公證文書檔案利用過程變得高效、便捷。
3 結(jié)語
總之，公證文書檔案能夠?qū)⒐C活動(dòng)如實(shí)反映出來，在維護(hù)當(dāng)事人合法權(quán)益和保障公證效力上發(fā)揮著重要的作用。對(duì)此，公證機(jī)關(guān)要引起高度重視，盡快轉(zhuǎn)變檔案管理理念，加強(qiáng)公證文書檔案管理工作，主要內(nèi)容包括收集、整理、立卷、歸檔、保管和利用等。在公證文書檔案管理工作中，每個(gè)環(huán)節(jié)都要堅(jiān)持認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，實(shí)行規(guī)范化管理，提高公證文書檔案的利用率，確保其應(yīng)有價(jià)值得到體現(xiàn)。
摘 要：公證檔案是公證機(jī)構(gòu)對(duì)其公證證明活動(dòng)的一個(gè)完整、真實(shí)的記錄，屬于國家檔案的重要組成部分，在日后的工作中具有重要的考查和利用價(jià)值。因此，有效地整理、保管好公證檔案是公證機(jī)關(guān)的重要任務(wù)。
關(guān)鍵詞：公證文書 檔案管理
公證檔案體現(xiàn)了公證機(jī)關(guān)貫徹執(zhí)行國家有關(guān)法律、法規(guī)和各項(xiàng)方針政策的執(zhí)行情況，公證檔案對(duì)公證工作的總結(jié)、研究也起著非常重要的作用，它體現(xiàn)了公證機(jī)關(guān)的基本職能，體現(xiàn)了公證機(jī)關(guān)的證明效力。如今隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展、人們法律意識(shí)的提高，大家的公證觀念也明顯增強(qiáng)，因此對(duì)公證檔案的管理水平的要求也越來越高。
一、對(duì)檔案管理人員的要求
公證檔案管理人員應(yīng)由具有一定專業(yè)知識(shí)的人員擔(dān)任。公證檔案管理人員應(yīng)堅(jiān)持四項(xiàng)基本原則，能夠認(rèn)真執(zhí)行黨和國家的方針、政策，忠于職守、嚴(yán)守法紀(jì)，熱愛公證檔案工作。
二、檔案的立卷歸檔、接收和整理
公證事項(xiàng)辦結(jié)后，首先應(yīng)當(dāng)對(duì)公證文書進(jìn)行整理。公證檔案立卷的原則是按年度一證一卷、一卷一號(hào)。對(duì)于同一當(dāng)事人為同一目的而辦的多項(xiàng)公證可以合并成一卷，辦證人員應(yīng)當(dāng)在三個(gè)月內(nèi)將公證文書整理完畢并移交給檔案室，并辦理好必要的交接手續(xù)。
檔案管理人員在接收檔案時(shí)，應(yīng)按照《公證文書立卷歸檔辦法》的各項(xiàng)要求，嚴(yán)格檢查案卷質(zhì)量，對(duì)于符合要求的進(jìn)行接收，辦理好檔案移交手續(xù)。公證檔案分為國內(nèi)民事、涉外民事、國內(nèi)經(jīng)濟(jì)、涉外經(jīng)濟(jì)四類，并按公證檔案的類別、年度、保管期限等編寫歸檔順序號(hào)，并逐一錄入微機(jī)進(jìn)行歸檔。對(duì)以密卷保存的檔案，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)編號(hào)進(jìn)行歸檔。
三、檔案的借調(diào)與查閱、保管和防護(hù)
在借閱檔案時(shí)必須履行一定的審批和登記手續(xù)，并限制一定的借閱期限，在限期內(nèi)因某些特殊情況不能按期歸還公證檔案的，在經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后辦理延期借閱手續(xù)。對(duì)于需要借出的公證檔案，借出時(shí)要辦理好交接手續(xù)及借據(jù)，并在規(guī)定的期限內(nèi)按期歸還檔案。還回時(shí)如發(fā)現(xiàn)文件材料有缺損、案卷被拆封、涂改、增刪等情況，應(yīng)立即向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并及時(shí)進(jìn)行追查。
對(duì)公證檔案的管理應(yīng)當(dāng)做到防潮、防火、防蟲、防污染、防高溫、防盜、防光，檔案室內(nèi)要保持清潔、整齊，并經(jīng)常通風(fēng)。檔案室應(yīng)由公證機(jī)關(guān)專門設(shè)立使用，不應(yīng)存放與公證檔案無關(guān)的其他物品，禁止在檔案室及周圍存放易燃物。檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)公證檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，對(duì)出現(xiàn)破損、變質(zhì)、字跡褪色的檔案要及時(shí)采取有效措施，如采取修補(bǔ)和復(fù)制等補(bǔ)救措施，盡可能地減少損失。
四、檔案的保管期限
公證檔案的保管期限分為永久、長期、短期三種。永久保存的公證檔案，一般是與變更人身權(quán)利、義務(wù)關(guān)系方面及涉及不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)轉(zhuǎn)移方面有關(guān)系的公證檔案，如收養(yǎng)、繼承、出生遺囑等需要長時(shí)間利用的公證檔案；長期保管的檔案一般是涉及一些關(guān)于履行期取限在十六年以上的合同、協(xié)議等屬于在相當(dāng)長時(shí)期內(nèi)需要查考、利用的公證檔案，保管期限為六十年；短期保管的檔案一般是履行期限在十六年以下的合同、健康證明等在較短的時(shí)間內(nèi)需要查考、利用的公證檔案，保管期限為二十年。在對(duì)公證檔案劃分保管期限時(shí)應(yīng)嚴(yán)格按照《公證管理辦法》進(jìn)行，以免造成不必要的損失。
總而言之，公證文書檔案是公證活動(dòng)中形成的、對(duì)整個(gè)公證活動(dòng)進(jìn)行的真實(shí)記錄，因此它對(duì)當(dāng)事人合法權(quán)益的維護(hù)、公證效力的保障發(fā)揮著不可替代的作用，同時(shí)它對(duì)公證工作的發(fā)展，對(duì)公證活動(dòng)的實(shí)施、監(jiān)督具有重要的查考和利用價(jià)值。對(duì)公證檔案的收集、整理、歸檔、保管等工作都是為了日后更好地利用，因此在公證檔案的管理過程中，應(yīng)強(qiáng)化法律意識(shí)和檔案意識(shí)，牢固樹立依法管理檔案的觀念，實(shí)現(xiàn)公證檔案的規(guī)范化管理，在公證檔案管理的每一環(huán)節(jié)都要本著嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，管理好公證檔案，利用好公證檔案，使公證檔案的價(jià)值得以充分實(shí)現(xiàn)。
