時間：2022-10-30 11:29:22
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇數(shù)字化檔案論文，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
一、信息化發(fā)展的背景
1、信息系統(tǒng)對業(yè)務的覆蓋率逐步提高
自上個世紀90年代后，互聯(lián)網(wǎng)應用的普及和信息經(jīng)濟的興起，帶動了電子政務、電子商務和社會信息化的全面發(fā)展。
僅從政府角度看，我國電子政務經(jīng)過十多年的發(fā)展，形成了一定規(guī)模的信息化基礎設施，建設了大量的電子政務應用系統(tǒng)，正在經(jīng)歷由傳統(tǒng)運行方式向以網(wǎng)絡為基礎的信息化運行方式轉(zhuǎn)移的過程。以北京市為例，“十五”期間，全市1186種政府業(yè)務，運用信息化實現(xiàn)的有591種，建成726個業(yè)務支撐系統(tǒng)，50%的政府業(yè)務通過信息化手段實現(xiàn)；各級政府和業(yè)務部門高度重視業(yè)務應用系統(tǒng)的開發(fā)和應用，約90%的市、區(qū)政府部門建設了局域網(wǎng)，超過90%的政府部門達到了人均1臺計算機，有90%的政務部門已建成或正在建辦公自動化系統(tǒng)，其中無紙化程度達到50%以上的部門占80%。①
2、基于網(wǎng)絡平臺化的信息共享和業(yè)務協(xié)同
互聯(lián)網(wǎng)技術和應用的快速發(fā)展，無論是政府還是企業(yè)的信息化，都受到戰(zhàn)略管理和服務客戶的強烈驅(qū)動，在不斷地擴展信息化的應用領域和內(nèi)容，朝著基于統(tǒng)一網(wǎng)絡管理平臺，跨部門信息共享和業(yè)務協(xié)同的方向發(fā)展。
政府各機構(gòu)在履行經(jīng)濟調(diào)節(jié)、市場監(jiān)管、社會管理和公共服務四項基本職能過程時，正越來越廣泛地采用信息技術來實現(xiàn)。由于應用目標的整體性，要求政府業(yè)務系統(tǒng)、政府信息具有集成性和共享性。例如，北京市業(yè)已建立了連接各級政府機構(gòu)政務系統(tǒng)的政務內(nèi)網(wǎng)平臺，通過信息交換平臺和政務門戶網(wǎng)站，各級各類政府機構(gòu)可以實現(xiàn)協(xié)同辦公和信息共享。又如，北京市東城區(qū)首創(chuàng)的網(wǎng)格化城市管理模式，通過綜合的信息化手段，實現(xiàn)了對城市各類基礎部件的綜合管理。再如，“首都之窗”網(wǎng)站群作為政府門戶，正把更加全面的政府公共服務納入到信息化應用范圍。②
企業(yè)信息化應用模式早已脫離了個別業(yè)務系統(tǒng)孤立應用的階段，步入了企業(yè)戰(zhàn)略協(xié)同系統(tǒng)應用階段，其中ERP（EnterpriseResourcePlanning，即企業(yè)資源計劃）最具代表性。ERP是20世紀90年代提出來的，目前已發(fā)展為企業(yè)管理信息系統(tǒng)中最為流行的一種形式，幾乎是企業(yè)信息化的代名詞。ERP系統(tǒng)以經(jīng)營資源最佳化為出發(fā)點，全面整合企業(yè)的供銷存、財務、計劃、質(zhì)量、制造等核心業(yè)務，并最大限度提升企業(yè)各項經(jīng)營資源的應用效率。
實現(xiàn)統(tǒng)一的網(wǎng)絡平臺管理，進行系統(tǒng)協(xié)同整合，核心的內(nèi)容就是要進行應用系統(tǒng)及數(shù)據(jù)集成，建立可以共享的統(tǒng)一數(shù)據(jù)管理結(jié)構(gòu)。建立一致的數(shù)據(jù)規(guī)格標準和建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)管理、應用規(guī)則，是實現(xiàn)應用系統(tǒng)和數(shù)據(jù)集成的主要途徑。如何建設與上述信息化環(huán)境配套的電子檔案的統(tǒng)一管理、共享利用的機制、模式，網(wǎng)絡環(huán)境下的檔案館如何構(gòu)建和運作，都是需要深入探討的問題。
3、信息資源戰(zhàn)略成為信息化核心內(nèi)容
2004年12月國家頒布了《關于加強信息資源開發(fā)利用工作的若干意見》，標志著我國的信息化步入了以開發(fā)利用信息資源為重心的發(fā)展階段，這既是信息化向其本源的回歸，也是我國信息化發(fā)展到一定程度的結(jié)果。
從國家層面來看，信息資源開發(fā)利用，就是借助于信息化手段，為提高政府公共服務能力、增強政府能力建設、推動和諧社會發(fā)展為目的，形成政府信息資源、社會信息資源綜合開發(fā)利用的局面，同時推動信息資源產(chǎn)業(yè)發(fā)展，促進我國經(jīng)濟社會的可持續(xù)發(fā)展。政務信息資源的開發(fā)利用緊緊圍繞政務公開、重大基礎信息庫和重點業(yè)務應用系統(tǒng)的建設進行。社會信息資源開發(fā)利用重點是強化農(nóng)業(yè)、科技、教育、衛(wèi)生、社會保障、檔案等領域的公益性開發(fā)和利用。同時，國家將研究制定鼓勵信息資源產(chǎn)業(yè)發(fā)展政策；健全信息資源市場監(jiān)管制度，完善網(wǎng)絡環(huán)境下的著作權保護，提高審批效率，擴大登記備案和事后監(jiān)督的范圍；研究制定政務信息資源社會化增值開發(fā)利用的財政政策和信息資產(chǎn)管理辦法；制定信息資源開發(fā)利用標準體系表，優(yōu)先制定并大力宣傳貫徹信息資源分類、共享、基礎編碼等國家標準；推進公共文獻基礎數(shù)據(jù)庫建設，積極開展社會化服務。③
從機構(gòu)層面，信息資源開發(fā)利用是信息資源服務于戰(zhàn)略決策、滿足客戶信息需求和提高業(yè)務管理信息提供水平的客觀發(fā)展需要。從信息化發(fā)展的進程上來講，信息系統(tǒng)總是由滿足業(yè)務處理、運行需要開始，信息資源的開發(fā)利用遵循著數(shù)據(jù)—信息—知識的過程。機構(gòu)層面的信息資源開發(fā)利用總是從系統(tǒng)集成、數(shù)據(jù)集成開始，在整合的數(shù)據(jù)倉庫基礎上進行數(shù)據(jù)的挖掘和滿足不同需要的數(shù)據(jù)應用。這實際上類似于我們傳統(tǒng)的檔案管理利用流程，應當把它納入到信息化條件下的檔案管理內(nèi)容范疇。
二、信息化條件下檔案管理的若干問題
信息化系統(tǒng)正在演化成為各類組織業(yè)務運行的基本方式，網(wǎng)絡平臺正逐漸成為政府機構(gòu)、企業(yè)信息運動的支撐平臺。對檔案管理活動而言，各類組織運行平臺的變化，給我們提出了很多基于數(shù)字化概念的新問題，這些問題需要我們?nèi)ド钊胨伎迹剿鞣闲畔⒒攸c的新思路和新方法。
1、電子文件長久保存和長期可用問題
人們把以數(shù)字化方式記錄的文件，統(tǒng)稱為電子文件。電子文件在性質(zhì)、形式上與紙質(zhì)文件的不同，無疑是檔案界最先感受到和最先關注的信息化帶來的變化和影響。由模擬方式轉(zhuǎn)變成數(shù)字化的記錄方式，主要的問題有三個：一是電子文件的長久保存問題，數(shù)字化信息復雜多樣的編碼格式、讀寫方法和載體材料，都給電子文件的長久保存帶來困難。二是電子文件的證據(jù)力和法律效力問題，這包含了對數(shù)字方式所記錄信息的真實性以及獲得、保持信息真實性方式方法的可行性、可信性問題。三是數(shù)字化信息與載體的依附關系問題，數(shù)字化信息的組織是通過編碼形式完成的，人們處理、傳輸、存儲和顯現(xiàn)數(shù)字化信息，要借助能處理這些編碼的信息技術設備間接完成，因此，數(shù)字化信息依賴于元數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)格式、軟件系統(tǒng)和硬件系統(tǒng)才能夠被處理、存儲和顯現(xiàn)。綜上所述，電子文件的復雜性、變化性、多樣性是過去紙張載體所沒有的。
歸納起來講，目前解決電子文件真實性、長久保存、長期可用的途徑主要有如下幾類方法：一是通過法規(guī)約束電子文件格式種類，如我國的《電子文件歸檔與管理規(guī)范》所選擇的管理方式，方法就是盡可能地選擇比較通用通行的少量幾種文件格式，通過降低電子文件格式種類繁復性，增加電子文件長期保存的可靠性、可控性。二是通過對電子文件存在的系統(tǒng)相關要素的規(guī)范設計和過程控制，以保證電子文件的真實性和可靠性，包括系統(tǒng)地記錄背景數(shù)據(jù)和規(guī)范、控制信息流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)等方式。三是提高載體材料壽命或?qū)﹄娮游募幚怼⒋鎯Α鬟f和應用所依賴的軟硬件環(huán)境進行備份的方式。四是分離數(shù)字信息的語義表示與格式表示，形成不依賴于特定的通用信息存在形式，不會出現(xiàn)因為數(shù)據(jù)格式及軟硬件環(huán)境的變遷而造成電子文件不可使用的情況，如以XML作為標識規(guī)范的方法，等等。
為了解決上述問題，國內(nèi)外都作了相當多的探討和嘗試。首先，各國都傾注力量，制定系統(tǒng)成套的和普遍適用于各類信息系統(tǒng)的電子文件管理需求規(guī)范和檔案系統(tǒng)標準，力求把問題解決在電子文件的形成階段，達到電子文件永久保存的目的。如澳大利亞的國家“數(shù)字化保管動議”，通過建立文件管理國家標準、文件管理元數(shù)據(jù)規(guī)范、文件系統(tǒng)設計與實施程序等標準規(guī)范，保障電子文件的長久保存。其次，從數(shù)字檔案的永久性入手，研究具有長久保存價值的數(shù)字檔案的系統(tǒng)化保存、保管方式，如美國國家檔案與文件署（NARA）于1998年開始，耗時6年時間對永久保存電子文件的可能性、保存技術、保存系統(tǒng)的功能需求進行了全面的論證和試驗⑤。第三，研究數(shù)字化適用載體在各種狀況下的長久保存問題，如荷蘭2000年啟動了“數(shù)字保存試驗”項目，針對政府常用的電子文件類型，進行了遷移、采用XML格式和仿真三種數(shù)字保護方法的試驗，評價各種方法的效果、局限性、費用及應用的可能性。第四，在我國，通常采用的方式是，檔案部門站在長久保存的立場，通過歸檔要求的約束，保障電子文件的可靠性，如《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》（GB/T17678.1-2-1999）、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894－2002）等，省市地方和行業(yè)主管機構(gòu)也制定了相關規(guī)范或標準，如建設部的《城建電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》。
2、多種類型數(shù)字化信息的檔案化問題
在電子文件數(shù)量快速增長的同時，其種類也日益豐富，包括文本文件、電子報表、電子郵件、圖形、圖像文件、視頻文件、網(wǎng)頁文件、數(shù)據(jù)庫文件等。數(shù)字化信息的復雜多樣，具有傳統(tǒng)紙質(zhì)文件所不具有的性質(zhì)，因此，這些數(shù)字化信息的檔案化在總體上處于隨機狀態(tài)，有些數(shù)據(jù)累計存儲在業(yè)務數(shù)據(jù)庫中，有些被定期銷毀，有些則被遷移到臨時載體上。如果不能建立系統(tǒng)型的管理規(guī)則，很可能造成不可挽回的損失。
導致數(shù)字化信息檔案化問題的原因歸納起來有以下幾種情況：
（1）與傳統(tǒng)文件運轉(zhuǎn)流程無關。長久以來，人們已經(jīng)形成了紙質(zhì)文件檔案化的系統(tǒng)化的方法體系，主要是依靠業(yè)務流程的自然發(fā)展進程，在業(yè)務流程終結(jié)時，把文件歸檔轉(zhuǎn)入檔案系統(tǒng)，以備今后工作查考。或者對文件的價值進行鑒定，判別文件對形成者的意義大小以及對社會的意義大小，在規(guī)定的時間階段，把分布在各個機構(gòu)的文件匯集到檔案館集中保存，以長久留存社會記憶，保障社會發(fā)展的延續(xù)性。久而久之，文件的檔案化形成了對業(yè)務運轉(zhuǎn)流程及其規(guī)則的依賴性，當數(shù)字化信息因不能納入一般的業(yè)務流程，或業(yè)務流程因信息化而發(fā)生變化時，將會導致電子文件在檔案化過程中范圍的缺失。比如，電子郵件系統(tǒng)已經(jīng)成為絕大多數(shù)政府或企業(yè)網(wǎng)絡系統(tǒng)的必備子系統(tǒng)，電子郵件也早已成為人們在進行工作交往時的基本工具，很多國家或組織也都制定了電子郵件的管理制度，但電子郵件的檔案化問題依然處于隨機管理狀態(tài)，主要原因就是電子郵件聯(lián)系方式的公私性質(zhì)不容易界定，不容易納入到正常的業(yè)務運轉(zhuǎn)流程之中。
（2）非文本型數(shù)據(jù)。在紙質(zhì)檔案管理時期，由于非文本型數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)單元不能完整地表達一個事項，數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、信息組織方式與文本方式不同，并且很多結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)經(jīng)常處在變動之中，無法納入到文本文件的管理體系，往往不進行檔案化處理。信息化的發(fā)展，使得電子文件的數(shù)量與日俱增，但檔案機構(gòu)往往比較注重對文本型電子文件的歸檔和收集，對非文本型數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)、多媒體數(shù)據(jù)的歸檔重視不夠，也沒有切實可行的檔案化措施。而且，檔案界還存在著一個概念誤區(qū)，認為數(shù)據(jù)庫文件本來就有自身的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，并且處在存儲狀態(tài)，沒有必要再轉(zhuǎn)化為所謂的檔案文件。目前，大部分關系型數(shù)據(jù)庫，都是作為支持業(yè)務流程的存儲機制來建設的，從性質(zhì)上來講，可以認為是“暫存數(shù)據(jù)”，而且，這些數(shù)據(jù)往往是隨著業(yè)務過程的變化而不斷更新變化的，在結(jié)構(gòu)上又是連續(xù)性的，往往不能按事項分塊，不能按傳統(tǒng)檔案管理方式管理。但是，這些數(shù)據(jù)往往是一個業(yè)務系統(tǒng)的核心資源，
支撐著一個機構(gòu)的業(yè)務運行，絕大多數(shù)具備檔案價值，如果不盡快建立有效的檔案管理制度，可能會造成比較嚴重的損失。目前，有注意到非文本型數(shù)據(jù)歸檔的機構(gòu)，往往采用簡單拷貝、累加存儲的方式，或者以備災數(shù)據(jù)庫的方式同構(gòu)備份數(shù)據(jù)。這些方式可能不能真正解決數(shù)量巨大的非文本數(shù)據(jù)檔案化問題。
（3）網(wǎng)頁類型文件。互聯(lián)網(wǎng)的普及，使數(shù)量巨大的Web文件存在于流動的網(wǎng)絡信息海洋之中。我國的各類機構(gòu)為了與外部環(huán)境的聯(lián)系與溝通，建設屬于機構(gòu)自己的網(wǎng)站的比率很高。據(jù)國務院信息化工作辦公室的資料顯示，到2005年底，我國政府域名（）注冊量達到23752個，政府網(wǎng)站達到11995個，縣級以上門戶網(wǎng)站擁有率達到81.1%，其中部委、省級、地級和縣級政府網(wǎng)站的擁有率分別為96.1%、90.3%、94.9%和77.7%。⑥但由于網(wǎng)頁文件的內(nèi)容重復率高，數(shù)量巨大，各類機構(gòu)往往都不作檔案化處置。這種情況是否存在檔案缺失的漏洞，也是值得深入研究的。
3、雙軌制與雙套制問題
隨著信息化的深入發(fā)展，各類機構(gòu)的信息系統(tǒng)覆蓋率不斷提高，意味著文件的處理、運行過程的雙軌制越來越趨向于單軌制，這是一個必然的趨勢。但是，在人們的檔案思維中，依然存在著對紙質(zhì)檔案的心理依賴，充滿了對電子文件的不確信感。這種情形也體現(xiàn)在國家及行業(yè)已經(jīng)頒布的電子文件管理的相關國家標準、行業(yè)標準中，規(guī)定對于具有長久保存價值的文件，要電子、紙質(zhì)形式雙套保存。
造成雙套制比較普遍的原因，從根本上講是檔案思維還停留在紙質(zhì)文件時代，對電子文件及其存在的技術環(huán)境還不熟悉、不確信，對電子文件是否能夠長久保存及長期可用缺乏認知。其次，是國家的檔案行政機構(gòu)缺乏檔案無紙化戰(zhàn)略規(guī)劃、制度設計和系統(tǒng)規(guī)范，使得對紙質(zhì)文件依賴成為制度性的選擇。包括我國在內(nèi)的很多國家，都相繼頒布了《電子簽名法》或相關法律，力求通過法律的形式，確認數(shù)字化信息在社會交往和經(jīng)濟活動中的法律地位及其具有憑證性的條件。《電子簽名法》的意義在于通過法律確定了電子數(shù)據(jù)可以作為法律憑證，使電子文件具有了與紙質(zhì)文件同等的證據(jù)作用。一般來講，《電子簽名法》主要是規(guī)范電子文件的技術條件和應用背景，以保證電子文件在交互過程中的真實性是可確認的，是可以作為證據(jù)使用的，但并沒有解決電子文件的長久保存問題。而這方面的規(guī)范有賴于檔案管理機構(gòu)來解決。
雙套制的另一種情形，是國內(nèi)的各級各類檔案館大量地將紙質(zhì)檔案拷貝成電子檔案。為使檔案館蘊藏的豐富檔案信息資源能夠提供網(wǎng)絡應用，根據(jù)檔案利用需求有選擇地提供目錄定位服務以及部分檔案的原件服務是必要的。如果盲目地無限度地進行檔案的電子化，以此作為數(shù)字檔案館建設的成就標志，只能造成巨大的資源浪費。
可以想像，不解決雙套制的問題，是無法推動信息化發(fā)展的。信息化發(fā)達國家在信息化進程中都強調(diào)“無紙化”作為信息化的戰(zhàn)略目標來積極推動，可見它對信息化發(fā)展的重要意義。
雙套制或無紙化的解決方案，一定不是單純的技術解決方案，而應該是制度化方案。這個制度化的解決方案，依賴于我國信息化的發(fā)展程度，取決于信息系統(tǒng)的業(yè)務覆蓋率，特別是網(wǎng)絡應用的覆蓋率。在此基礎上要形成無紙化的全面管理制度，可能包括兩個層面：檔案館層面的和機構(gòu)層面的。檔案館層面要解決電子文件永久保存的技術條件（載體的可靠性、信息對格式的非依賴性）、文件真實性的制度和管理系統(tǒng)保障規(guī)范、電子文件應用的規(guī)范。對機構(gòu)層面，檔案及檔案管理系統(tǒng)提供憑證性、證據(jù)性文件的系統(tǒng)認證標準、規(guī)范，第三方認證機構(gòu)的建設等。
4、電子文件運動規(guī)律與檔案管理模式選擇
近年來，關于“文件生命周期理論”和“文件連續(xù)體理論”的爭論十分引人關注。信息化徹底改變了各類社會活動的時空關系和運行模式，人們需要基于新的社會運行方式，建立新的信息思維，尋找信息運動新規(guī)律，以求在準確揭示信息運動規(guī)律的基礎上，更好地進行管理。這是這場爭論的意義所在。
“文件生命周期理論”與“文件連續(xù)體理論”的實質(zhì)，是如何看待文件運動的統(tǒng)一性和管理一致性問題。“文件生命周期理論”強調(diào)在文件的不同運動階段有著不同的運動特性，強調(diào)在不同的階段實施不同的管理措施。而“文件連續(xù)體理論”認為文件運動是一個整體，文件運動有著不同的功能軸，文件運動每一個時點，都可能包含一個或多個功能價值取向，因此，管理上不必劃分文件與檔案的階段性。從弗蘭克·厄普沃德對文件連續(xù)體模式的四項基本原則看：第一，文件價值的持續(xù)性與文件檔案化。主要強調(diào)的是文件、檔案的整體觀，這與我國普遍認知的“文件管理與檔案管理一體化”的觀念是相類似的⑦，是“從文件形成到文件作為檔案保存和利用的管理全過程中連貫一致的管理方式”。第二，文件聯(lián)系以邏輯聯(lián)系為主。這是傳統(tǒng)檔案學的基本原則，檔案的分類、主題方法都是按邏輯組織文件的方法，即使是網(wǎng)絡化條件下，文件分處不同的物理位置，也應堅持這種方法。第三，文件管理制度納入業(yè)務活動目標與過程。它強調(diào)的是要把文件管理職能制度化地納入業(yè)務系統(tǒng)中，應該說“納入”概念在檔案界也并不是新概念。第四，檔案學是隨著組織知識的背景條件變化而變化⑧。這是關于檔案學理論隨著社會發(fā)展環(huán)境變化的思想，是任何理論都應該具有的素質(zhì)。歸納起來講，文件連續(xù)體理論強調(diào)的是文件與檔案是一個整體，不必區(qū)別管理，而且從形成階段就應予以制度化的干預。顯然，這一核心思想存在著理論臆斷性。文件的形成是為業(yè)務運轉(zhuǎn)服務的，其首要目的和價值是業(yè)務的有效運轉(zhuǎn)，如果按照文件的歷史價值進行文件系統(tǒng)設計，其結(jié)果不僅會削弱文件的真實性、客觀性，而且可能導致業(yè)務系統(tǒng)效率的極大降低。信息化發(fā)展的進程已經(jīng)證實，無論是政府或是企業(yè)的系統(tǒng)，隨著時間的推移都面臨著系統(tǒng)數(shù)據(jù)檔案化的問題，在業(yè)務系統(tǒng)中建設數(shù)據(jù)檔案庫，或者是不經(jīng)檔案價值鑒定，簡單地直接地遷移業(yè)務系統(tǒng)數(shù)據(jù)到檔案庫，其信息質(zhì)量根本無法保證。況且，由機構(gòu)檔案室到檔案館的過程，也絕不能是簡單的遷移過程。
作為我國的檔案工作者，在學習國外的理論經(jīng)驗時，不能采取簡單的“取代”或“覆蓋”等方法，而應該是在考察各種理論的基本背景的前提下，積極汲取各種觀點中的有益成分，構(gòu)建適合我國的檔案管理可行模式。
網(wǎng)絡技術的發(fā)展極大地促進了業(yè)務系統(tǒng)的連續(xù)性、關聯(lián)性，如果不在制度上和文件管理要素上對業(yè)務系統(tǒng)提出要求，比如提出元數(shù)據(jù)要求，就可能使業(yè)務系統(tǒng)自然生成的電子文件無法長久保存。所以，文件連續(xù)體理論提出的整體系統(tǒng)思想是非常值得借鑒的。我國的電子文件管理中提出的全程管理、前端控制思想，就是對這種理論的合理詮釋。但是，檔案有檔案的價值取向，對電子文件的管理要素的控制，不能取代對檔案價值的判斷和對文件的取舍。特別是在信息膨脹的時代，這一點尤為重要。目前，我國很多地方正在積極建設網(wǎng)絡文件中心。這種熱潮的基本出發(fā)點是，對分布在各個機構(gòu)的業(yè)務活動中的電子文件進行集中管理，有的采取集中存儲、集中利用的模式，有的采用備份中心的模式，有的采用存儲目錄、邏輯歸檔的模式。網(wǎng)絡建立的廣泛聯(lián)系，為各種模式都提供了支持條件。無論是物理集中，還是邏輯集中，電子文件中心都不能以文件的集中取代文件的檔案化過程。否則，隨著時間的推移，就會出現(xiàn)電子文件的大量堆積的局面。無論采用何種理論模式作為指導，在電子文件運動整體環(huán)節(jié)中都不能取消“檔案化”的環(huán)節(jié)。在信息爆炸的時代，這一點尤為重要。
注釋：
①北京市信息化領導小組辦公室：《北京市“十一五”電子政務規(guī)劃研究報告》。
②北京市信息化領導小組辦公室：《北京市“十一五”國民經(jīng)濟與社會信息化發(fā)展規(guī)劃》。
③⑥《2006年中國信息化發(fā)展報告》。
④。
⑤archives.gov/。
一、數(shù)字化檔案管理的優(yōu)勢
（一）提高經(jīng)濟效益，減少資源浪費，過去一直使用增加辦公人員和辦公經(jīng)費的方法，致使管理成本大幅上漲。而數(shù)字化管理檔案使以往傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息轉(zhuǎn)為機讀檔案，不僅節(jié)省了人力物力等保管費用，更節(jié)省了占地空間，而且查閱起來更方便快捷，從而避免了反復復印資料而造成的紙張和人員以及時間的浪費。（二）提高辦公效率，信息及時準確，數(shù)字化檔案管理使資料能及時歸檔，并盡快提供利用。以人事部門為例，干部的任用提拔都需要詳細準確的檔案信息資料，然而檔案數(shù)字化管理便可提供詳細、即時準確的數(shù)據(jù)信息，為領導決策提供服務。與此同時，數(shù)字化檔案管理使查詢資料變得非常簡單，真正讓檔案管理人員做到輕輕松松掌握所有資料。（三）具有較強的時效性，周期短，效率高。檔案的整理、管理是一項較為浩大的工程，按照以往傳統(tǒng)的方法，不僅機需要很長的時間，而且需要大量的人力、物力、財力。而數(shù)字化檔案采用新的手段和方法，應用新技術手段，通過網(wǎng)絡采集等手段減少中間環(huán)節(jié)，大大降低了勞動強度，縮短了檔案整理周期，提高了工作效率。（四）增強檔案原件的保護，減少不必要的損壞，紙質(zhì)資料反復利用將會造成不同程度的損傷。將紙制檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化電子檔案后，檔案的使用更加安全。由其對歷史久遠的檔案材料，數(shù)字化處理后無疑是更好的保護了它的完整性。另外，通過檔案的數(shù)字化處理后，防止了部分紙質(zhì)檔案篡改的行為。（五）檔案數(shù)字化更加方便部門之間的溝通聯(lián)系。檔案數(shù)字化在資源整合過程中有特定的標準，依托互聯(lián)網(wǎng)平臺，不同部門的檔案有時候可以共享，便于及時、大量收集資料，使檔案資料更加完整，有效避免遺漏現(xiàn)象。檔案利用過程還可以不經(jīng)過現(xiàn)場通過有關網(wǎng)絡就能進行直接的查詢借閱。在檔案數(shù)字化模式下，部門之間可以十分便利的溝通。
二、數(shù)字化檔案管理的意義
（一）信息時展的必然需求。長期以來，由于種種客觀原因，計算機技術在檔案工作中沒有發(fā)揮其應有的作用，檔案利用需求與檔案所能提供的檔案信息、利用方式之間的矛盾遲遲難以解決，造成檔案管理的信息化遠遠落后于社會信息化的發(fā)展。隨著信息時代的飛速發(fā)展，檔案管理的數(shù)字化已經(jīng)成為加快我國信息化步伐和發(fā)展檔案事業(yè)的需要。如果還不重視檔案數(shù)字化的建設，不能在網(wǎng)絡上有效地傳遞利用檔案信息資源，就無法進入信息時代的快車道，最終將會被高速發(fā)展的信息社會所淘汰。（二）加強科學研究、普及科教知識、服務社會。數(shù)字化檔案管理為利用者提供了詳時、準確、系統(tǒng)、全面且具有權威性和參考價值的檔案信息，它不僅能夠滿足科學研究，大型復雜課題所需資料，一般工作需要，而且可以滿足社會大眾家庭教育等需求，在落實科教興國科學發(fā)展等方面可以充分發(fā)揮數(shù)字化檔案的作用。（三）改善檔案管理工作，提升檔案工作社會地位。數(shù)字化檔案管理的發(fā)展將促進與之相關的計算機技術、通訊技術、網(wǎng)絡技術和多媒體技術等高新技術在檔案領域中的廣泛應用，從而促進檔案管理理論、檔案管理技術和檔案管理水平的變革，最大程度地實現(xiàn)檔案信息資源的有效利用和共享，發(fā)揮檔案信息的增值作用，提升檔案工作在信息化社會中的地位和作用，從而實現(xiàn)檔案事業(yè)的跨越式發(fā)展。檔案管理的數(shù)字化是順應潮流、適應時展的新舉措、新要求。切實把數(shù)字化建設作為實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的關鍵，加快檔案數(shù)字化建設步伐，加強檔案的規(guī)范化管理，提高管理水平、提高效率，增強檔案服務水平。用信息技術來提升科學管理水平，為檔案管理提供高效率的全面服務。
作者:徐巍單位:吉林省通化市國土資源局
縱觀各地城建檔案數(shù)字化工作,其應用體系、標準規(guī)范、人才隊伍基本都已解決,但各區(qū)域、各地市發(fā)展很不平衡,愈是經(jīng)濟發(fā)達地區(qū),數(shù)字化工作越快,省會城市、中心城市較一般城市發(fā)展快。有些地市仍處于起步階段,有些城市正進入數(shù)字化的瓶頸期,停滯不前。究其原因有三點:
1、重視程度不高
各級領導對城建檔案工作重視還普遍不夠,認為這是軟指標、常規(guī)性的工作,在規(guī)劃、建設系統(tǒng)排位最后,只要應付過去就行了,遠遠比不上對質(zhì)檢、安監(jiān)、墻改、勘測、規(guī)劃設計、勞務市場等部門的重視;有些城建檔案館工作成績效果不明顯,自身底氣不足,處于得過且過的地步。
2、檔案數(shù)字化建設資金投入不足
各地城建檔案館普遍存在專項資金不足的情況。城建檔案是公益事業(yè),主要靠國家財政撥款。實行檔案數(shù)字化必須具備一定先進的硬件設備、應用軟件和掃描經(jīng)費,沒有充足的資金支持,這項工作很難做下去。取得財政的最大支持,是城建檔案數(shù)字化首要的工作。
3、數(shù)字化掃描爭議較多
首先,是全部掃描和部分掃描之爭,將檔案全部數(shù)字化掃描,從理論上來說是理想的方式,需較大的財力做后盾,對建設科技強館很有幫助,如,南寧館。如果從降低成本來考慮,符合當?shù)亟?jīng)濟實際,選擇部分掃描,不失為解決資金緊張的一種好的舉措。其次,是檔案館自己掃描與外包掃描之爭。對于外包掃描,鑒于城建檔案的安全性,可在檔案館內(nèi)進行,可以使用城建檔案館設備,也可以自行攜帶設備。如果檔案館選擇自己掃描,從檔案館人員力量、工作時間、設備情況來考量,掃描工作會時斷時續(xù),影響到數(shù)字化的進程。
二、檔案數(shù)字化突破瓶頸的舉措
1、軟件支持
城翻魏體通字信息資源的生產(chǎn)、加工、存儲、檢索、傳遞、保護、利用、歸檔、剔除等全過程。各地軟件結(jié)合自身特點形式多樣,或采購,或聯(lián)合開發(fā),或在賄軟件基礎上修改。軟件要體現(xiàn)先進性,滿足于科學研究,滿足于電子檔案、紙質(zhì)檔案、聲像檔案三位-?體的管理。軟件不但可對歷史存檔檔案進行數(shù)字化加工,還要推動新增城建檔案的數(shù)字化工作。在接受紙質(zhì)檔案的同時,須接收統(tǒng)一規(guī)定格式類型的數(shù)字(電子、聲像)檔案。軟件還要方便批量導入、修改等諸多工作。
2、爭取政策支持
省級建設行政管理部門要積極為城建檔案數(shù)字化掃描資金出臺政策,對各市“數(shù)字化”要有具體的進度要求、資金要求。要出臺具體文件,保證此項工作有據(jù)可依。市、縣(區(qū))城建檔案館要和財政部門經(jīng)常溝通,要設置專項資金,專門用于數(shù)字化掃描。
3、新老劃分
本著努力解決庫存檔案、不增加電子檔案新的“欠賬”的原則,合理及時劃定時間節(jié)點,確定面向建設單位建設工程電子檔案接收開始時間。以石家莊為例,出臺了《石家莊市建設局關于加強建設工程電子檔案、聲像檔案歸檔與管理工作的通知》,并經(jīng)市法制辦備案。自2012年8月1日起,所有竣工的建設工程,均要移交電子檔案。在此時間節(jié)點以前,由財政負擔,解決歷史檔案的掃描問題。
4、合理解決歷史檔案的數(shù)字化
對庫存檔案掃描要制定合理的數(shù)字化方案,確定數(shù)字化的范圍,量力而行,根據(jù)資金和人力情況合理安排,并同時做好歷史檔案的修復工作。石家莊城建檔案館歷史檔案的數(shù)字化掃描,以地下工程、地下管線、市政道路、沿街建筑、城市規(guī)劃、大型公建以及大型住宅小區(qū)等檔案為主。通過財政招標選定掃描隊伍,以清包方式進行,效果較好。如果財力應允,最好城建檔案全部掃描,方便查詢利用。
三、數(shù)字化工作長期生存下去的根本保證
城建檔案信息化建設,是一項恒久的課題,是社會信息化發(fā)展的必然,城建檔案數(shù)字化的生命力在于為經(jīng)濟、社會和城市建設提供更加優(yōu)質(zhì)高效的服務。
1、要和建設智慧城市相結(jié)合
智慧城市建設已初見成效,城建檔案館要積極參與進來,發(fā)揮檔案資源優(yōu)勢,提供小區(qū)住宅、公共建筑、市政基礎設施的建筑體量、建筑位置、建筑作用等基本地理信息,為百姓出行游玩提供方便。同時,城建檔案館服務水平也能得到升華,以真正讓群眾在利用檔案中受益,實現(xiàn)檔案價值。
2、要和城市地下管線建設相結(jié)合
地下管線是城市極為重要的基礎設施,是城市生存與發(fā)展的重要載體,是保證社會經(jīng)濟和人民生活順利進行的基本條件。國務院辦公廳《關于加強城市地下管線建設管理的指導意見》,明確指出建立地下綜合信息管理系統(tǒng),大多“地市”將這一職能設在城建檔案館,城建檔案館的作用在進一步加強。城建檔案館收集地下管線檔案的突破,在于其電子檔案的收集。專業(yè)部門在紙質(zhì)檔案繳納困難時,必須要先行繳納電子檔案。地下管線數(shù)字化要適時更新,密切配合、資源共享。
3、要和城市規(guī)劃相結(jié)合
城建檔案與城市規(guī)劃息息相關,城建檔案數(shù)字化不單單局限于自身掃描,要建設數(shù)據(jù)庫,要對數(shù)據(jù)進行科學研究。以建設項目為主題,集成規(guī)劃管理數(shù)據(jù)庫、城建檔案數(shù)據(jù)庫,實現(xiàn)兩者的良好性互動,實現(xiàn)規(guī)劃信息與城建檔案信息的相互操作、相互利用和相互借鑒,可為城市規(guī)劃決策提供信息參考,為規(guī)劃審批提供信息保障。
4、要和城建檔案法規(guī)建設相結(jié)合
(一)老照片檔案的數(shù)字化利于通過現(xiàn)代技術快速利用。首先，隨著人們文化需求的不斷提升，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法滿足時展的要求，必須利用現(xiàn)代網(wǎng)絡技術創(chuàng)新檔案服務模式，照片檔案數(shù)字化對擴大照片檔案的利用范圍和提高其利用率，起著非常重要的作用，數(shù)碼照片能夠不斷地復制利用，大大實現(xiàn)其信息資源的共享。其次，數(shù)字化后的照片檔案能夠方便快速地提供利用，改變了過去照片檔案的查找從依靠人腦手工單一途徑檢索的傳統(tǒng)檔案管理模式，跨越到依靠電子技術進行全方位、深層次檢索的數(shù)據(jù)管理模式。
(二)對老照片進行數(shù)字化處理，有利于老照片的保護。為了更好地保護檔案，檔案部門不斷改善庫房條件，并采取各種措施保護保管珍貴檔案。但隨著時間的推移，照片這種特殊形式的檔案，其自然老化、發(fā)黃、褪色、霉變等時有發(fā)生。所以，單靠改善保管環(huán)境以延長它的自然壽命效果有限，對其進行數(shù)字掃描后，利用數(shù)碼照片替代原始照片的使用，減少了紙質(zhì)照片檔案的使用次數(shù)，延長了原照片檔案的壽命，維護了照片檔案的安全和完整，有利于對老照片珍貴原件的保護。
(三)對老照片進行數(shù)字化處理，有利于老照片的保管。數(shù)字化后的照片直接貯存在光盤、磁盤等介質(zhì)中，占用空間小，一張薄薄的光盤能夠保存上百張照片檔案數(shù)據(jù)，解決了日益增長的檔案入庫帶來的庫房面積不斷擴張的壓力。數(shù)字化后的照片檔案查找便利，有利于保管。數(shù)碼照片無限復制的特點讓照片檔案永葆青春，保存千秋萬代。
二、對老照片檔案進行數(shù)字化翻拍或掃描
對庫存老照片按年度形成順序逐冊逐張地進行掃描或翻拍，為了保護老照片，操作員最好戴上棉質(zhì)手套，以避免指紋、汗紋留在照片上造成污染，并注意輕拿輕放。用數(shù)碼相機拍攝速度快，但質(zhì)量難以保證，翻拍后需要再次進行修整，利用掃描儀掃描照片速度慢，但掃描后的照片一般不需要進行二次加工，掃描類型采用jpg格式、分辨率為300dpi即可，掃描后的照片要及時回歸原位。產(chǎn)生的數(shù)碼照片要及時編寫電子照片的檔號及文字說明。數(shù)字化后的照片編號與實物照片保持對應。
三、老照片檔案數(shù)字化管理后的修復
老照片由于年代久遠，難免有部分老照片出現(xiàn)褪色、發(fā)黃、霉變現(xiàn)象，對具有極其重要意義的老照片，利用現(xiàn)代科技手段進行復制、修復。如某醫(yī)院從老職工手中征集到一張拍攝于上世紀60年代初的建院元老合影照片，原照片因為沒有得到妥善保管已經(jīng)被損壞，還沾染了污漬，圖像變得模糊不清，經(jīng)過技術人員的仔細加工、復原、電子化處理，得到一張非常珍貴的醫(yī)院建院元老合影照。所以，對老照片在保持原貌的基礎上進行修復的過程，也是對老照片的一種拯救過程，修復好的數(shù)碼老照片更美觀、更實用、永葆青春。
四、照片檔案的貯存
數(shù)字化后的老照片除在電腦上保存便于利用外，還應該利用其它介質(zhì)脫機保存并定期檢查以保障數(shù)碼照片的安全。數(shù)碼照片載體的保管參照電子文件的管理規(guī)定，要保證數(shù)碼照片信息的原始性、真實性，一般采用只讀光盤進行貯存，以防修改。數(shù)碼照片光盤應該刻錄一式三份，一份供查閱利用，一份封存保管，一份異地保存。對于醫(yī)院這種單位，形成的照片數(shù)量不多，數(shù)碼照片的保存一年刻錄一張光盤即可，刻錄好的數(shù)據(jù)光盤盒裝后在盒上標明相關信息，如數(shù)碼照片的起止檔號、對應的紙質(zhì)照片的冊號、貯存格式類型等。所有光盤應存放在防滋柜中，庫房溫度控制在17℃~20℃，相對濕度控制在35℃~45℃。數(shù)碼照片的光盤一般每四年轉(zhuǎn)存一次，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施，確保數(shù)碼照片檔案的萬無一失。
五、老照片檔案數(shù)字化管理后的利用
(一)利用老照片檔案建立院史教育的基地。許多醫(yī)院為了弘揚歷史文化，建立院史館，作為職工院史教育基地。數(shù)碼照片可反復利用的特點為院史館的建立提供了便利，醫(yī)院老前輩艱苦創(chuàng)業(yè)時期留下的老照片，通過院史館展出，讓醫(yī)院歷史文化大放光彩，員工深受教育，自然產(chǎn)生對前輩們創(chuàng)業(yè)精神的敬仰和對當前新生活的珍惜；對外來的賓客來說，院史館展現(xiàn)了醫(yī)院發(fā)展的光輝歷程和源遠流長的深厚歷史文化給他們留下深刻印象，老照片的應用讓院史館聚歷史性、藝術性、文化性為一體，令每個參觀者都感到是一種精神的洗禮。
(二)通過OA網(wǎng)利用和公布老照片檔案。數(shù)字化后的老照片為信息化利用創(chuàng)造了條件，通過OA系統(tǒng)或電話，利用者隨時發(fā)出利用信息需求，檔案管理者根據(jù)要求快速查找并通過OA網(wǎng)傳送電子照片，讓利用者足不出戶便捷快速地利用照片檔案，促進了利用者和檔案員的溝通與互動。定期在醫(yī)院網(wǎng)站上公開部分老照片檔案，舉辦電子照片展覽，利用圖片獨特的視覺魅力吸引職工及患者了解醫(yī)院，加強溝通，達到宣傳醫(yī)院文化、提升醫(yī)院形象的效果。
(三)通過出版照片圖集及宣傳櫥窗展示老照片檔案。將數(shù)字化后老照片中某些典型事件和有代表意義的圖片組合起來出版專題系列圖片集，配以文字說明及照片專題背景，用圖片陳述院史。還可以利用宣傳櫥窗展出老照片檔案，以加大其傳播力度，達到宣傳教育和引導作用，提升醫(yī)院的品牌形象和醫(yī)院的美譽度。
關鍵詞：農(nóng)業(yè)科研檔案；數(shù)字化管理；策略
農(nóng)業(yè)作為我國國民產(chǎn)業(yè)中的基礎性工程，在推動社會經(jīng)濟發(fā)展、提高人民生活水平等方面具有重要的促進作用。農(nóng)業(yè)科研檔案數(shù)字化，顧名思義，是以現(xiàn)代網(wǎng)絡技術、現(xiàn)代數(shù)字技術為基礎，對農(nóng)業(yè)科研檔案的各項資源進行優(yōu)化配置，借助網(wǎng)絡化的形式實現(xiàn)各環(huán)節(jié)之間的科學聯(lián)系，進而形成良性運作的農(nóng)業(yè)科研檔案信息庫，以供相關農(nóng)業(yè)科研人員進行資料查詢和信息檢索。而農(nóng)業(yè)科研則是推動農(nóng)業(yè)事業(yè)長遠發(fā)展的助推劑，注重對農(nóng)業(yè)科研檔案的科學管理對農(nóng)業(yè)科研事業(yè)的發(fā)展有重要的引導與推動作用，更為良好地保存農(nóng)業(yè)科研成果，為我國社會主義現(xiàn)代化事業(yè)的發(fā)展做出重要貢獻。
1加強農(nóng)業(yè)科研檔案數(shù)字化管理的價值
1.1提升管理效率
農(nóng)業(yè)科研檔案工作以農(nóng)業(yè)服務為宗旨，加強農(nóng)業(yè)科研檔案數(shù)字化管理，把不同載體的農(nóng)業(yè)科研檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的信息，以數(shù)字化的形式存儲，以網(wǎng)絡化的形式互相鏈接，利用計算機進行管理，形成一個有序的信息庫，有利于提高農(nóng)業(yè)科研檔案管理的水平和效率，極大程度上節(jié)約了農(nóng)業(yè)科研檔案的人力投入和成本投入，實現(xiàn)資源共享與傳承，切實有效地滿足科研人員的檔案查詢、借鑒與存檔，對農(nóng)業(yè)科研檔案管理的各項資源進行高效配置，優(yōu)化農(nóng)業(yè)科研檔案管理結(jié)構(gòu)，以便更好地為相關科研人員所服務。
1.2保持檔案完整性
加強農(nóng)業(yè)科研檔案數(shù)字化管理，有利于保持檔案完整性，防治檔案丟失現(xiàn)象的發(fā)生。農(nóng)業(yè)科研檔案管理是在農(nóng)業(yè)科研研究工作基礎上逐步完善的，傳統(tǒng)的農(nóng)業(yè)科研檔案管理以紙質(zhì)管理為主要方式，但是因我國農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作起步較早，傳統(tǒng)紙質(zhì)化的農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作極易發(fā)生變質(zhì)，特別是在每一次查閱過程中均會發(fā)生不同程度的損耗，這對農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作的穩(wěn)定發(fā)展極為不利。對此，以數(shù)字化為主要途徑開展農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作，能夠在一定程度上減少對科研檔案的損壞，實現(xiàn)由紙質(zhì)資源到數(shù)字化資源的系統(tǒng)轉(zhuǎn)換，為農(nóng)業(yè)科研檔案信息數(shù)據(jù)庫的建立奠定基礎。
2加強農(nóng)業(yè)科研檔案數(shù)字化管理的策略
2.1建立健全農(nóng)業(yè)科研檔案數(shù)字化管理制度
要建立健全農(nóng)業(yè)科研檔案數(shù)字化管理制度，為農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作的順利開展和科學進行提供良好的外部框架，從而更好地制定與之相對應的數(shù)字化管理方案，不斷提高農(nóng)業(yè)科研檔案數(shù)字化管理的實效性。農(nóng)業(yè)科研單位要根據(jù)自身發(fā)展的實際情況，制定行之有效的檔案數(shù)字化管理制度，保證各項管理制度符合我國相關的法律法規(guī)，引導其朝著規(guī)范化、科學化和制度化的方向發(fā)展。相關管理人員還要不斷強化自身的管理意識，樹立正確的管理理念，保證各項制度內(nèi)容的貫徹與落實，強化檔案管理工作的保密程度。
2.2加強農(nóng)業(yè)科研檔案數(shù)字化管理基礎設施建設
要加強農(nóng)業(yè)科研檔案數(shù)字化管理基礎設施建設，為農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作的長遠發(fā)展奠定重要的硬件基礎，確定技術路線、技術結(jié)構(gòu)及基礎平臺功能，并做好相關的安全保障措施。不斷增強農(nóng)科科研檔案管理工作的現(xiàn)代化含量和技術化含量，從根本上提高農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作的水平和質(zhì)量。相關工作人員要在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的基礎上，以計算機錄入的方式對農(nóng)業(yè)科研檔案的各項內(nèi)容進行科學配置，相關人員要對農(nóng)業(yè)科研檔案數(shù)字化管理的各項設備進行更換，結(jié)合當前時展的現(xiàn)實情況充分發(fā)揮現(xiàn)代科學設備在檔案管理中的重要作用。要建立農(nóng)業(yè)科研檔案管理的數(shù)字化平臺，連接農(nóng)業(yè)科研單位的內(nèi)部系統(tǒng)，將檔案的形成、整理、傳輸和歸檔等內(nèi)容放置于同一個系統(tǒng)平臺之中，實現(xiàn)各模塊之間檔案資源的共享互惠。
2.3構(gòu)建一批高素質(zhì)的農(nóng)業(yè)科研檔案管理隊伍
一、方志館檔案數(shù)字化管理的重要性
檔案作為一種原生態(tài)信息資源，其重要性正日益顯現(xiàn)出來，憑借信息技術為檔案利用工作服務，為社會各界服務，是我國檔案事業(yè)發(fā)展的必由之路。方志館檔案已經(jīng)推行辦公自動化系統(tǒng)，檔案管理引進了數(shù)字化建設，但對電子文件管理的意識比較薄弱，利用率不高，從而造成檔案資源的閑置和浪費。部分仍采用傳統(tǒng)的檔案管理模式，從業(yè)人員的專業(yè)技能跟不上信息化發(fā)展的需要，是各部門普遍存在的問題。因此，應盡快找到傳統(tǒng)模式與先進技術的結(jié)合點，逐步展開數(shù)字化檔案管理建設，實現(xiàn)資源共享。同時要加強檔案干部隊伍建設，提高工作效率，增強檔案業(yè)務部門的服務水平，更好地發(fā)揮方志館檔案的社會功能。
二、方志館檔案數(shù)字化管理的基本特征
方志館檔案數(shù)字化工作是在傳統(tǒng)管理基礎上，引進新科技、加入創(chuàng)新，使之成為順應時展、滿足社會需要的新型檔案管理模式。數(shù)字化檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理最大的一個不同點是儲存媒介的變化，傳統(tǒng)檔案管理主要以紙質(zhì)為媒介，對檔案信息進行收集、整理、歸檔等，工作量大而繁雜，容易出現(xiàn)差錯。利用計算機對檔案信息進行數(shù)字化儲存和管理，能夠節(jié)省空間和人力。通過局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)等計算機檢索、閱讀電子檔案，為檔案信息利用提供了新的方式。傳統(tǒng)的檔案管理，在遠程傳遞檔案信息方面存在諸多不足，如易泄露和丟失等。而方志館檔案實現(xiàn)信息化管理后，便可利用網(wǎng)絡隨時隨地檢索、查閱檔案信息和傳輸信息，實現(xiàn)了方志館館藏檔案信息資源的共享。
三、方志館檔案數(shù)字化管理的措施
1.科學規(guī)劃。隨著計算機技術、掃描技術、OCR技術、數(shù)字采集技術（錄音、錄像、照相）、數(shù)據(jù)庫技術、多媒體技術、信息存儲技術的不斷發(fā)展和完善，檔案數(shù)字化管理也在不斷的發(fā)展進步，把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲，網(wǎng)絡化的形式互相連接，以計算機為網(wǎng)絡終端，互聯(lián)網(wǎng)、局域網(wǎng)為平臺，能夠突破時間和空間的局限，實現(xiàn)方志館檔案信息資源共享。所以，方志館檔案數(shù)字化管理應本著從實際情況出發(fā)，科學制定合理規(guī)劃，對傳統(tǒng)檔案信息進行數(shù)字化，將重要檔案信息及時進行數(shù)字化歸檔入庫。同時，要充分利用計算機及專業(yè)人員的優(yōu)勢，在保障檔案信息完整性和安全性的基礎上，保證檔案數(shù)字化信息體系的完整性和健全性。2.安全保障。安全體系建設是檔案管理的重要環(huán)節(jié)，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字檔案后，能夠增強檔案保管的安全性，但也應借鑒紙質(zhì)檔案管理的一些管理原則。歷史久遠的檔案材料數(shù)字化后，應改善和提高保管條件，及時更新庫房陳舊保管設備等。數(shù)字化檔案有優(yōu)勢也有弊端，應加強防范，否則會造成重要的檔案信息外泄，造成不應有的損失和影響。因此，在做好檔案信息數(shù)字化加工的同時，要做信息安全保障工作，要加強人員專業(yè)培訓管理，提高防范意識和管理水平，定期維護系統(tǒng)，有效及時排查安全隱患；建立安全防護系統(tǒng)，包括計算機系統(tǒng)安全防范體系，密碼保護系統(tǒng)、病毒防護系統(tǒng)等。同時，應明確錄入、查閱、調(diào)閱和復制權限，防止對檔案信息內(nèi)容的篡改。3.人才保障。方志館檔案信息資源日益增多，應注重館藏檔案數(shù)字化管理人才的培養(yǎng)，檔案數(shù)字化信息管理，涉及計算機軟硬件及掃描技術、數(shù)字影像處理技術、存儲技術和檔案管理基礎知識等多個學科，而不是僅僅懂得計算機或傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理知識的人員所能勝任的。科學規(guī)劃管理離不開人員隊伍建設，更離不開專業(yè)人才。所以，方志館應積極引進和培養(yǎng)檔案信息化專業(yè)技術人才，加強專業(yè)人才培養(yǎng)，把檔案數(shù)字化管理列入方志館檔案改革工作中，建立行之有效的學習制度和管理系統(tǒng)，在人員管理中，應分工合理，即要專人專崗又要分工合作，既要掌握數(shù)字檔案的操作流程，還要掌握計算機系統(tǒng)和網(wǎng)絡安全的防護措施，確保檔案信息的安全性和完整性。同時，方志館還應注重檔案管理員技能培訓工作，為檔案管理員創(chuàng)造培訓機會，相互交流，共同進步，使其更好地完成工作。
作者:周春玲 單位:吉林省方志館
1.1各種檢查、評估工作導致檔案整理工作困難重重。近年來隨著國家對中職學校教育重視程度的不斷提高，中職學校在不斷提高辦學規(guī)模的同時，面臨的各種評估與檢查工作也越來越多。這些繁多的檢查項目需要中職學校精心準備相關的檔案材料，但是不同的檢查與評估工作根據(jù)評估內(nèi)容的不同要求中職學校準備的檔案材料也就不同，在此情況下，中職學校每次在面對具體的評估檢查項目時需要對這些繁多的資料進行重復的整理與分類，導致中職學校的檔案管理工作停滯不前。
1.2檔案信息化程度不高，檔案信息利用率低。檔案管理工作是學校管理工作的基礎，其內(nèi)容繁瑣，尤其是在學校的發(fā)展過程中會產(chǎn)生大量的檔案材料，而傳統(tǒng)的檔案材料是以紙質(zhì)的形式存在，這些材料的日益積累必然會導致一些檔案信息在查閱的時候非常的不方便，根據(jù)五家渠職業(yè)技術學校的檔案管理工作管理模式分析，檔案管理的信息化程度還不高，許多檔案信息并沒有實現(xiàn)電子版，這樣的結(jié)果是不僅影響學校檔案材料的保存，容易因為管理不善而導致檔案材料出現(xiàn)丟失與損壞的現(xiàn)象，同時也會增加學校的管理運行負擔，眾所周知，檔案信息的紙質(zhì)化要求不僅要求學校建設相應的檔案室，還要消耗學校大量的紙張等辦公用品。
1.3檔案資料的收集不完整。基于中職學校廣大教育者對檔案工作的認識程度還不夠，導致人們?nèi)狈n案材料的收集意識，導致相關檔案信息的缺乏；同時中職學校在選擇檔案材料的時候存在很大的隨意性，選擇什么樣的檔案材料信息沒有明確的規(guī)定，具體表現(xiàn)為中職學校的管理者決定著學校檔案的信息內(nèi)容，比如對學校負面信息不保存，而只保存關于學校良好報道的信息。
2新時期完善中職學校檔案管理工作的具體對策
基于新時期中職學校檔案管理工作所存在的問題，我們要大力發(fā)展檔案信息化建設，通過實現(xiàn)檔案的信息化提高中職學校檔案管理工作的水平。
2.1加強檔案信息的數(shù)字化建設。檔案信息的數(shù)字化建設是通過計算機技術將傳統(tǒng)的檔案信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字形式并存放于計算機中，通過實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化可以方便人們的使用，提高檔案信息的重復利用率：首先，實現(xiàn)紙質(zhì)檔案的信息化。紙質(zhì)的檔案信息受環(huán)境、人為因素的影響比較大，其存在被丟失、破壞的可能性，而實現(xiàn)電子化就可以避免因為受潮等導致的檔案損壞現(xiàn)象出現(xiàn)；其次，照片檔案的信息化。照片是檔案中的重要信息資源，其能夠直觀地表現(xiàn)出所要反映的信息，實現(xiàn)照片的信息化主要通過計算機掃描和數(shù)碼設備直接形成數(shù)字照片。
2.2加大投入，提高硬件設施。中職學校檔案管理工作水平的提高，離不開完善的基礎設施，因此中職學校要加強對學校檔案管理工作的支持力度，設立專門檔案室收集、整理全校各類檔案，配備檔案專用裝訂、打印等設備，提高檔案館(室)的建設，確保檔案材料保管安全、利用方便管理規(guī)范。
2.3增強檔案管理人員的現(xiàn)代信息技術應用能力。學校檔案信息化建設需要高素質(zhì)的檔案管理人員，尤其是需要懂現(xiàn)代信息技術的綜合型技能人才，因此中職學校要加強對檔案管理人員信息技能的培訓：一是學校應不斷加強檔案在職人員的繼續(xù)教育，打造一支成熟的檔案隊伍；二是學校要增加檔案管理人員編制，積極引進一批懂計算機信息技術的綜合型檔案管理人才，同時也要積極聘請社會上懂檔案信息化管理技能方面的人才到學校擔任名譽教師，定期對現(xiàn)有教師進行培訓。
2.4加強檔案的收集和整理。學校要建立專門的檔案管理機構(gòu)，負責收集學校的各種檔案信息，并且要制定統(tǒng)一的歸檔和保管期限。在歸檔過程中應堅持“以我為主”的歸檔原則，根據(jù)不同門類、不同載體按年度、類別分別整理歸檔。各部門要加強檔案的收集、保管和歸檔工作，這是檔案工作的基礎。
3結(jié)束語
關鍵詞：高校畢業(yè)論文管理；數(shù)字化；研究
中圖分類號：TP39 文獻標識碼：A 文章編號：1006-4311（2012）23-0213-03
0 引言
近年來，隨著招生規(guī)模的不斷擴大，高校畢業(yè)生數(shù)量持續(xù)增加，老師要承擔起更多的畢業(yè)論文指導任務，但教學資源，特別是軟件畢業(yè)生論文指導教師非常不足。各高校傳統(tǒng)的人工管理方式不能更好的滿足越來越繁重以及多樣化的論文管理工作，逐漸實現(xiàn)畢業(yè)論文管理的信息數(shù)字化。如濟南大學計算機工程學院開發(fā)了畢業(yè)設計題目申報與管理系統(tǒng)等，給我們帶來了值得學習借鑒的好經(jīng)驗。現(xiàn)在各高校越來越清晰的認識到本科畢業(yè)設計 （論文）的重要性，依據(jù)事實，與專業(yè)特色聯(lián)系起來，質(zhì)量管理體系逐漸完善。筆者從工作實際出發(fā)，了解到雖然現(xiàn)在僅有不到10%的高校未將畢業(yè)論文管理工作作為教學工作的重要部分納入教育信息化進程，但不少高校仍沒有提高對其重要性和緊迫性的認識，克服和解決這一問題迫在眉睫，勢在必行。傳統(tǒng)手工管理畢業(yè)論文的趨勢，必須從數(shù)字化構(gòu)建畢業(yè)論文管理平臺著手。
1 畢業(yè)論文信息數(shù)字化管理的必要性
目前，在對學生綜合素質(zhì)以及學校教學情況進行檢驗時，重點依據(jù)的就是高校畢業(yè)生的畢業(yè)論文，它在整個指標體系中的地位很高。除了是高校人才培養(yǎng)計劃的重要一部分外,也能考察學生獨立分析和解決問題的能力，對于培養(yǎng)學生追求真理、提升科研能力也具有重要的意義。我們所說的高校學生畢業(yè)論文，具體來講包括本科生、碩士研究生及博士研究生的論文三種類型，分為優(yōu)秀和普通論文二個等級制。這些論文大多數(shù)成為學校教研利用的重要資料之一，具有較高的學術和利用價值，其質(zhì)量是衡量教學水平以及學生畢業(yè)與學位資格認證的重要依據(jù)，同時，還促進了學校信息的公開數(shù)字檔案室實時接收來自辦公平臺及業(yè)務系統(tǒng)的大量第一手的新鮮檔案資料，師生們可隨時突破時空限制足不出戶便可查詢相關論文教研檔案資料，改變了原有手工被動的查檔方式，論文的保管與利用價值得到了進一步體現(xiàn)。因此，科學及時有效實行數(shù)字化管理畢業(yè)生論文，對高校教學、科研的發(fā)展以及教學檔案管理，都具有重要的現(xiàn)實意義。
現(xiàn)在大部分高校在儲存印刷品論文或采用雙軌制同時收藏電子版的論文制作成光盤，但效果不是很好,究其原因主要有：①學生論文太多，制成印刷品在儲存上存在困難,制成光盤在擴充上存在困難；②運用以上兩種方式收藏論文,在查詢時不方便；③紙質(zhì)文檔數(shù)量大，往往“沉睡”在庫房不易開放，造成師生查閱受限，利用率低下而且占用庫房面積，極大浪費了庫存空間。由此可知，由于畢業(yè)論文數(shù)據(jù)量大、效率不高、差錯率高等因素的影響，信息數(shù)字化管理應運而生，其發(fā)展前景也非常廣闊，而在高校畢業(yè)論文管理平臺的協(xié)助下，可達到解決這些問題的目的。傳統(tǒng)的人工管理加紙質(zhì)存檔方式需要大量的人力、物力、財力，同時造成以下問題：
1.1 管理效率低下 在管理論文時，要發(fā)放很多文件，填寫各種表格。那么多的文件在管理時容易出錯。若將這些文件表格進行網(wǎng)上集中管理、查閱、填寫等，將大大提高工作效率。
1.2 互動渠道不暢 如果不依托網(wǎng)上信息技術，就不能建立一個有助于各級管理人員、師生間面對面溝通交流的互動平臺，很可能出現(xiàn)信息和接收不一致、不能準確傳遞信息等情況。論文的統(tǒng)一格式和修改則需要教師逐字逐句地在文中作標注或通過電郵的方式發(fā)送等。
1.3 答辯成績共享難 最后進行的是畢業(yè)論文總評，給學生確定一個客觀、公正的畢業(yè)設計（論文）的總評成績不是件簡單的事情，是很復雜，這其中的困難可想而知。傳統(tǒng)方式一般采取等級制，進行小組表決，最后確定該生的總評成績。這種方法耗費的時間比較多，主觀性比較強。如使用系統(tǒng)答辯功能，將答辯記錄、答辯小組意見等結(jié)果提交等，為答辯小組成員共享資料提供科學便利，同時，老師對論文給出建議成績和答辯成績，折算提交后自動進入數(shù)據(jù)庫，學生可自行查詢成績，不必進行人工匯總。
1.4 數(shù)據(jù)缺乏同一性 畢業(yè)論文管理參與人員太多而且不集中，容易造成信息的不一致。如學生最初選題和最終論文題目，如果在論文秀做過程中有所改變，就會導致數(shù)據(jù)不一致；論文寫作中會經(jīng)過多次修改，不同的修改稿會由于手工管理出現(xiàn)錯誤進而導致提交錯誤等。
2 建立高校畢業(yè)論文管理信息平臺可行性
應用高校畢業(yè)論文管理系統(tǒng)整合那些分散的信息，讓師生在一個互動的平臺上完成論文過程，對于改善論文管理工作的質(zhì)量和效率都是非常有幫助的。另外，系統(tǒng)中工作流技術的應用，可使各高校充分利用現(xiàn)有的網(wǎng)絡計算機豐富資源并根據(jù)各自不同的論文管理過程靈活選擇工作流程，具有較好的普適性。
長期以來，學校的教室?guī)缀醭蔀榱藢W生接受系統(tǒng)教育的唯一場所,而且教學活動的時間也受到了限制。現(xiàn)在各種專題數(shù)據(jù)庫網(wǎng)絡的應用就是很好的例子，師生可以使用專用軟件平臺、各種即時通訊軟件，用文字、音頻、視頻進行即時的交流，即使教師不能即時回答問題，學生也可以用發(fā)帖的方式留言。因此教學的場所可以是任何互聯(lián)網(wǎng)所能觸及的地方，教學時間可以是任意的。如果能充分挖掘和合理利用即時計算機通訊軟件的功能，并且在教學中因勢利導，可以使教學突破時空的限制，不但可以成為教師教學非常有效的輔助教學手段，而且還能最大限度地激發(fā)學生的學習興趣，同時，系統(tǒng)的應用，也將促進了畢業(yè)生論文檔案管理質(zhì)量的提高，達到了論文教與學以及檔案數(shù)字化管理的雙贏目的。
計算機技術的發(fā)展為人類的工作與生產(chǎn)模式的改變是顛覆性的，而信息技術與互聯(lián)網(wǎng)知識的不斷深入與迅速普及，則讓企業(yè)單位的檔案管理模式步入了數(shù)字化的新時代，文字或圖像的信息處理技術促進了辦公自動化的進程。
一、檔案內(nèi)容數(shù)字化管理的基本概述
（一）檔案內(nèi)容數(shù)字化
檔案是企業(yè)單位開展業(yè)務活動的重要工具和憑證性信息記錄，以及一些技術性圖紙或文件，同時也包括合同文書，聲像信息等，是企業(yè)的核心信息資源與重要資產(chǎn)。而檔案內(nèi)容數(shù)字化則是隨著計算機技術、OCR技術、掃描技術、數(shù)字攝影技術（錄音、錄像、照片）、多媒體技術、數(shù)據(jù)庫技術、存儲技術的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案內(nèi)容存儲形態(tài)，它把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲，網(wǎng)絡化的形式互相連接，利用計算機系統(tǒng)進行管理，形成一個有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，及時提供利用，實現(xiàn)資源共享。
（二）檔案數(shù)字管理的內(nèi)容
對檔案內(nèi)容進行數(shù)字化管理分為兩個過程，一是進行檔案內(nèi)容數(shù)字化采取，把固化在紙質(zhì)載體中的檔案信息開發(fā)匯集成三次文獻信息，并以數(shù)字化方式輸入計算機上網(wǎng)，利用數(shù)字照相、掃描等技術將檔案原件進行數(shù)字化處理，或直接在辦公自動化過程中形成規(guī)范的電子文件信息。二是檔案內(nèi)容數(shù)字化查閱，采用瀏覽器或服務器為查詢載體，實現(xiàn)本地及遠程查檔、閱檔功能，可按日期、時間或長期有效等多種方式，完成閱檔授權，在檔案內(nèi)容查閱過程進行詳細的日志記錄，同時也有信息加密傳輸?shù)榷喾N方式。
二、檔案內(nèi)容數(shù)字化管理的優(yōu)勢
（一）縮減檔案內(nèi)容管理的成本
在過去的傳統(tǒng)檔案內(nèi)容管理模式中，一直使用粗放型模式使得檔案管理需要大量的人力及辦公資源，致使管理成本大幅較高，不利于企業(yè)科學管理的方針實施。而數(shù)字化檔案內(nèi)容管理則使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對象轉(zhuǎn)為機讀檔案，摒棄了過去需要把檔案資料分類存放和建立大量的檢索工具的模式。
（二）優(yōu)化檔案內(nèi)容管理的工作效率
檔案內(nèi)容管理的工作在過去的傳統(tǒng)模式中，需要大量的人力物力，相對繁瑣，且極具細致，不能有半點差錯。而數(shù)字化管理則極大的減輕了人力的使用，首先在檔案內(nèi)容的收集過程中，傳統(tǒng)的檔案管理模式使得管理人員在進行檔案信息收集時，受各種因素的影響，并不能快速、有效、全面的將檔案信息收集起來，這對檔案管理、利用造成很大的影響。實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理后，檔案管理人員能在足不出戶的情況下，快速、高效、全面的完成檔案信息收集，這極大的提高了檔案信息收集效率。
其次，由于檔案內(nèi)容數(shù)字化管理對工作時間和地點的要求降低，檔案文件能通過解碼、編碼的手段變成數(shù)字檔案，存儲在一個小小的硬盤里面，所有的電子檔案信息都能夠進行復制、或者整理，可以在不同的地方與時間里對想了解的內(nèi)容進行查閱，管理人員通過網(wǎng)絡系統(tǒng)進行檔案立卷、編目、原文掛接，并且能打印出全引目錄、卷內(nèi)目錄、原文內(nèi)容，整個過程十分簡單，極大的提高管理人員的工作效率。而檔案內(nèi)容的查閱過程也變得非常便捷，通過網(wǎng)絡進行對資料關鍵詞的檢索、模糊搜索，查閱相關目錄，直接調(diào)閱原文，原文直接打印。極大的優(yōu)化了檔案內(nèi)容管理的工作效率。
（三）加大了檔案內(nèi)容的信息開發(fā)
在傳統(tǒng)的檔案內(nèi)容管理中，管理人員需要對檔案進行分類整理，并且只有保證檔案的完整性，才能為檔案信息的查詢使用提供方便，實現(xiàn)檔案內(nèi)容數(shù)字化管理后，管理人員可以將各種檔案內(nèi)容存儲在計算機硬盤中，電子檔案經(jīng)過立卷后，使用者在利用檔案信息時，只需要將關鍵詞輸入檢索工具中，就能將所有信息顯示出來，不僅能供使用者利用，還能幫助使用者對某些問題進行深層次探索，這就極大的提高了檔案信息的開發(fā)度。
【關鍵詞】數(shù)字化 城建 檔案館 建設
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：
一、前言
城建檔案信息化，是啟動信息化工作之前應明確的問題。目前理論界對此并無系統(tǒng)的分析研究，也無明確統(tǒng)一的結(jié)論。作者認為，圍繞城建檔案的任何管理工作都是為了“利用”這一最終目的，利用是檔案管理工作的價值所在。那么，城建檔案信息化就是在新的時代背景下，為了達到有效利用城建檔案信息資源的目的而進行的系列的綜合的科學的管理工作。具體來說，城建檔案信息化是指：通過運用現(xiàn)代信息技術，配置城建檔案計算機輔助管理的基礎設施，建立和完善城建檔案信息資源庫，依據(jù)城建檔案信息化的規(guī)范體系，以城建檔案網(wǎng)絡為平臺，依托高素質(zhì)的信息人才 ,提供優(yōu)質(zhì)服務的動態(tài)的系統(tǒng)化的管理工作。
二、建設數(shù)字化城建檔案館的必要性
隨著科學技術的發(fā)展和信息時代的到來，數(shù)字化概念正逐漸融入城市建設的各個領域。城市建設包括土地管理、城市規(guī)劃、環(huán)境保護等多個方面，城建檔案作為城市建設和管理過程中直接形成的真實記錄，蘊藏著豐富的信息資源。城建檔案館作為一個城市建設信息中心的基地，主要負責接受和保管城市建設中具有保存價值的文字、圖表、照片、錄像等各種載體的檔案和有關資料，并將接收入館的各種城建檔案資料進行分類、整理、分析，為數(shù)字城市建設提供真實可靠的檔案信息。但是隨著科技的進步，城建各部門在城市建設、管理中產(chǎn)生了各種檔案，除了傳統(tǒng)載體的檔案之外，還有大量的計算機輔助設計技術、電子地圖等產(chǎn)生的電子文件，我們不能再按原來的方式去整理、保存這些新形式的城建檔案。因此為了提高城市建設的時效性以及適應網(wǎng)絡化的需要，必須加快數(shù)字城建檔案館的建設。
二、數(shù)字化城建檔案館的優(yōu)點
數(shù)字化城建檔案館與傳統(tǒng)城建檔案館的最大區(qū)別就在于它是一個數(shù)字化的信息系統(tǒng)，數(shù)字城建檔案館的建立具備適應社會需求的特殊優(yōu)勢，因此決定了它將彌補傳統(tǒng)城建檔案館的不足而長期存在。
1、在城建檔案信息資源建設方面
數(shù)字城建檔案館可與覆蓋全社會各領域包括科技、文化、醫(yī)療、電子商業(yè)等信息數(shù)據(jù)庫建立互聯(lián)關系，為進一步豐富傳統(tǒng)檔案館館藏提供線索和可能。
2、在城建檔案信息的加工方面
傳統(tǒng)城建檔案館館藏信息經(jīng)過數(shù)字化加工處理，成為數(shù)字檔案館信息資源的核心組成部分，并生成適合機檢、機讀的信息目錄和檔案參考資料，數(shù)字城建檔案館還可以將經(jīng)數(shù)字化的深層次編研成果融入數(shù)字信息資源庫，并在網(wǎng)上，為人們提供快捷的服務。
3、在城建檔案信息資源的開發(fā)利用方面
數(shù)字城建檔案館可以憑借網(wǎng)絡優(yōu)勢，實現(xiàn)信息資源共享。
三、建設數(shù)字化城建檔案館要改變固有的工作模式
1．改變城建檔案保管方式
由于數(shù)字化城建檔案載體的特殊性，保管工作不同于紙質(zhì)檔案的“六防”工作，而是要注重檔案設備安全和信息安全兩方面．設備安全應當在設備制造、系統(tǒng)安裝和應用軟件配置時考慮．主要地抵御自然災害和突發(fā)事件等。而信息安全則需要一系列措施給予保證．保證數(shù)字檔案的可讀性和可利用性，對設備更新情況進行跟蹤，在出現(xiàn)不兼容或不可讀取等問題之前就應將舊載體上的數(shù)字文件轉(zhuǎn)換到新載體上，同時，為防止信息丟失，被非法更改等，尤其在網(wǎng)絡環(huán)境中，更應該注意共享和保密．邏輯性處理與物理存儲等問題。
2．改變城建檔案利用方式
城建檔案信息網(wǎng)絡的成熟運用，為數(shù)字化城建檔案館提供了極好的網(wǎng)絡環(huán)境，也為開展城建檔案信息個性化服務提供了良好的條件。未來城建檔案利用服務的主要方式將不再是提供物理存在的實體．而是指引終端用戶通過網(wǎng)絡獲得存儲在檔案館庫的數(shù)字化信息。只要城建檔案編制與城建檔案檢索采用同一系統(tǒng)軟件．將檔案內(nèi)容用一定的格式固定下來．再進行分類．歸檔、編號等管理．在編制檢索時隨機調(diào)出，組成各種不同類型信息檢索工具．通過網(wǎng)上開展電子檢索服務，從而方便地互傳、互換信息。可使任何一位利用者不受時間、穿梭問的限制，在任何地點只需有一網(wǎng)的電腦，即可進入城建檔案管理查詢自己需要的信息。這種網(wǎng)上利用服務的開展．將會使城建檔案工作進入一個嶄新的工作環(huán)境，進入一種良性循環(huán)狀態(tài)。
四、數(shù)字化城建檔案館建設要點
城建檔案管理數(shù)字化是城建檔案管理工作的重大變革，涉及城建檔案管理工作的各個方面。建設數(shù)字化城建檔案館的首要工作是做好總體規(guī)劃，通過規(guī)劃確定近期、中期和遠期目標以及實現(xiàn)這些目標須具備的條件，并隨著工作的進展不斷對規(guī)劃目標進行調(diào)整。筆者認為，有以下幾點問題需要注意：
1、城建檔案管理數(shù)字化是城市經(jīng)濟發(fā)展、技術進步和用戶需求等諸多因素共同推動的結(jié)果
確定目標的依據(jù)是社會大環(huán)境和潛在的需求，弄清社會需求是非常關鍵的，另外要研究、掌握數(shù)字化發(fā)展的規(guī)律，避免主觀性、盲目性，防止目標過低或不切實際追求過高的目標。
2、城市發(fā)展的數(shù)字化進程是一個社會發(fā)展進步的長期過程
像任何科學技術進步一樣都是由淺人深、從簡單到復雜的不斷變化的過程。建設數(shù)字化城建檔案館也是從低到高逐步發(fā)展的，是一個逐步深入、逐步擴展的過程，不是完成目錄檢索、掃描幾套地形圖就能實現(xiàn)的。城建檔案數(shù)字化是一個長期的、持續(xù)發(fā)展的、不斷完善的一個艱巨工作。數(shù)字化城建檔案館要通過城建檔案信息系統(tǒng)建設、應用和系統(tǒng)的不斷完善來實現(xiàn)，信息系統(tǒng)建設工作主要包括館內(nèi)局域網(wǎng)的建設，與政府網(wǎng)的連接，以及國際互聯(lián)網(wǎng)的利用；檔案管理軟件的開發(fā)或商品軟件的選用；數(shù)據(jù)庫的建設和信息資源研發(fā)；標準體系的建立；專業(yè)技術人才隊伍的建設、管理方式和工作方式的優(yōu)化和規(guī)范化；館藏各種不同載體檔案的數(shù)據(jù)處理、存儲設備配置和系統(tǒng)運行維護等工作。系統(tǒng)建設工作的第一步是系統(tǒng)方案設計，主要內(nèi)容是根據(jù)數(shù)字化工作的總體規(guī)劃確定系統(tǒng)的基本組成和結(jié)構(gòu)框架，再根據(jù)現(xiàn)時的技術、人員、資金等基礎條件確定系統(tǒng)建設的階段目標，制定可行的實施計劃。系統(tǒng)方案設計工作應注意以下幾點：
(1)系統(tǒng)開發(fā)建設不但是一個技術過程，同時更是一個管理過程，是一項綜合性的、技術含量較強的工作。所以，在進行系統(tǒng)建設時，應根據(jù)本館資金情況、技術力量等各方面去考慮。落實資金是首位，其次要配備好研發(fā)團隊技術力量，可采取館內(nèi)業(yè)務骨干與外聘專業(yè)技術人才相結(jié)合的方式配備好研發(fā)團隊。
(2)系統(tǒng)開發(fā)建設的目的是為了使用，要把系統(tǒng)的實用性放在第一位，對內(nèi)服務于檔案管理人員，對外服務于社會公眾。本著這一理念，研發(fā)系統(tǒng)時應以實用為首選，切不可盲目追求過大、過強，要切合本館實際工作水平，以方便使用、簡便易學為目標。
(3)系統(tǒng)開發(fā)建設最好一個省份統(tǒng)一標準，全省使用統(tǒng)一軟件，這樣使用、維護會各方便。各館可以整合資金、技術人才，合力研發(fā)，這樣即節(jié)省人力、物力、財力，也方便日后工作。
(4)系統(tǒng)建設和應用是一個滾動的過程，不可能一步到位，要按照系統(tǒng)建設自身的客觀規(guī)律辦事，循序漸進，不斷修訂，不斷完善。不必追求最高、最新的技術，應采用成熟、可靠的技術，借鑒、學習一些起步較早、數(shù)字化建設比較成熟省份的先進經(jīng)驗，使研發(fā)的軟件系統(tǒng)能夠真正做到切合實際、便于維護、簡便易學、方便使用。
結(jié)論
數(shù)字化城建檔案館的建設不會一蹴而就，它要求我們城建檔案工作者不懈的努力、進取、創(chuàng)新，不斷的追求、完善。相信隨著信息時代的飛速發(fā)展，城建檔案事業(yè)定會蓬勃發(fā)展，數(shù)字化城建檔案館的目標必會實現(xiàn)。
【參考文獻】
關鍵詞 數(shù)字檔案館 信息資源 質(zhì)量管理
中圖分類號：G270.7 文獻標識碼：A
我國在數(shù)字檔案館信息資源研究的方向上，具有以下特點：
對數(shù)字檔案館的理論研究主要是關于數(shù)字檔案館信息資源、資源建設、資源管理、資源服務、資源共享、信息鑒定、知識產(chǎn)權等，但是對數(shù)字檔案館信息資源的質(zhì)量管理卻鮮有涉及。
一、數(shù)字檔案館信息資源建設。
（一）數(shù)字檔案館資源建設概念。
張志云認為：數(shù)字檔案館信息資源具有狹義和廣義之分。廣義意義上的數(shù)字檔案館是指納入數(shù)字檔案館建設范疇的一切信息資源，包括數(shù)字化的檔案信息資源、其他相關信息網(wǎng)絡上的檔案資源以及與數(shù)字檔案館相關的人員信息、技術信息、信息系統(tǒng)等；狹義意義上的數(shù)字檔案館信息資源僅指數(shù)字化的檔案信息資源及與之相關的其他信息網(wǎng)絡上的檔案信息資源等。從國內(nèi)已有的研究成果來看，大部分學者采用廣義的數(shù)字檔案館信息資源概念。
（二）數(shù)字檔案館實體資源建設。
一般認為，數(shù)字檔案館信息資源的來源主要包括館藏傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化、電子文件的歸檔和網(wǎng)絡信息資源的采集三個方面，張立新，劉雁則提出：還應包括專業(yè)的數(shù)字檔案館信息資源庫產(chǎn)品。
（三）數(shù)字檔案館智能信息系統(tǒng)建設。
張志云主張采取超媒體數(shù)據(jù)庫方式進行數(shù)字檔案館信息組織，且認為信息組織的內(nèi)容包括信息資源的描述、信息資源的序化和信息資源的整合。康粟豐、何嘉蓀則認為：對集中式和分布式存儲的具有多樣性、異構(gòu)性的電子文件進行集成管理并且確保其長期有效；數(shù)字檔案館還應具備強有力的、能夠建設專題檔案信息資源庫和進行管理的編研工具；對電子文件保管處置的業(yè)務流程進行智能化處理；實現(xiàn)對分布式、異構(gòu)信息資源的跨庫檢索；以用戶為中心的網(wǎng)絡信息服務。總之，數(shù)字檔案館應是具備“收集、管理、存儲、利用”等功能的數(shù)字檔案智能信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理各業(yè)務環(huán)節(jié)的自動化、網(wǎng)絡化。
二、檔案質(zhì)量管理的定義、特點及內(nèi)容
國內(nèi)學術界對質(zhì)量管理在檔案領域的研究主要集中在傳統(tǒng)檔案方面，對于檔案質(zhì)量管理的定義和特點、檔案質(zhì)量管理的內(nèi)容等方面論述較為豐富。
（一）檔案質(zhì)量管理的定義及特點。
檔案質(zhì)量管理，是全體檔案人員參加的，以科學方法為手段，充分發(fā)揮科學管理和專業(yè)技術的作用，建立一套貫穿于檔案形成全過程的質(zhì)量保障體系，從而保證高質(zhì)量的檔案管理。
檔案質(zhì)量管理的特點已取得一定共識，一般認為包括全體人員參加、全過程控制和科學的手段三個方面。
（二）檔案質(zhì)量管理的內(nèi)容。
檔案質(zhì)量管理應包括檔案質(zhì)量策劃、檔案質(zhì)量控制和檔案質(zhì)量改進；同時應包括提前介入機制、事中控制機制和竣工檔案的編制與驗收。
三、數(shù)字檔案管理的現(xiàn)狀
從這些現(xiàn)有研究成果來看，盡管對數(shù)字檔案館信息資源質(zhì)量管理的研究已經(jīng)有一些零散的研究成果，但從總體上來看，目前國內(nèi)外在此方面的研究仍處于探索階段，尚未形成系統(tǒng)的數(shù)字檔案館信息資源質(zhì)量管理思想、理論和方法，具體表現(xiàn)在：
（一）數(shù)字檔案館信息資源建設重視了量的積累，忽視了信息質(zhì)量建設。
數(shù)字檔案館的的最終目的就是通過信息資源共享，為用戶提供高質(zhì)量的信息服務，它將通過數(shù)據(jù)整合、加工、信息服務項目創(chuàng)新等最終為用戶提供服務，故需要提高數(shù)字檔案館的信息質(zhì)量，加強質(zhì)量控制的手段和方法，使合適的信息在合適的時候以合適的方式傳遞給合適的用戶，從而最終實現(xiàn)信息價值。否則，數(shù)字檔案館信息資源只能是一堆信息垃圾。
（二）數(shù)字檔案館信息資源質(zhì)量控制環(huán)節(jié)薄弱，缺乏有效信息資源質(zhì)量管理機制。
盡管我國數(shù)字檔案館信息生產(chǎn)已具備了一些嚴格的采集、標引、錄入管理規(guī)范，但尚沒有信息質(zhì)量管理機制，缺乏統(tǒng)一的數(shù)據(jù)交換標準、規(guī)范、質(zhì)量控制和信息服務體系。另外，在實際工作中，由于缺乏標準化和數(shù)字化的處理和相應的傳播手段，造成信息資源的準確性、可靠性差，使大量的信息資源無法被用戶便捷獲取，從而影響了數(shù)字檔案館信息資源的有效利用。
（三）數(shù)字檔案館信息資源建設的法規(guī)制度建設滯后，缺乏信息資源質(zhì)量管理的執(zhí)行依據(jù)。
數(shù)字檔案館信息資源在數(shù)據(jù)生產(chǎn)過程中確實信息質(zhì)量指導的政策法規(guī)，數(shù)據(jù)產(chǎn)出的形式及容差別很大，導致信息資源質(zhì)量良莠不齊，許多重要信息資源不能得到有效處理、整合，造成數(shù)據(jù)資源共享難、集成難。因此，有必要對數(shù)據(jù)公開與保密、采集、與儲存、共享交換、信息質(zhì)量監(jiān)督等方面制定相關管理法規(guī)和制度，缺乏這些操作層面的規(guī)則容易使信息資源建設無法可依，缺乏信息質(zhì)量控制的執(zhí)行依據(jù)，影響信息質(zhì)量監(jiān)督實施效力。
參考文獻：
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“數(shù)字圖書館”是用數(shù)字技術處理和存儲各種文獻類型的圖書館。是以智能化、個性化用戶服務為中心的信息資源管理系統(tǒng)。具有跨庫檢索、信息資源共享功能，同時具有數(shù)字資源、網(wǎng)絡服務和特色技術三方面特征。
教育部《教育信息化十年發(fā)展規(guī)劃（2011—2020）》和《江蘇省教育信息化五年發(fā)展規(guī)劃》中明確要求到2015年要達成“基本建成人人可享有優(yōu)質(zhì)教育資源的信息化學習環(huán)境”“基本實現(xiàn)寬帶網(wǎng)絡的全面覆蓋”“教育管理信息化水平顯著提高”“信息技術與教育融合發(fā)展的水平顯著提升”的目標。在此背景下學校圖書館被賦予更加豐富的功能內(nèi)涵。近年來，借鑒其他高校的經(jīng)驗，我們在數(shù)字化圖書館建設方面做了如下探索。
1 建設技術先進、兼容性較強的數(shù)字化圖書館平臺（圖1）
經(jīng)過近幾年的建設和發(fā)展，本校圖書館數(shù)據(jù)庫從無到有，從少到多，已初具規(guī)模，基本能夠滿足師生的需求。其內(nèi)容包括“學前教育理論文獻”“學前多媒體教學資源”“兒童文學故事”“教育科研文獻”等數(shù)據(jù)文獻資源，同時也購買了“知網(wǎng)”“讀秀”等數(shù)字資源庫資源。紙質(zhì)文獻通過技術處理轉(zhuǎn)換成為數(shù)字資源。文獻全部采用Adobe Acrobat的PDF格式來進行制作，能夠最大程度地模擬真實紙質(zhì)圖書的外觀，使學生在閱讀時，紙質(zhì)圖書感很強。
2 有效利用數(shù)字化圖書館平臺，建立學前教育學科知識資源庫
徐州幼兒師范高等專科學校面向教學與學科建設，以用戶為中心，以資源為基礎，以技術為手段，整合各類資源，建立起了學前教育學科知識資源庫。其結(jié)構(gòu)與功能如圖2所示。
學前教育數(shù)字化課程資源庫的分類
第一類：多媒體教學資源（信息資源開發(fā)室），如動畫教材、教學音頻、視頻、PPT課件等。
2～3歲是幼兒想象力萌發(fā)階段，幼兒在這個年齡喜歡的內(nèi)容有交通工具和各種動物的故事、充滿美麗幻想的傳說故事，數(shù)字圖書館為這個階段年齡幼兒配備了動畫教材；4～5歲是幼兒性格開始形成的重要時期，幼兒在這個時期喜歡描述完整故事的畫冊，內(nèi)容充滿快樂、友愛、幽默，既明快又有趣，四五歲的幼兒對喜怒哀樂是非常敏感的，也開始辨別善惡，通過視頻讓幼兒認識人類的各種生活態(tài)度，對事物的思維方法、感覺方式等。
第二類：學前教育理論文獻，包括學前衛(wèi)生學、學前心理學、學前教育學、學前兒童教育活動設計、學前教育史、幼兒園管理、學前兒童教育研究、幼兒園游戲、蒙臺梭利教育理論、0～3歲親子教育、育嬰師培訓輔導等。
第三類：教育科研文獻，科研成果、研究報告、會議論文、重點學科導師發(fā)表的專著或論文、優(yōu)秀畢業(yè)生的論文、課題研究的實驗報告等。
第四類：音樂、美術、舞蹈、技能類書籍。
學前教育數(shù)字化課程資源庫的重要作用
1）方便了教師的教學、科研。廣大教師借助學校數(shù)字圖書館來查閱所需要的教、科研參考資料。圖書館也免費為他們提供參考咨詢、定題跟蹤、目錄檢索等服務，深受師生歡迎。
2）方便了師生的學習與研究。學校數(shù)字圖書館為學校師生提供了豐富的教育教學資源，他們借此獲取到幼兒教育研究的相關資料，大大節(jié)省了研究者的時間與精力。如學生在幼兒園教育實習過程中，以某一行為問題兒童為研究對象，撰寫一份“行為問題學前兒童的個案研究”報告。研究者確定了研究課題之后就要查閱與本課題有關的重要文獻，這些文獻在學校圖書館的書籍、報刊、教育檔案、電子信息檢索系統(tǒng)中都能找到。研究者可利用網(wǎng)上數(shù)據(jù)庫檢索文獻、也可利用目錄索引、文摘、教育網(wǎng)站獲取文獻資料。
3）其他作用。為學校國培、省培、遠程網(wǎng)絡培訓等項目提供支持，方便學員查閱資料，學習網(wǎng)絡課程。如在2012年省級培訓項目中，教師指導學員上網(wǎng)查閱資料，擬定教案，撰寫論文等。2012年國培遠程培訓項目，也安排學員在線學習，完成相關作業(yè)。
3 數(shù)字化圖書館建設需一定經(jīng)費支持
依托學校現(xiàn)有公共基礎設施，建設數(shù)字化圖書館所需經(jīng)費，如表1所示。
數(shù)字化圖書館建設首先考慮的就是經(jīng)費問題。這其中包括3個方面：一是網(wǎng)絡設施、設備等硬件建設經(jīng)費，網(wǎng)絡設施的建設是圖書館數(shù)字化建設的前提和基礎，設備的配置是圖書館數(shù)字化建設的重要保證；二是數(shù)字化文獻資源建設經(jīng)費，用于購買電子圖書、各類數(shù)據(jù)庫、紙質(zhì)文獻資源數(shù)字化及特色館藏建設等；三是安全防范，如安全防范系統(tǒng)的購置等。以上所列均為數(shù)字化圖書館建設的基本需求。
4 人員素質(zhì)
數(shù)字化圖書館建設對圖書館員提出了更高的要求，館員應具備更加寬廣的知識結(jié)構(gòu)和應用能力，要有良好的道德意識和強烈的責任意識。數(shù)字化圖書館的建設是一個長期而艱辛的工作，它需要全體館員的共同努力來完成，僅憑一人之力或各自為政是無法實現(xiàn)的，需要培育一支精誠協(xié)作、優(yōu)勢互補的館員隊伍。
參考文獻
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