時(shí)間：2022-12-17 18:38:26
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇文書檔案管理制度，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
一、規(guī)范縣（區(qū)）級(jí)人力資源和社會(huì)保障部門文書檔案管理的意義
縣（區(qū)）級(jí)人力資源和社會(huì)保障部門不僅要負(fù)責(zé)單位內(nèi)部的人事管理工作，而且要負(fù)責(zé)（參與）全縣（區(qū)）行政事業(yè)單位、學(xué)校、醫(yī)院、國(guó)有企業(yè)等單位的人事管理，因而其文書檔案管理必須規(guī)范化、科學(xué)化，這樣才能達(dá)到服務(wù)單位、服務(wù)全縣（區(qū)）的目標(biāo)。
1、人力資源和社會(huì)保障部門的發(fā)展要求規(guī)范文書檔案管理。文書檔案管理是人力資源和社會(huì)保障部門重要工作，規(guī)范這一工作，首先，可以為人力資源和社會(huì)保障部門決策提供參考，人力資源與社會(huì)保障部門的工作特別是決策性的工作需要參閱大量的歷史資料，而詳實(shí)、規(guī)范的文書檔案管理工作，可以幫助決策主體盡快的獲取相關(guān)信息，科學(xué)的做出決策。其次，可以降低單位管理成本，提高工作效率。規(guī)范的文書檔案管理工作使得人力資源和社會(huì)保障部門在撰寫各種文件等行為有模式可以參考，這就避免另起爐灶等增加了工作難度。
2、其他主體的需求要求規(guī)范文書檔案管理。人力資源和社會(huì)保障部門要負(fù)責(zé)指導(dǎo)、參與全縣的人事工作，特別是，縣、區(qū)一級(jí)要出臺(tái)諸多的文件、政策，如人才引進(jìn)政策、職稱評(píng)審政策、工資定級(jí)政策等，所轄區(qū)域內(nèi)部各單位都需要參閱這些資料，如果文書檔案管理不規(guī)范，則在其他單位需要借閱這種資料時(shí)容易出現(xiàn)信息獲取難、資料借閱手續(xù)復(fù)雜等問題，相反，如果文書檔案管理規(guī)范，則可以為其他單位提供高效優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
3、文書檔案工作本身的發(fā)展要求推行規(guī)范化管理。當(dāng)前，文書檔案工作正遭受信息化等帶來的挑戰(zhàn)，這種挑戰(zhàn)要求文書檔案的內(nèi)容信息化，并積極利用信息化管理工具規(guī)范文書檔案管理，如開發(fā)出文書檔案信息化管理軟件等，這些工作的開展都要求規(guī)范文書檔案管理工作。
二、縣（區(qū)）級(jí)人力資源和社會(huì)保障部門文書檔案管理存在的問題
雖然我國(guó)縣（區(qū)）級(jí)人力資源和社會(huì)保障部門文書檔案管理工作取得了一定成績(jī)，在分類歸檔、存儲(chǔ)借閱等方面出臺(tái)了一些制度，但從實(shí)踐來看也還存在一定的問題，表現(xiàn)在制度體系不完備、管理方法相對(duì)滯后，管理人員素質(zhì)有待提升等方面。
1、文書檔案管理制度體系不完備。制度是規(guī)范化管理的基礎(chǔ)，只有制度完備才能做到管理規(guī)范。首先，制度細(xì)化不夠，人力資源和社會(huì)保障部門制定的文書檔案管理制度多為一些宏觀性的、指導(dǎo)性的文件，如明確崗位職責(zé)等，但對(duì)于具體如何管理、如何規(guī)范缺乏細(xì)化的、可操作的制度支持。其次，制度量化不夠，現(xiàn)有的制度多為定性的、描述性的管理制度，在定量管理方面支持不夠邁入沒有定量化的考核制度等。再次，制度實(shí)化不夠，現(xiàn)行的制度宏觀性較強(qiáng)，但缺乏具體的、針對(duì)崗位特征的規(guī)定，導(dǎo)致文書檔案管理中缺乏指導(dǎo)實(shí)踐的制度。
2、管理方法相對(duì)滯后。管理方法是規(guī)范化管理的有效工具，只有方法先進(jìn)才能真正實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理。首先，從文書檔案管理本身來看，部分區(qū)縣人力資源和社會(huì)保障部門沒有按照國(guó)家檔案管理的相關(guān)規(guī)定科學(xué)的對(duì)文書檔案進(jìn)行分類，并形成分類保管體系，導(dǎo)致管理不規(guī)范。其次，信息化手段的利用來看，部分區(qū)縣人力資源和社會(huì)保障沒有充分利用編碼技術(shù)等管理帶來的便利，沒有開發(fā)相應(yīng)的軟件模塊完善管理，仍然依靠傳統(tǒng)的人工管理，導(dǎo)致規(guī)范中規(guī)范化難度大。
3、管理人員素質(zhì)有待提升。管理人員素質(zhì)的高低直接關(guān)系到規(guī)范化的難易程度，首先，部分文書檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)不高，他們多為兼職的檔案管理人員，本身并沒有接受過專門的檔案管理教育，導(dǎo)致其在文書檔案管理中面臨很多專業(yè)性的困難。其次，部分文書檔案人員繼續(xù)教育缺乏，由于這一崗位工作創(chuàng)新需求少，人力資源和社會(huì)保障部門內(nèi)部對(duì)這一崗位的培訓(xùn)投入相對(duì)不足，難易為規(guī)范化管理提供支持。
三、促進(jìn)縣（區(qū)）級(jí)人力資源和社會(huì)保障部門文書檔案管理規(guī)范化的思考
文書檔案管理規(guī)范化是必然的趨勢(shì)，也是一種必然的要求，縣（區(qū)）級(jí)人力資源和社會(huì)保障部門必須高度重視，加強(qiáng)人才培訓(xùn)，加強(qiáng)文書檔案規(guī)范化管理設(shè)施建設(shè)，并制定規(guī)范化管理制度，確實(shí)推動(dòng)規(guī)范化管理落到實(shí)處。
1、加強(qiáng)文書檔案管理人才培訓(xùn)。首先，要根據(jù)人力資源和社會(huì)保障部門文書檔案管理的要求制定繼續(xù)教育方案，一方面，要明確文書檔案管理崗位所需要具備的崗位技能，包括檔案管理技能、信息化操作方面的技能等，另一方，要明確崗位職責(zé)，即文書檔案需要完成哪些工作，以此指導(dǎo)整個(gè)培訓(xùn)工作，避免培訓(xùn)虛化、表面化。其次，要加大投入積極開展培訓(xùn)工作，通過與高校、檔案管理部門等單位合作，積極幫助文書檔案管理人員獲取最新的專業(yè)知識(shí)，如利用信息化手段進(jìn)行管理等。
關(guān)鍵詞：現(xiàn)代文書檔案 工作模式 創(chuàng)新方法 改變措施
一、文書檔案的信息化服務(wù)體系的建立
在現(xiàn)代文書檔案綜合管理的過程當(dāng)中，除了要有相應(yīng)的工作服務(wù)機(jī)制外，還要在文書檔案綜合服務(wù)的過程當(dāng)中來進(jìn)行管理體系的信息化創(chuàng)新，也就是在文書檔案的綜合服務(wù)體系當(dāng)中將信息化手段和信息綜合服務(wù)系統(tǒng)融合當(dāng)中，實(shí)現(xiàn)無紙化檔案信息管理，充分的提升文書檔案管理體系的服務(wù)效率。因此在文書檔案的綜合服務(wù)體系建立的過程當(dāng)中，首先就要將依據(jù)本單位檔案信息管理服務(wù)狀況的不同，建立與之匹配的信息化服務(wù)系統(tǒng)，將數(shù)據(jù)測(cè)算、信息存儲(chǔ)、信息共享、信息搜索引擎融合到檔案信息系統(tǒng)當(dāng)中，在滿足開發(fā)者使用的條件下來實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)化對(duì)接，保障檔案信息的及時(shí)分配、及時(shí)傳遞。從目前文書檔案信息管理信息化管理體系的發(fā)展的趨勢(shì)來看維持文書檔案信息體系高效率運(yùn)轉(zhuǎn)的首要因素就是建立行之有效的數(shù)據(jù)化管理體系實(shí)現(xiàn)高效率精準(zhǔn)化的檔案信息輸出服務(wù)，其數(shù)據(jù)化管理模式的主要思路是基于基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫平臺(tái)優(yōu)縈氳蛋感畔⑹褂枚絲誚行數(shù)據(jù)化對(duì)接，在保障數(shù)據(jù)化信息共享的前提下將檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)化模型分析，及時(shí)的了解信息檔案的使用狀態(tài)，以此來檔案信息使用的質(zhì)量。另外要以大數(shù)據(jù)運(yùn)算平臺(tái)為有效載體，根據(jù)數(shù)據(jù)化的平臺(tái)預(yù)測(cè)結(jié)果來確定數(shù)據(jù)產(chǎn)品的產(chǎn)出規(guī)模，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的有效管理，進(jìn)行數(shù)據(jù)化的統(tǒng)籌安排。與此同時(shí)，基于檔案信息平臺(tái)的云計(jì)算優(yōu)勢(shì)來建立檔案信息服務(wù)的終端，不僅是在相應(yīng)的信息匹配終端而且還要建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)系統(tǒng)，集中滿足信息定性、定量分析、對(duì)檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行統(tǒng)一的分類整理和多元存儲(chǔ)，建立相匹配的信息交互模式，提升信息使用和查詢的效率。
二、文書檔案管理制度的創(chuàng)新
在現(xiàn)代互聯(lián)技術(shù)的影響下，現(xiàn)代的文書檔案管理體系的建設(shè)不僅要引進(jìn)互聯(lián)網(wǎng)+的思維來建立統(tǒng)一的檔案信息管理系統(tǒng)，還要秉持創(chuàng)新思想對(duì)已有的文書檔案管理制度進(jìn)行創(chuàng)新。首先就要?jiǎng)?chuàng)新自身的思想，因?yàn)楝F(xiàn)代的檔案信息傳播形式已經(jīng)發(fā)生了根本性的轉(zhuǎn)變，只有在創(chuàng)新思想的引領(lǐng)下，才能夠?qū)崿F(xiàn)文書檔案管理制度的跨越式過渡。除了要尋求管理結(jié)構(gòu)上的變革之外，還要轉(zhuǎn)變觀念，創(chuàng)新思想，以創(chuàng)新思路引導(dǎo)自身管理制度變革；要拓寬思路，在創(chuàng)新和變革的基礎(chǔ)上進(jìn)行檔案信息資源的有效整合，在滿足管理制度檔案信息高效率使用的需求上，對(duì)檔案信息進(jìn)行高效率的備案及存儲(chǔ)。在檔案信息的應(yīng)用范圍上現(xiàn)代的檔案管理制度更加注重的是社會(huì)公共信息的提供、使用和社會(huì)信息關(guān)系的運(yùn)營(yíng)。首先，在信息管理制度的影響之下，檔案信息的網(wǎng)絡(luò)空間也在進(jìn)行著多元化的融合，不僅是在技術(shù)上眾多的網(wǎng)絡(luò)接口實(shí)現(xiàn)了信息的互聯(lián)互通，更是在網(wǎng)絡(luò)信息資源方面實(shí)現(xiàn)多元共享，可以讓信息查詢者在不同的時(shí)間和不同的地點(diǎn)快速便捷的查詢信息，使用信息。另外根據(jù)使用者需求的不同在不同的信息使用下，現(xiàn)代的文書檔案信息管理制度也要更加滿足信息多元化傳播的需要，雖然說檔案信息具有一定的保密性，但是在不同的情況下基于使用群體的不同也要保障信息的共享性，滿足信息實(shí)際使用的價(jià)值。另外現(xiàn)代檔案信息共享性不僅是在同時(shí)同步的更新信息，更是呈現(xiàn)爆炸式的信息傳播，個(gè)體信息資源不斷超越時(shí)間和空間的局限作用在網(wǎng)絡(luò)空間當(dāng)中，不斷提升影響幅度和作用幅度實(shí)現(xiàn)了檔案信息的交叉融合，現(xiàn)代文書檔案管理制度不僅要滿足信息的實(shí)時(shí)交互，也要確保檔案信息的時(shí)間傳遞性。最后、現(xiàn)代的文書檔案信息管理體系更是呈現(xiàn)出了泛關(guān)聯(lián)的特點(diǎn)，在網(wǎng)絡(luò)的空間影響下眾多的檔案信息板塊彼此形成關(guān)聯(lián)，產(chǎn)生相互聯(lián)系，因此文書檔案管理制度為了滿足信息的及時(shí)傳播要符合文書檔案信息系統(tǒng)的特點(diǎn)，保障信息的高價(jià)值使用。
三.文書檔案的信息規(guī)劃體系建設(shè)
在現(xiàn)代信息化的文書檔案體系的建設(shè)過程當(dāng)中，除了要有與之匹配的信息資源實(shí)現(xiàn)對(duì)接之外，還要在信息資源整合的前提下，建立相應(yīng)的信息規(guī)劃體系。因?yàn)樾畔⒓夹g(shù)作為現(xiàn)代移動(dòng)媒體的技術(shù)支撐，在資源共享性和信息跨度性上與傳統(tǒng)的信息交流傳播形式有了極大的不同，不僅是信息傳播的效率更高、傳播幅度更大、能夠有效的跨越時(shí)間和空間的局限，更是在現(xiàn)代媒體資源的共享方面有了有了較大的容量提升，現(xiàn)代檔案信息作為移動(dòng)信息數(shù)字化傳播的一種手段，對(duì)現(xiàn)代檔案信息基礎(chǔ)數(shù)據(jù)處理能力和數(shù)據(jù)運(yùn)算能力有著較大的要求、主要注重檔案信息的擴(kuò)展和數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)信息集成。現(xiàn)代文書檔案信息平臺(tái)作為新的的移動(dòng)數(shù)據(jù)平臺(tái)有著自身的獨(dú)特屬性、不僅在基礎(chǔ)的信息數(shù)據(jù)處理和運(yùn)算方面有著極高的效率，更是能有效的滿足現(xiàn)代檔案信息數(shù)據(jù)的集成和擴(kuò)展，具備較強(qiáng)的數(shù)據(jù)整合性和信息集成性，可以隨時(shí)隨地滿足不同媒體信息數(shù)據(jù)的快速運(yùn)算和處理，讓檔案信息的廣大使用者便捷的查詢信息。
四、文書檔案信息的使用規(guī)范創(chuàng)新
隨著現(xiàn)代現(xiàn)代信息交互程度的加快，數(shù)據(jù)化的信息共享平臺(tái)應(yīng)該更加注重?cái)?shù)據(jù)鏈的信息的有效兼容，加強(qiáng)信息的交互性和檔案信息的使用規(guī)范。其主要使用規(guī)范體系的創(chuàng)新應(yīng)該在基于時(shí)間和空間接口上形成融合性的使用模式。交互性的平臺(tái)數(shù)據(jù)共享和不同數(shù)據(jù)資源對(duì)接也要形成高度的集成性，因?yàn)樾畔?shù)據(jù)的交互不僅是資源的有效整合，在信息的來源分類上也要體現(xiàn)出了平臺(tái)數(shù)據(jù)使用的主體性地位。對(duì)不同信息資源通過數(shù)據(jù)化的詳加整理來實(shí)現(xiàn)資源信息的行業(yè)平臺(tái)共享，在面對(duì)多種信息的集中時(shí)，檔案信息的融合性要更趨向便捷，通過對(duì)信息集中進(jìn)行分類和詳細(xì)標(biāo)示讓受眾群體更加便捷化的接收和分享信息，及時(shí)獲得信息的有效價(jià)值。另外，基于規(guī)范性數(shù)據(jù)收集和數(shù)據(jù)鏈類型的不同，對(duì)于不同的檔案信息數(shù)據(jù)收集也更加可靠和準(zhǔn)確。實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)據(jù)平臺(tái)資源共享和數(shù)據(jù)鏈對(duì)接，不斷地增強(qiáng)數(shù)據(jù)化管理供應(yīng)鏈的數(shù)據(jù)交互性和融合性，全方位的提升信息服務(wù)效率和信息運(yùn)算機(jī)制的準(zhǔn)確性，為使用者提供更有價(jià)值的文書檔案信息。
結(jié)語
在立足多元化檔案信息高效使用的前提下，數(shù)據(jù)化的文書檔案平臺(tái)要更加趨向集中和一體，在有效滿足檔案信息分類整合的前提下，集中實(shí)現(xiàn)檔案信息的高度共享，滿足不同使用者的具體使用需求，集中的處理文書檔案信息、使用文書檔案信息、高價(jià)值的傳遞文書檔案信息。
參考文獻(xiàn)：
[1]文書檔案管理的信息化建設(shè)分析[J].王曉燕.中國(guó)管理信息化.2013（06）
[2]淺談文書檔案管理信息的電子化應(yīng)用[J].郭玉英.黑龍江史志.2014（03）
內(nèi)蒙古錫林郭勒盟疾病預(yù)防控制中心 錫林郭勒盟 026000
【摘 要】隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步，科技水平蓬勃發(fā)展，人們開始越來越注重文書檔案管理工作。而文書檔案管理工作的好壞也直接影響著機(jī)關(guān)單位的發(fā)展。因此，本文主要探討如何有效完善文書檔案管理，首先對(duì)文化檔案管理當(dāng)中所存在的問題進(jìn)行探討，其次起初對(duì)策。
關(guān)鍵詞 文書檔案管理；研究；完善
文書檔案對(duì)一個(gè)單位的發(fā)展具有重大的意義，文書檔案包括單位的重大事件、人事檔案、歷史、行政檔案、簽訂的各種協(xié)議等，文書檔案一般一紙質(zhì)為主，并且還有影響、電子檔案、照片等檔案記載。而隨著文書檔案管理的不斷改革，文書檔案管理人員應(yīng)當(dāng)緊隨腳步，不斷進(jìn)步。
1 目前文書檔案管理當(dāng)中所存在的問題
1.1 文書檔案管理制度以及人員相對(duì)落后
文書檔案管理的工作人員與檔案管理有著直接的關(guān)系，同時(shí)也決定著文書檔案管理的水平。目前，存在一些文書檔案管理人員知識(shí)缺乏并且只是單一。一方面缺乏專業(yè)的管理水平，另一方面缺乏信息化管理的知識(shí)，同時(shí)許多文書檔案管理依舊停留在傳統(tǒng)的管理水平上，沒有進(jìn)行創(chuàng)新一級(jí)思考，對(duì)于新問題的出現(xiàn)，難以作出有效合理的文書檔案工作解決方法，致使文書檔案管理一直停留在原來的基礎(chǔ)上。因此，對(duì)于現(xiàn)代化文書檔案管理人才的培養(yǎng)十分重要。
1.2 文書檔案管理工作不夠科學(xué)化、現(xiàn)代化
目前，隨著科技的不斷進(jìn)步與發(fā)展，信息化技術(shù)不斷應(yīng)用到各個(gè)領(lǐng)域，而文書檔案管理同樣也應(yīng)當(dāng)采取科技技術(shù)，使得管理工作更為便捷。由于一直以來，文書檔案管理，主要是利用人工的方式對(duì)檔案實(shí)行收集、整理、保管和查閱，需要消耗大量的人力資源與時(shí)間，并且工作效率低下。而現(xiàn)在人們生活、工作節(jié)奏越來越快，顯然傳統(tǒng)的管理手法已經(jīng)無法適應(yīng)。因此，將信息化技術(shù)運(yùn)用在文書檔案管理當(dāng)中，在很大程度上提升了檔案的存儲(chǔ)量，并且還減少了人力資源，提升了工作效率，促進(jìn)檔案信息化轉(zhuǎn)換為實(shí)際生產(chǎn)力。
1.3 文書與檔案工作銜接有待改進(jìn)
文書和檔案管理工作，二者之間有著密切的關(guān)系，同時(shí)二者之間又存在一定的區(qū)別。在實(shí)際生活當(dāng)中，文書工作人員對(duì)檔案管理不太重視，而檔案工作人員對(duì)一般情況下不太考慮文書的工作；在文書檔案管理工作中，二者需要互相合作。因此，以上所述，是文書與檔案之間應(yīng)當(dāng)協(xié)調(diào)和銜接的問題。而這樣的問題十分容易致使文書工作人員書寫不規(guī)范等情況出現(xiàn)。
2 有效完善文書檔案管理的對(duì)策
2.1 加強(qiáng)文書檔案管理意識(shí)
應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)宣傳力度，加強(qiáng)文書檔案法的學(xué)習(xí)，增強(qiáng)干部、工作人員的文書檔案管理意識(shí)。
2.2 重視文書檔案管理人才的培養(yǎng)工作
在對(duì)文書檔案管理人員的人才培訓(xùn)中，可以通過專業(yè)培訓(xùn)、知識(shí)更新、進(jìn)修學(xué)習(xí)等方式，將文書檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平提高。加強(qiáng)文書檔案管理人員的創(chuàng)新能力，使其系統(tǒng)地了解文書檔案的新知識(shí)。無論是文書檔案專業(yè)主體知識(shí)還是對(duì)于主體知識(shí)密切相關(guān)的知識(shí)都需要進(jìn)行系統(tǒng)的學(xué)習(xí)，只有這樣，文書檔案管理工作才能夠得到不斷的完善以及創(chuàng)新。與此同時(shí)，還需要加強(qiáng)對(duì)文書檔案管理人員的思想價(jià)值觀，使得文書檔案管理工作能夠更加深化。
2.3 加強(qiáng)現(xiàn)在化技術(shù)在文書檔案管理當(dāng)中的應(yīng)用
采用信息化技術(shù)，能夠使歸檔的資料格式以及紙張都保持統(tǒng)一的字體。因此，這樣能夠確保歸檔資料的格式以及字體等統(tǒng)一，如此一來不需要工作人員進(jìn)行手寫，保證了資料信息的規(guī)范、整潔，便于閱讀。并且傳統(tǒng)的文書檔案管理工作都需要在庫房進(jìn)行，從而使得庫房的占有量增加，導(dǎo)致浪費(fèi)許多可以利用的空間，同時(shí)由于繁多的文書檔案，在需要和尋找時(shí)也耗費(fèi)時(shí)間精力，為工作人員帶來極大不便。但是利用信息化技術(shù)管理，不但能夠使得服務(wù)器的空間優(yōu)化，節(jié)約人力資源，并且在很大程度上改變了管理的模式，提升了工作效率。
2.4 加強(qiáng)部門合作，做好銜接工作
文書檔案管理需要各個(gè)部門一起合作才能夠得到更好的發(fā)展。由于檔案的基礎(chǔ)是文書，因此對(duì)于文書工作人員而言，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案意識(shí)，規(guī)范書寫，及時(shí)記錄和查找文件是否有誤，及時(shí)更改。并且需要文書工作人員主動(dòng)積極了解各個(gè)部門的動(dòng)態(tài)、工作等，獲取一手資料。在工作的過程當(dāng)中要嚴(yán)格遵守規(guī)定和程序，將文書和檔案工作進(jìn)行協(xié)調(diào)和銜接。
2.5 建立完善的文書檔案管理制度
首先需要建立有效的文書檔案管理的制度，可以根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》制定保管規(guī)定、保密規(guī)定等條款。如此有利于發(fā)揮避免出現(xiàn)隨意管理的現(xiàn)象，保證文書檔案管理工作的健康、持續(xù)發(fā)展。由于文書案管理工作所涉及到的方面的內(nèi)容比較多，所以，更需要根據(jù)自身的實(shí)際情況，建立有效合理的文書檔案管理制度，并且在實(shí)踐的過程當(dāng)中不斷完善管理制度。同時(shí)還應(yīng)該注重收集以及傳遞和登記制度的設(shè)立，一旦發(fā)現(xiàn)檔案遺失或者損壞，能夠第一時(shí)間查找和補(bǔ)救，保證其完整性。
3 結(jié)束語
目前我國(guó)科技水平不斷進(jìn)步，文書檔案管理占據(jù)著越來越重要的位置。想要進(jìn)一步完善文書檔案管理工作，不僅需要加強(qiáng)文書檔案管理意識(shí)、重視文書檔案管理人才的培養(yǎng)工作、加強(qiáng)現(xiàn)在化技術(shù)在文書檔案管理當(dāng)中的應(yīng)用，還需要建立完善的文書檔案管理制度，才能夠有助于單位或企業(yè)的建設(shè)和發(fā)展。
參考文獻(xiàn)
【關(guān)鍵詞】婦幼保健文書檔案；管理工作；思考
前言：作為對(duì)單位工作的真實(shí)記錄的檔案是各項(xiàng)事業(yè)持續(xù)發(fā)展的重要依據(jù)，婦幼保健文書檔案關(guān)系到婦女及兒童的健康資料，也記錄了一個(gè)單位的發(fā)展歷程。但當(dāng)前我國(guó)婦幼保健文書檔案工作依然存在問題，這嚴(yán)重影響到婦幼保健機(jī)構(gòu)的發(fā)展，主要體現(xiàn)在收集不全面以及收集不規(guī)范，管理人員的職業(yè)素質(zhì)較低，管理水平有待提高，因此有必要重視婦幼保健文書檔案管理工作。
1.婦幼保健文書檔案管理工作中出現(xiàn)的問題
1.1 文書檔案管理制度不完善
由于部分婦幼保健院檔案管理中由于管理制度的欠缺，使得檔案管理不成體系，所以使得婦幼保健文書檔案工作中各部門不能協(xié)調(diào)，特別是非檔案管理部門的人員將檔案管理只歸咎于檔案管理部門，認(rèn)為檔案管理職能只能由檔案管理部門的人來完成，所以使得各個(gè)科室的檔案不能很完整的送至檔案管理部門，沒有主動(dòng)進(jìn)行該科室的檔案的歸檔和信息及各種數(shù)據(jù)的整理，所以檔案的信息及數(shù)據(jù)不全，由于檔案工作人員工作量大，且沒有協(xié)助的情況下，使得部分檔案的收集率降低，檔案管理人員的工作制度也不是很明確，沒有實(shí)行責(zé)任制，這使得婦幼保健文書檔案管理人員之間相互推脫的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，這使得部分檔案在管理不慎的情況下丟失。由于制度的不完善使得該項(xiàng)檔案管理工作不能順利進(jìn)行，對(duì)檔案的質(zhì)量造成嚴(yán)重的影響 。
1.2 文書檔案的歸檔不夠完善
科學(xué)技術(shù)的發(fā)展推動(dòng)各行各業(yè)的發(fā)展，隨著信息化時(shí)代的到來，網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)深入到各項(xiàng)工作中，其中在檔案的管理工作中的應(yīng)用更為廣泛，婦幼保健文書檔案逐漸網(wǎng)絡(luò)化是時(shí)展所需，文書檔案實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化的管理是提高檔案管理效率的途徑之一，但是在提高效率的同時(shí)也帶來一定的問題，其中婦幼保健文書檔案的立卷銜接出現(xiàn)不到位。當(dāng)前，婦幼文書檔案的歸檔主要有三種類型，第一種是文字性資料，這些信息不方便查閱，同時(shí)隨著時(shí)間的推移會(huì)出現(xiàn)信息的丟失，第二種是通過硬盤存檔，這種方式?jīng)]有進(jìn)行留底保存，所以容易出現(xiàn)信息的遺失，第三種是整理的網(wǎng)絡(luò)資料，但是這種方式下并沒有對(duì)原始資料進(jìn)行保存，所以使得檔案材料不完整。在檔案管理的工作中要求檔案管理中的歸檔部門進(jìn)行檔案的歸檔處理，進(jìn)行整理、立卷，同時(shí)按照檔案員收集的檔案均是已經(jīng)整理好的，但在實(shí)際的檔案管理工作中，檔案歸檔部門沒有進(jìn)行細(xì)致的整理，而是對(duì)檔案資料進(jìn)行了簡(jiǎn)單的上交，整理工作卻由檔案員進(jìn)行，這使得婦幼保健文書檔案工作效率低，且檔案員對(duì)婦幼保健工作不熟悉，所以使得檔案的數(shù)量和質(zhì)量均不高，所以所保存的檔案資料不能反映婦幼保健工作的原貌，有時(shí)會(huì)影響到未來關(guān)于婦幼保健的各項(xiàng)政策的制定。
1.3 檔案管理人員的素質(zhì)及業(yè)務(wù)水平不高
在實(shí)際的婦幼保健工作中是按照三級(jí)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行的，在一些地區(qū)，婦幼保健文書檔案的原始資料是由當(dāng)?shù)氐拇寮?jí)婦幼保健工作人員負(fù)責(zé)，由于這些工作人員的文化水平低，且進(jìn)行檔案收集只是其兼職，沒有檔案收集意識(shí)，沒有進(jìn)行過專業(yè)的文書檔案收集及管理的培訓(xùn)，因此使得婦幼保健工作在立卷時(shí)就有資料欠缺，原則不符，要求和方法均不到位的問題。婦幼保健工作人員不能只專注于自身的工作，在工作中形成的第一手原始資料被隨手丟棄的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，由于缺乏保存意識(shí)，原始資料的丟棄是資料整體缺少信息的重要原因。檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，文化水平還需提高，且婦幼保健院只重視醫(yī)療人員的專業(yè)素質(zhì)和文化水平，沒有對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)和水平進(jìn)行重視，且檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)有待提高，其對(duì)檔案管理的業(yè)務(wù)水平較低，使得檔案的查閱困難，且有些數(shù)據(jù)的真實(shí)性有待證明，檔案的質(zhì)量低嚴(yán)重影響檔案的使用。
2.對(duì)改進(jìn)婦幼保健文書檔案管理工作的建議
2.1 完善文書檔案管理制度
鑒于婦幼保健文書檔案管理工作的重要性，需要完善檔案管理制度，通過制度的明確，讓各科室及檔案管理人員明確其工作任務(wù)，通過各項(xiàng)規(guī)章制度，讓各科室的人員先明確其本科室的檔案如何整理，然后讓其對(duì)其科室的資料進(jìn)行完善和信息與資料的整理，然后通過統(tǒng)一上交由檔案管理部門進(jìn)行歸檔，只有這樣才能讓檔案的信息更加全面，這樣有助于提高檔案管理人員的工作效率，極大的避免了重復(fù)勞動(dòng)，有利于保障檔案信息的完整性和真實(shí)性，同時(shí)有助于提高檔案的利用效率，為了保證文書檔案的規(guī)范性，需要對(duì)其格式、編號(hào)、附件等做統(tǒng)一要求，將不太規(guī)范化的文書檔案進(jìn)行規(guī)范化處理，這樣能提高檔案的可查閱性。
2.2 努力做好電子歸檔工作
檔案資料實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化是檔案管理工作適應(yīng)時(shí)代所面臨的，許多檔案資料是以電子版文檔、影視資料、圖片等形式存在的，所以為了提高檔案資料的可查閱性，需要讓電子資料和紙質(zhì)版資料有效銜接統(tǒng)一，通^歸檔處理實(shí)現(xiàn)電子檔案和文書檔案的一體化，這樣也有利于檔案的長(zhǎng)期保存[2]。
2.3 提高文書檔案人員的職業(yè)素養(yǎng)及水平
檔案工作人員的職業(yè)素養(yǎng)及業(yè)務(wù)水平是決定檔案工作質(zhì)量的關(guān)鍵，因此需要加強(qiáng)對(duì)婦幼保健文書檔案管理人員的培訓(xùn)工作，隨著計(jì)算機(jī)的發(fā)展和應(yīng)用，需要對(duì)管理人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)的培訓(xùn)，學(xué)會(huì)利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行資料的收集、整理、保存、檢索、統(tǒng)計(jì)、編輯等，此外還有加強(qiáng)檔案管理人員對(duì)檔案管理知識(shí)及方法的學(xué)習(xí)，增強(qiáng)其責(zé)任意識(shí)，鼓勵(lì)相關(guān)管理人員在業(yè)余時(shí)間進(jìn)行相關(guān)專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，提高檔案管理能力，豐富檔案管理知識(shí)，能力提高自身的檔案管理技能，從而讓使檔案的質(zhì)量有所提高。相關(guān)單位也要定期進(jìn)行文書檔案管理人員的培訓(xùn)，提高其現(xiàn)代辦公能力水平，要按照規(guī)章制度進(jìn)行統(tǒng)一的管理。要提高檔案管理人員的積極性，要通過選拔制度，獎(jiǎng)勵(lì)制度的建立，讓其承擔(dān)起應(yīng)有的責(zé)任。相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)也要重視檔案管理工作，要勤監(jiān)督，促進(jìn)文書檔案工作的發(fā)展。
3.結(jié)語
婦幼保健文書檔案工作的重要性值得關(guān)注，其關(guān)系到婦幼保健工作的發(fā)展現(xiàn)狀，對(duì)未來婦幼保健工作的各項(xiàng)政策等的制度具有導(dǎo)向意義，所以面對(duì)當(dāng)前婦幼保健文書檔案管理工作中出現(xiàn)的文書檔案管理制度不完善、文書檔案的歸檔不夠完善、檔案管理人員的素質(zhì)及業(yè)務(wù)水平不高的問題，需要通過建立健全文書檔案管理制度，做好電子歸檔，提高文書檔案人員的職業(yè)素養(yǎng)及水平。只有這樣才能確保婦幼保健文書檔案的質(zhì)量。
參考文獻(xiàn)
文書檔案記載著一個(gè)單位發(fā)生事件過程的記載和一個(gè)單位的發(fā)展史，一般以紙質(zhì)為主。一般單位文書檔案包括：重要手稿、人事檔案、行政檔案、活動(dòng)方案及記錄、簽訂的各種協(xié)議、上級(jí)簽發(fā)的文件、各種重要時(shí)刻的照片等各種形式的檔案記載。檔案以紙張形式居多，還有影像、錄音、照片、電子檔案等多種形式的檔案記載。文書檔案的管理需要有專業(yè)的人員去管理。文書檔案管理人員需要專業(yè)的職業(yè)道德和職業(yè)素養(yǎng)，現(xiàn)今的文書檔案管理工作還需要不斷的改進(jìn)。
1.1檔案管理制度及管理人員相對(duì)落后
隨著科技的不斷發(fā)展，對(duì)于文書檔案的管理工作也越來越被人關(guān)注，其中有一些問題也隨之而來。例如，檔案管理制度。如今有一些單位由于資金缺乏、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的不重視所以并沒有建立單獨(dú)的檔案室、配備相應(yīng)的設(shè)配、專業(yè)的管理人員和相應(yīng)的管理制度。這些問題雖然小，但是卻有可能導(dǎo)致文書檔案資料的缺失、損害、借閱人員未定時(shí)歸還等問題。
還有沒有專業(yè)的人員，會(huì)導(dǎo)致文件遺漏、管理不足和裝訂錯(cuò)誤等問題。而且現(xiàn)在的管理人員已經(jīng)成為了“保管”人員，管理人員的年齡偏大、專業(yè)素質(zhì)偏低、與現(xiàn)代化記錄方法相悖，對(duì)統(tǒng)計(jì)、記錄檔案會(huì)造成遺漏、存錯(cuò)檔、借閱記錄有誤等問題。檔案管理人員對(duì)于文書檔案管理是很重要的，原因如下：第一、專業(yè)的保管人員經(jīng)過上崗培訓(xùn)。而現(xiàn)今的保管人員只是對(duì)文書檔案進(jìn)行看管和外借等表面知識(shí)了解，對(duì)于專業(yè)的上崗知識(shí)并不了解。第二、專業(yè)管理人員會(huì)合理利用文書檔案的價(jià)值。專業(yè)的管理人員可以跟上時(shí)代的腳步，用現(xiàn)代化的方法進(jìn)行工作，并合理運(yùn)用文書檔案的潛在價(jià)值。
1.2檔案管理工作不夠科學(xué)化、現(xiàn)代化
現(xiàn)今科技的飛速發(fā)展，使各行各業(yè)的工作都更加的方便快捷。而文書管理工作也可以采用科學(xué)化、數(shù)字化的方式進(jìn)行管理。文書檔案管理中可以引入一些現(xiàn)代化的運(yùn)用，提高工作效率、減輕管理人員的工作壓力。一般文件的檔案材料都以紙質(zhì)為主，時(shí)間過長(zhǎng)紙張就不易保管，容易字體模糊、紙張變脆等。若是在檔案管理工作中采用數(shù)字化管理，運(yùn)用一些管理軟件做成電子檔案，存儲(chǔ)空間小、易于整理、分類整理方便快捷而有直觀、節(jié)省時(shí)間，還可以避免圖書館管理人員把檔案資料存錯(cuò)檔、漏存檔等問題。運(yùn)用管理軟件進(jìn)行文書檔案管理工作會(huì)使一個(gè)單位的管理工作更加的現(xiàn)代化、信息化、數(shù)字化。
1.3文書與檔案工作銜接有待改進(jìn)
文書工作與檔案管理工作有著密不可分的關(guān)系又有著一定的區(qū)別。但是，在文書檔案管理工作中，文書工作與檔案工作需要相互合作。在實(shí)際中，文書工作者對(duì)檔案意識(shí)薄弱而檔案工作人員通常情況下又不會(huì)考慮文書工作，這是文書工作與檔案工作當(dāng)中的銜接問題。這樣的問題會(huì)導(dǎo)致文書工作者對(duì)檔案資料格式的不了解、書寫不規(guī)范等問題。
二、改進(jìn)文書檔案管理的方式
文書檔案管理在一個(gè)單位中是很有必要的，檔案資料中有很多的“紅頭文件”、合同協(xié)議、珍貴的照片等，這些檔案都有著重要意義和潛在的價(jià)值。對(duì)文書檔案管理要打破傳統(tǒng)模式，增強(qiáng)管理制度、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文書檔案管理的重視、運(yùn)用科學(xué)的方法進(jìn)行管理。
2.1引起領(lǐng)導(dǎo)重視，加強(qiáng)制度管理
想要完善文書管理工作就必須引起領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文書檔案管理的重視，只有這樣文書檔案管理工作才可以順利開展。首先，要設(shè)立一個(gè)單獨(dú)的文書檔案管理室存儲(chǔ)各類檔案資料；其次，要進(jìn)行一次大規(guī)模的檢查、分類、統(tǒng)計(jì)、調(diào)查、從整，把檔案資料從新整理、分類，從新記錄；然后要招聘一些專業(yè)管理人員進(jìn)行管理，要求管理人員專業(yè)素質(zhì)和管理技術(shù)過硬、受過專業(yè)的上崗培訓(xùn)；最后，要制定一套完善的管理規(guī)定，規(guī)范每一位管理人員的工作流程和工作態(tài)度。從而，建立一套完整的文書管理工作體系。
2.2制定相應(yīng)的管理規(guī)定，完善管理工作
文書管理工作有著專業(yè)性和服務(wù)性，工作中需要有相應(yīng)的條令規(guī)范管理人員。單位可以依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》制定一些關(guān)于工作時(shí)間及要求、保管規(guī)定、保密規(guī)定、借調(diào)規(guī)定等規(guī)定。這要的規(guī)定可以讓工作人員有跡可循，從而讓管理人員更加信服、工作更加規(guī)范，還可以跟好的開展文案管理工作。
2.3加強(qiáng)部門合作，做好銜接工作
文書檔案管理需要各個(gè)部門共同合作才能更好的開展。文件是檔案的基礎(chǔ)，這就需要文書工作者加強(qiáng)檔案意識(shí)，使用正確的紙張、格式書寫文書，及時(shí)記錄并查找文件是否有誤保證文件的準(zhǔn)確性，規(guī)范文書的質(zhì)量。要求文書管理人員積極主動(dòng)了解各個(gè)部門的工作、活動(dòng)，獲得一手信息。在工作中嚴(yán)格按照規(guī)定流程，對(duì)文件進(jìn)行核實(shí)、檢查整理、記錄在案，完善好文書工作與檔案管理工作的銜接，從而達(dá)到文書工作于管理工作一體化。
一、醫(yī)院文書檔案管理存在的主要問題
根據(jù)我國(guó)醫(yī)院文書檔案管理的情況可知，文書檔案管理是一項(xiàng)具有較高標(biāo)準(zhǔn)、比較規(guī)范和保密性極強(qiáng)的工作，需要不斷轉(zhuǎn)變管理模式、管理方法，才能提高文書檔案管理水平，從而推動(dòng)我國(guó)醫(yī)療事業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。目前，醫(yī)院文書檔案管理存在的主要問題有如下幾個(gè)方面：
（一）對(duì)文書檔案管理工作的重視不夠
目前很多醫(yī)院的高層領(lǐng)導(dǎo)不夠重視文書檔案管理工作，認(rèn)為文書檔案管理不會(huì)產(chǎn)生直接經(jīng)濟(jì)效益，故而忽視在其管理方面的投入，致使醫(yī)院文書檔案管理出現(xiàn)設(shè)備不齊全、管理機(jī)制不完善、管理技術(shù)落后等問題。市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下，各行業(yè)迅速發(fā)展，在醫(yī)院日常管理工作中，管理人員只注重企業(yè)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，對(duì)文書檔案管理的認(rèn)識(shí)嚴(yán)重不夠，導(dǎo)致管理人員的文書檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，影響文書檔案管理的信息化發(fā)展。在實(shí)際工作過程中，檔案資料不齊全、不準(zhǔn)確等帶來嚴(yán)重后果，大大降低醫(yī)院的服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平，從而影響醫(yī)院未來的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。
（二）現(xiàn)代化的文書檔案管理制度不夠完善
由于文書檔案管理相關(guān)的各種制度得不到有效完善，使得醫(yī)院文書檔案管理工作開展無法可依、無章可循，是當(dāng)前醫(yī)院文書檔案管理中存在的最主要問題之一。以各部門的協(xié)調(diào)制度來說，文書檔案管理工作涉及到的內(nèi)容比較廣、要求較高，醫(yī)院各部門必須要積極配合文書檔案管理機(jī)構(gòu)的工作，加強(qiáng)溝通和交通、相互協(xié)作，才能提高文書檔案管理的工作效率和質(zhì)量。但是，大部分醫(yī)院缺乏這方面的管理制度，致使各部門不能有效的配合工作，使醫(yī)院文書檔案管理的質(zhì)量和效率不斷下降。另外，部分醫(yī)院甚至未設(shè)立專門負(fù)責(zé)文書檔案管理工作的部門，一般都由其他相關(guān)部門代替，致使文書檔案管理工作比較滯后，先進(jìn)的設(shè)備和管理方法都沒得到合理應(yīng)用，很多檔案資料無法得到完整保存，嚴(yán)重制約了醫(yī)院的進(jìn)一步發(fā)展。
（三）文書檔案管理的信息化程度不夠高
隨著信息技術(shù)的全面發(fā)展，社會(huì)各行業(yè)都開始利用信息技術(shù)促進(jìn)自身的發(fā)展。對(duì)于醫(yī)院來說，必須要跟上時(shí)代步伐，充分利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，提高自身服務(wù)質(zhì)量和醫(yī)院的醫(yī)療水平，才能更好的迎接各種挑戰(zhàn)。在實(shí)踐過程中，醫(yī)院不僅要利用信息技術(shù)改進(jìn)自身的醫(yī)療服務(wù)方式，同時(shí)還要利用信息技術(shù)改進(jìn)文書檔案管理的工作方式，才能真正提高文書檔案管理水平，促進(jìn)醫(yī)院不斷發(fā)展。但是，大部分醫(yī)院只將信息技術(shù)應(yīng)用于醫(yī)院的服務(wù)方面，沒有在文書檔案管理的各方面靈活運(yùn)用，使得文書檔案管理的信息化建設(shè)滯后，信息化程度不夠高，無法有效的促進(jìn)醫(yī)院不斷發(fā)展。另外，部分醫(yī)院雖然重視將信息技術(shù)應(yīng)用于文書檔案管理的工作中，但是因?yàn)槿狈染ㄎ臅鴻n案管理，又熟悉信息技術(shù)的復(fù)合型人才，不能滿足文書檔案管理的相關(guān)實(shí)際需求，使得醫(yī)院文書檔案管理信息化發(fā)展非常緩慢。
（四）文書檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)不高
目前，大多數(shù)醫(yī)院都存在文書檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)不高、管理人員綜合技能不高等問題，導(dǎo)致文書檔案管理工作的質(zhì)量和效率無法得到快速提升，給醫(yī)院文書檔案管理工作創(chuàng)新造成極大阻礙。在安排人員時(shí)，醫(yī)院將一些工作能力不強(qiáng)或是年老的員工放置在文書檔案管理的工作崗位上，致使文書檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)普遍不高。隨著醫(yī)院文書檔案管理信息化建設(shè)腳步的不斷加快，很多醫(yī)院都開始對(duì)文書檔案資料進(jìn)行信息化管理，但是原有的文書檔案管理工作人員因?yàn)槿狈π畔⒓夹g(shù)方面的能力，故而無法適應(yīng)新時(shí)代文書檔案管理工作的需求，造成醫(yī)院文書檔案管理隊(duì)伍整體素質(zhì)水平無法快速提升，給醫(yī)院文書檔案管理創(chuàng)新造成嚴(yán)重阻礙。
（五）信息不完整，文書檔案利用率低
在漫長(zhǎng)的發(fā)展過程中，醫(yī)院文書檔案管理遺留了很多檔案信息方面的問題，文書檔案管理工作人員沒有進(jìn)行整理和收集，造成文書檔案相關(guān)信息的缺失，使醫(yī)院檔案信息的有效管理存在很多困難。在實(shí)踐過程中，文書檔案信息的整理、收集和歸納沒有得到真正落實(shí)，使醫(yī)院文書檔案信息出現(xiàn)不完整問題，給醫(yī)院各部門工作帶來嚴(yán)重影響，致使文書檔案利用率非常低，失去存在的真正價(jià)值。另外，文書檔案管理考核標(biāo)準(zhǔn)的不完善，使文書檔案管理工作人員缺乏責(zé)任感，忽略網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的建設(shè)和與有關(guān)網(wǎng)絡(luò)信息的收集，從而降低企業(yè)其它部門工作人員的工作效率，嚴(yán)重影響醫(yī)院文書檔案管理創(chuàng)新。
二、醫(yī)院文書檔案管理的創(chuàng)新策略
（一）創(chuàng)新管理意識(shí)，提高服務(wù)質(zhì)量
我國(guó)現(xiàn)代化建設(shè)中，醫(yī)院管理人員要改變觀念和經(jīng)營(yíng)理念，創(chuàng)新管理意識(shí)，提高對(duì)文書檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)，才能確保文書檔案管理相關(guān)工作得到真正落實(shí)，從而提高醫(yī)院文書檔案管理水平。在根據(jù)醫(yī)院文書檔案管理的實(shí)際情況，制定文書檔案管理相關(guān)工作考核標(biāo)準(zhǔn)的同時(shí)，增強(qiáng)文書檔案管理工作人員的服務(wù)意識(shí)，提高他們的專業(yè)水平，可以有效提高醫(yī)院的服務(wù)質(zhì)量，從而推動(dòng)醫(yī)院文書檔案管理不斷創(chuàng)新。在實(shí)踐過程中，將文書檔案管理工作與醫(yī)院核心競(jìng)爭(zhēng)力相結(jié)合，可以促進(jìn)企業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力的不斷提高，從而提升醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。在日常工作中，醫(yī)院文書檔案管理相關(guān)工作的不斷創(chuàng)新，還必須要加強(qiáng)對(duì)文書檔案管理工作人員的全面監(jiān)督，嚴(yán)格按照國(guó)家規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，確保醫(yī)院文書檔案信息的準(zhǔn)確性、可靠性和完整性，才能真正促進(jìn)醫(yī)院文書檔案管理創(chuàng)新。
（二）創(chuàng)新管理機(jī)制，提升管理水平
在創(chuàng)新管理機(jī)制方面，醫(yī)院必須積極學(xué)習(xí)各行業(yè)在文書檔案管理方面的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)和國(guó)內(nèi)外的先進(jìn)管理技術(shù)，以根據(jù)醫(yī)院的實(shí)際情況、工作性質(zhì)和特點(diǎn)，制定出符合本醫(yī)院需求的文書檔案管理制度，從而保障文書檔案管理工作有法可依、有章可循。與此同時(shí)，注重先進(jìn)管理技術(shù)的應(yīng)用，提高計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平，不斷提高醫(yī)院文書檔案管理的信息化水平，才能更好的適應(yīng)社會(huì)發(fā)展。另外，在制定文書檔案管理制度時(shí)，還必須將該項(xiàng)工作與醫(yī)院的經(jīng)營(yíng)制度、經(jīng)營(yíng)模式、經(jīng)濟(jì)水平、企業(yè)文化等有效結(jié)合起來，確保該制度能夠有效的協(xié)調(diào)各部門之間的合作，從而提高醫(yī)院文書檔案管理效用，共同推進(jìn)醫(yī)院文書檔案管理不斷創(chuàng)新。
（三）創(chuàng)新管理隊(duì)伍，提高整體素質(zhì)
醫(yī)院文書檔案管理的不斷創(chuàng)新，必須要加強(qiáng)文書檔案管理人員的培養(yǎng)，注重專業(yè)管理人才吸收，才能有效提高文書檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)。在實(shí)踐過程中，首先，必須要強(qiáng)化文書檔案管理人員對(duì)這項(xiàng)工作的認(rèn)識(shí)，端正自己的工作態(tài)度，在思想上重視這項(xiàng)工作；其次，必須要加強(qiáng)文書檔案管理人員基礎(chǔ)知識(shí)、信息技術(shù)能力、業(yè)務(wù)能力等方面的培訓(xùn)，以不斷提高文書檔案管理人員的綜合能力。在實(shí)踐過程中，想要逐步實(shí)現(xiàn)醫(yī)院文書檔案管理的自動(dòng)化、信息化和現(xiàn)代化，醫(yī)院必須注重全體員工的綜合素質(zhì)能力提升，增強(qiáng)醫(yī)院的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，促進(jìn)醫(yī)院社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益不斷提升。只有這樣才能真正滿足社會(huì)發(fā)展需求，推動(dòng)醫(yī)院文書檔案管理不斷創(chuàng)新，從而促進(jìn)醫(yī)院長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。根據(jù)醫(yī)院實(shí)際發(fā)展情況，文書檔案管理工作人員必須提高服務(wù)意識(shí)，增強(qiáng)責(zé)任感，注重自我綜合素質(zhì)能力的提升，在實(shí)際工作中，加強(qiáng)與同事之間的溝通，不斷學(xué)習(xí)新的檔案管理知識(shí)，熟練掌握和運(yùn)用現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，才能真正推動(dòng)醫(yī)院文書檔案管理信息化進(jìn)程，真正實(shí)現(xiàn)醫(yī)院文書檔案管理創(chuàng)新。
（四）創(chuàng)新管理模式，提高信息化程度
信息技術(shù)在醫(yī)院文書檔案管理工作中的應(yīng)用，對(duì)于提高文書檔案管理的效率和質(zhì)量有著不可估量的作用。在實(shí)踐過程中，不斷創(chuàng)新醫(yī)院文書檔案管理模式，注重信息技術(shù)的合理應(yīng)用，可以將以前紙質(zhì)檔案的管理方式逐漸轉(zhuǎn)化為電子檔案管理方式，不論是檔案收集、檔案編輯，還是檔案存儲(chǔ)、檔案調(diào)用等工作的程序都得到了極大的簡(jiǎn)化，從而大大提高文書檔案管理工作人員的積極性。與此同時(shí)，信息技術(shù)的應(yīng)用，大大降低文書檔案管理工作人員的工作量，使文書檔案資料變得更加準(zhǔn)確和完整，有效避免了傳統(tǒng)管理方式中手動(dòng)管理造成的各種錯(cuò)誤，最終大大提高醫(yī)院文書檔案的利用價(jià)值和有效利用率。
關(guān)鍵詞：文書檔案管理 問題 對(duì)策
一、文書管理檔案中存在的問題
1.檔案工作人員的專業(yè)素質(zhì)問題。大多數(shù)的檔案工作人員都是持有檔案管理上崗證，而真正掌握檔案管理知識(shí)的確實(shí)少之又少，尤其是在文書檔案管理中，對(duì)檔案的立卷、分類等都了解的不夠透徹，極易在工作中出現(xiàn)問題，造成檔案信息丟失等現(xiàn)象，不利于檔案管理工作的順利進(jìn)行。而且，隨著社會(huì)的進(jìn)步，檔案管理工作也在逐漸的發(fā)展，檔案管理工作也邁出嶄新的一步，但是，還依舊有很多檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)仍然停滯不前，沒有得到更好的檔案管理培訓(xùn)。逆水行舟，不進(jìn)則退，仍然保持著傳統(tǒng)觀念的檔案管理工作人員，容易阻礙檔案管理工作的順利進(jìn)行。就近幾年對(duì)檔案管理工作人員分析，有很大一部分工作人員，由于專業(yè)素質(zhì)差，使得檔案管理工作已經(jīng)偏離了標(biāo)準(zhǔn)化的規(guī)范，所以，檔案管理工作人員的素質(zhì)是有待提高的。
2.文書工作與檔案工作銜接上存在的問題。文書工作和檔案管理工作是相輔相成的，兩者之間有區(qū)別也有聯(lián)系，有分工也有統(tǒng)一。從實(shí)際工作中，文書工作和檔案管理可以說是執(zhí)行著分塊的管理制度，文書工作與檔案管理工作應(yīng)該進(jìn)行相互之間的配合，通過這樣的一種分體式實(shí)現(xiàn)檔案的管理。但是，如果從某種角度上說，文書工作和檔案管理工作產(chǎn)生了間隙，兩者之間的銜接漸漸的出現(xiàn)了眾多的脫節(jié)現(xiàn)象，其造成這樣的主要原因在于文書管理的工作人員忽略了文秘的工作。
二、提高文書檔案管理工作水平的對(duì)策
1.建立有效的工作程序和管理制度，嚴(yán)格按照規(guī)范程序辦理公文。無規(guī)矩不成方圓，文書檔案管理中要建立合理有效的工作程序和管理制度。為了避免途中會(huì)再次有人員發(fā)生誤差，在建立工作程序和管理制度時(shí)，要詳細(xì)的說明，使其簡(jiǎn)捷明確，操作性強(qiáng)。在操作過程中，不管任何人員、任何領(lǐng)導(dǎo)等員工都要嚴(yán)格按照規(guī)范制度來執(zhí)行，尤其是在公文審核簽發(fā)的制度上，要禁止一切工作人員發(fā)無效公文、濫發(fā)文件等。在審核公文時(shí)，要仔細(xì)閱查，文件的文體格式是否符合標(biāo)準(zhǔn)，文件附件是否齊全，簽發(fā)手續(xù)是否完善，都符合簽發(fā)標(biāo)準(zhǔn)之后，再進(jìn)行下一個(gè)流程，而且，在簽發(fā)前還需再次復(fù)核，以免文件發(fā)生問題。如果出現(xiàn)修改文件內(nèi)容的情況，也應(yīng)跟之前一樣進(jìn)行嚴(yán)格的復(fù)審程序。公文用紙要滿足裝訂要求、排布規(guī)則、字體字號(hào)、負(fù)面尺寸、紙張類型等標(biāo)準(zhǔn)。
2.搞好文書工作和檔案工作的規(guī)范銜接。檔案都是建立在文件的基礎(chǔ)上的，而且，文件質(zhì)量決定著檔案管理的質(zhì)量。所以，沒有優(yōu)質(zhì)量的文件管理，就沒有高質(zhì)量的檔案管理。在執(zhí)行文書管理的工作人員，一定要具備著較強(qiáng)的檔案意識(shí)，對(duì)于工作中需要的文書材料要做好整合有效的立卷歸檔，而且，在執(zhí)行文件處理工作時(shí)，還要時(shí)刻關(guān)注檔案管理工作，進(jìn)一步完善文書和檔案工作一體化的效果。做好這些，需要文書的工作人員一定要對(duì)文件材料的質(zhì)量有著絕對(duì)的保證。比如：文書紙張的大小、書寫的格式、文體格式等要統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化等，不能弄得花俏，而且還禁止使用復(fù)制紙、鉛筆、紅墨水、圓珠筆等對(duì)文件材料進(jìn)行批閱、譽(yù)印、修改、起草等。另外，對(duì)于文件材料要做到有效的收集，在處理文件上要準(zhǔn)確、及時(shí)，并且，在收發(fā)文件材料時(shí)，工作人員要做到及時(shí)的記錄，在發(fā)現(xiàn)文件材料缺少時(shí)，可以及時(shí)的對(duì)應(yīng)查找。尤其是在帳外材料上，一般的領(lǐng)導(dǎo)外出開會(huì)都會(huì)帶一些所需的材料，對(duì)于這部分材料，工作人員要做到及時(shí)的整理等。
3.加強(qiáng)文書檔案的收集工作。文書檔案管理的收集工作是一定要做好的，而且，還要在此基礎(chǔ)上加強(qiáng)文書檔案管理的收集工作。在文書檔案的收集中，要把收集范圍明確，收集的分類，文書檔案載體的字跡要統(tǒng)一規(guī)范，利用立卷管理有規(guī)范，文書檔案的整理、案卷、組卷等都要保證其質(zhì)量。審核收集過程要嚴(yán)格把關(guān)資料是否達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)于標(biāo)題制作、正文提煉、附件、印發(fā)科室、文件選用、發(fā)文范圍、文號(hào)編發(fā)、標(biāo)題字形等都要制作詳細(xì)的規(guī)范流程，工作人員要嚴(yán)格執(zhí)行相應(yīng)的規(guī)定。除了基本的信息收集工作外，還要借助于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等擴(kuò)大搜集材料范圍，使其盡早地跨入網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)化，盡可能收集更多的有效信息，進(jìn)而來豐富擴(kuò)充文書檔案管理的經(jīng)驗(yàn)。
參考文獻(xiàn)
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【關(guān)鍵詞】文書檔案 檔案管理
一、做好文書檔案管理工作的重要性
文書檔案管理工作是一項(xiàng)政策性、機(jī)密性、專業(yè)性較強(qiáng)的工作。所以，要充分認(rèn)識(shí)到文書檔案管理工作的重要性。特別是在新時(shí)期醫(yī)療改革發(fā)展中，管好用好文書檔案，對(duì)醫(yī)院建設(shè)和醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展起著重要的作用。
1.文書檔案具有憑證作用。文書檔案是歷史的真賃實(shí)據(jù)，具有一定的法律效用，這一點(diǎn)它不同于其他文獻(xiàn)。文書檔案之所以具有憑證作用，是由其形成的特點(diǎn)和本身的特點(diǎn)所決定的。因?yàn)椋臅鴻n案是自然形成的，這種形成的自然性，決定了其記錄歷史情況的客觀性。所以，文書檔案是令人信服的歷史證據(jù)。醫(yī)院文書檔案是醫(yī)院歷史原貌的真實(shí)反映，其涉及醫(yī)院在醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理、公共衛(wèi)生等各項(xiàng)工作及活動(dòng)情況，包含醫(yī)院各項(xiàng)工作活動(dòng)的原始記錄，各種規(guī)章制度的管理文件，以及上級(jí)部門對(duì)醫(yī)院各項(xiàng)工作的規(guī)范要求和批復(fù)文件，為醫(yī)院各項(xiàng)日常管理及臨床科研提供必要的依據(jù)。同時(shí)，從文書檔案自身的物質(zhì)體態(tài)上看，它保留了當(dāng)事人的歷史真跡，如親筆手稿、印信等。有些文件還保留了當(dāng)事人的聲音、形象等等，這些都反映了文書檔案是確鑿的真憑實(shí)據(jù)。
2.文書檔案具有參考作用。文書檔案是國(guó)家檔案的重要組成部分，作為一種歷史記錄，不僅具備憑證作用，同樣也具有廣泛的參考作用。在醫(yī)院建設(shè)中醫(yī)院文書檔案的重要作用也突顯出來，如編寫醫(yī)院志史、制度匯編、制作活動(dòng)展板都離不開醫(yī)院文書檔案的查閱，甚至是某些重要決策也提供了重要參考依據(jù)。這是因?yàn)槲臅鴻n案不僅真實(shí)地記錄和反映了社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的濃度，而且，也反映了實(shí)踐活動(dòng)的廣度，為人們認(rèn)識(shí)自然、改造自然提供了正反兩方面的經(jīng)驗(yàn)。
二、當(dāng)前文書檔案管理工作中存在的問題
1.對(duì)文書管理工作不夠重視，收集不完整。文書檔案工作不易體現(xiàn)其成績(jī)，因此使單位領(lǐng)導(dǎo)不大愿意投入更多和關(guān)注，“重醫(yī)療、輕檔案”的比較突出，僅要求保管好文件，需要時(shí)可以提供參考即可。這些想法造成各科室也不重視文書檔案工作，在收集文件資料時(shí)往往不太配合和協(xié)作，一些科室覺得自己留檔方便工作，致使文書檔案的收集難以完整，進(jìn)而影響到文書檔案管理工作的開展。
2.文書檔案管理不夠規(guī)范。主要表現(xiàn)為檔號(hào)不規(guī)范、案卷標(biāo)題不規(guī)范、大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄、組卷混亂現(xiàn)象比較嚴(yán)重等情況。
3.文書檔案管理人員專業(yè)能力偏低。目前，單位雖然有了穩(wěn)定而發(fā)展的檔案人員，但文書檔案管理隊(duì)伍的文化程度和專業(yè)素質(zhì)還不適應(yīng)新時(shí)期開展檔案工作的需要，特別是進(jìn)入信息化時(shí)代以來，熟悉檔案內(nèi)容，能進(jìn)行檔案信息深層次研究和開發(fā)的專業(yè)人才十分匱乏。在醫(yī)院人才培養(yǎng)中，一般都只重視醫(yī)療技術(shù)人員的教育培訓(xùn)，卻忽視了對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。而有些還是兼職檔案員，缺少專業(yè)的檔案管理知識(shí)，嚴(yán)重影響到醫(yī)院文書檔案管理水平的提高。
三、新時(shí)期做好文書檔案管理工作的對(duì)策和措施
1. 加強(qiáng)文書檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)的提高
文書檔案人員的專業(yè)素質(zhì)是提高檔案管理水平的一個(gè)重要因素。因此加強(qiáng)現(xiàn)有人員的繼續(xù)教育是目前和今后一段時(shí)間內(nèi)一項(xiàng)刻不容緩的工作任務(wù)，讓他們參加各種培訓(xùn)學(xué)習(xí)，特別是電子檔案管理方面，不斷增加和豐富自己的知識(shí)，學(xué)習(xí)新技術(shù)，學(xué)習(xí)檔案管理的新方法，更新觀念，使專業(yè)知識(shí)得到提高和更新，改變知識(shí)老化和知識(shí)面較窄的狀況尤為必要，這樣才能與時(shí)俱進(jìn)地搞好文書檔案管理工作。
2.文書規(guī)范管理是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)
公文的種類、格式、處理程序是否規(guī)范直接影響到檔案的管理，尤其在辦公自動(dòng)化迅速發(fā)展的今天，這種關(guān)系顯得更為密切。許多文件歸檔工作，需提前在文件形成時(shí)來做。因此文書工作的處理程序上要注意與檔案管理緊密銜接，做到把文書工作與檔案管理有機(jī)地聯(lián)系起來。比如平時(shí)對(duì)文件的鑒定、分類以及歸檔編號(hào)等，在文件形成之初就已經(jīng)確定并做登記，且檔案管理的相關(guān)工作都已經(jīng)完成。這樣不僅減少了工作環(huán)節(jié)，避免了重復(fù)勞動(dòng)，降低了差錯(cuò)，同時(shí)也保證了文書和檔案的統(tǒng)一及協(xié)調(diào)，提高了辦公效率。
3. 進(jìn)一步完善文書檔案管理制度
檔案制度的健全與否關(guān)系著文書檔案管理工作的發(fā)展，健全的檔案管理制度是醫(yī)院開展文書檔案管理工作的準(zhǔn)則和保證。既要根據(jù)形勢(shì)發(fā)展的需要，對(duì)已經(jīng)過時(shí)的制度規(guī)范進(jìn)行修訂，又要盡快制定補(bǔ)充原來欠缺的檔案管理制度。
4.如何做好文書檔案管理積累工作和細(xì)節(jié)工作
平時(shí)積累是做好文書檔案管理工作的有效途徑。檔案材料的收集工作是文書檔案管理中的重點(diǎn)，是整個(gè)文檔整理中最重要的第一環(huán)節(jié)。所以注重平時(shí)的收集整理，這對(duì)歸檔工作起到事半功倍的效果。另一方面做好細(xì)節(jié)工作，主要從訂制度、選好人、詳記錄、分好類、備好案、存好檔、易查閱這幾方面入手，只要從這幾方面把好細(xì)節(jié)關(guān)，才能將文書檔案管理工作做好，從而保證文書檔案工作的順利進(jìn)行。
5. 加快推進(jìn)文書檔案管理信息化和現(xiàn)代化建設(shè)
應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，加快文書檔案管理的現(xiàn)代化、信息化進(jìn)程。將計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)充分運(yùn)用檔案信息資源的處置、保存和管理活動(dòng)中，提高檔案管理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化水平。要從以下三個(gè)方面進(jìn)行工作：①要重視各類紙質(zhì)檔案數(shù)字化和信息數(shù)據(jù)的建庫工作，確保數(shù)字檔案格式統(tǒng)一、數(shù)據(jù)規(guī)范、安全可靠、長(zhǎng)期管用，為開發(fā)利用檔案信息資源打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)；②要在檔案資料收集、整理、錄入過程中逐步實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理，提高自動(dòng)化水平；③要加快醫(yī)院信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)建設(shè)，將各類檔案信息納人其中，構(gòu)建醫(yī)院信息中心，進(jìn)行檔案信息的網(wǎng)上數(shù)據(jù)傳輸，提高檔案管理的信息化水平，為醫(yī)院各部門提供更加便捷優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
四、結(jié)論
文書檔案管理工作是衡量單位管理水平的一個(gè)重要標(biāo)準(zhǔn)和重要組成部分，其管理水平直接關(guān)系到檔案資料的完整性，在單位管理工作中發(fā)揮著舉足輕重的作用。因此需要提高醫(yī)院文書管理工作的地位，切實(shí)做好文書工作和檔案管理工作的規(guī)范化銜接，從根本上切實(shí)提高文書檔案的利用率，以符合醫(yī)院文書檔案管理工作實(shí)際情況的運(yùn)行模式，采用科學(xué)管理的工作方法，才能順應(yīng)新時(shí)期文書檔案管理發(fā)展的需要，促進(jìn)醫(yī)院和醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)建設(shè)又快又好地發(fā)展。
參考文獻(xiàn)：
一、醫(yī)院文書管理的的特點(diǎn)
醫(yī)院文書檔案是醫(yī)院重要公文、重大事件活動(dòng)的資料匯總，是醫(yī)院歷史見證的有效憑據(jù)，對(duì)醫(yī)院的管理和發(fā)展有重要的作用。醫(yī)院文書檔案管理有三大特點(diǎn)。其一是規(guī)范性，文書檔案多數(shù)都屬于醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)部門的公文，醫(yī)院文書檔案管理的重點(diǎn)就是對(duì)該類公文進(jìn)行管理，它的規(guī)范性集中體現(xiàn)在公文的用紙、文種、字跡、檢查、傳遞方面都規(guī)定嚴(yán)格。其二是服務(wù)性，醫(yī)院 文書檔案主要是為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策或相關(guān)部門提供參考資料，只有重視其服 務(wù)性，才能進(jìn)一步優(yōu)化醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)工作效率以及文書檔案信息化管理，便于患者進(jìn)行 更好的查詢服務(wù)。其三是保密性，因?yàn)楹芏嗟奈臅鴻n案涉及到醫(yī)院內(nèi)部、領(lǐng)導(dǎo)和患者的信息資料，要杜絕 這些信息資料的外泄，以防止心懷不軌之徒理由信息資料做出非法勾當(dāng)，損害醫(yī)院的形象與聲譽(yù)。可信的文書管理工作，是醫(yī)院實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的重要保障。
二、現(xiàn)階段醫(yī)院文書管理工作存在的問題
1.文書檔案的收集分類存在問題
醫(yī)院檔案是醫(yī)院歷史財(cái)富，搞好文件材料收集是 確保檔案材料齊全完整的前提和基礎(chǔ)。醫(yī)院檔案室的檔案主要是通過“接收”的方式進(jìn)行原始材料積累，沒有其他收集途徑，存在著較強(qiáng)的被動(dòng)性。另外，檔案的分類是檔案管理的基本方法，也是對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)、系統(tǒng)、有序管理的有效手段。國(guó)家檔案管理部門對(duì)此有明確的規(guī)定，但現(xiàn)在的醫(yī)院普遍不重視文書檔案的分類工作，或者他們沒有采取合理的分類方法。而且有的醫(yī)院由于辦公用房緊張，沒有專用檔案室，存在資料多處存放，“八防”配套不齊，引起檔案材料霉變、蟲蛀、灰塵多，影響檔案的美觀整潔及完整，造成資料裝訂不規(guī)范、查找困難和丟失的現(xiàn)象。
2.文書管理人員的工作意識(shí)淡薄且專業(yè)素質(zhì)水平不高
首先從醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)來說，一些醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)沒有對(duì)文書檔案管理工作給予足夠的重視。因此，醫(yī)院對(duì)文書檔案管理工作的經(jīng)費(fèi)投入低，設(shè)備設(shè)施陳舊，信息化程度低，嚴(yán)重影響了文書檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。由于領(lǐng)導(dǎo)的不夠重視，有些醫(yī)院的文書檔案管理人員也未認(rèn)識(shí)到文書檔案管理工作的重要性，缺乏檔案管理意識(shí)和相關(guān)法律知識(shí)，認(rèn)為文書檔案管理工作很簡(jiǎn)單[1]。這種不重視就導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理人員在專業(yè)素質(zhì)、理論水平和文化程度等方面參差不齊，缺乏責(zé)任心，導(dǎo)致文書檔案內(nèi)容不全、裝訂混亂、頁碼編排不準(zhǔn)確、分類不規(guī)范，致使文書檔案管理工作相當(dāng)滯后。遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足現(xiàn)代醫(yī)院的真正發(fā)展需求。
3.文書檔案管理的制度不夠完善
一些醫(yī)院在長(zhǎng)期運(yùn)行過程中形成了一套完善的醫(yī)療管理制度，但檔案管理相關(guān)制度卻不健全，未明確文書檔案管理部門、 人員工作職責(zé)，檔案管理標(biāo)準(zhǔn)及流程，缺少考核措施，未形成規(guī)范的醫(yī)院文書檔案管理體系。這樣的檔案管理不利于綜合開發(fā)利用，造成管理松散，使用效率低下，在出 現(xiàn)問題時(shí)會(huì)造成各個(gè)部門相互推諉，不利于醫(yī)院的管理。
三、加強(qiáng)醫(yī)院文書檔案規(guī)范化管理的措施
1.優(yōu)化文書檔案的基礎(chǔ)工作
因文書檔案牽涉多個(gè)部門（ 科室） 。不同部門又有不同的文書檔案資料收集任務(wù)，所以必須落實(shí)好各部門的責(zé)任，提高相關(guān)科室清理移交檔案資料的自覺性，方便專職檔案管理人員對(duì)各科室的檔案收集，提高文書檔案的完整性。另外，醫(yī)院文書檔案管理工作主要是為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)人員和患者提供相關(guān)資料查詢、提供方便，隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)在醫(yī)院管理中的廣泛應(yīng)用，醫(yī)院文書檔案管理人員加強(qiáng)自身文化素養(yǎng)，充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)醫(yī)院文書檔案進(jìn)行科學(xué)管理，在方便相關(guān)管理人員和患者查詢資料的同時(shí)，還能提高醫(yī)院文書檔案管理的效率。加強(qiáng)資金投入、引進(jìn)現(xiàn)代化的技術(shù)和設(shè)備是實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理的必備條件[2]。檔案管理的最終目的就是使檔案得到充分利用，因此，醫(yī)院檔案管理人員要樹立服務(wù)意識(shí)，多途徑、多渠道地開發(fā)檔案信息資源，使醫(yī)院的檔案為臨床、醫(yī)療、教學(xué)和科研工作服務(wù)。讓檔案信息資源在深化醫(yī)院改革、建設(shè)文明行業(yè)、提高醫(yī)療質(zhì)量中發(fā)揮重要作用，提高檔案在醫(yī)院管理中的地位，為促進(jìn)醫(yī)院的可持續(xù)性發(fā)展服務(wù)。
2.提高文書檔案管理者的專業(yè)素質(zhì)
檔案管理是醫(yī)院管理的重要組成部分，領(lǐng)導(dǎo)重視是做好檔案管理的前提。醫(yī)院 管理者要通過院內(nèi)培訓(xùn)、業(yè)務(wù)講座的形式提高全院工作人員對(duì)文書檔案管理的認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)法制觀念，使中層干部、每位員工充分認(rèn)識(shí)文書檔案的重要性，自覺形成參與文書檔案管理的意識(shí)。另外，要提高醫(yī)院文書檔案管理工作的效率，充分利用文書檔案管理為醫(yī)院創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，就要提高醫(yī)院文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)技能。 所以，醫(yī)院管理人員要加強(qiáng)醫(yī)院管理人員的培訓(xùn)，全 面提高醫(yī)院文書檔案管理人員的專業(yè)技能和綜合素質(zhì);提供機(jī)會(huì)讓他們外出學(xué)習(xí)和進(jìn)修，了解檔案管理的最新進(jìn)展，掌握新理論、新技能;引導(dǎo)他們自學(xué)英語、計(jì)算機(jī)、法律知識(shí)，不斷拓展知識(shí)面，以適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的需要;提高醫(yī)院文書檔案管理的工作效率，促進(jìn)醫(yī)院的現(xiàn)代化發(fā)展。
3.建立完善的文書檔案管理制度
醫(yī)院各項(xiàng)工作的有序、高效開展必須以完善的規(guī)章制度作為保障。醫(yī)院要以相關(guān)法律法規(guī)等為依據(jù)，結(jié)合醫(yī)院實(shí)際，建立健全文書檔案管理相關(guān)制度，對(duì)文書檔案材料的規(guī)范范圍、保管時(shí)間進(jìn)行明確規(guī)定， 通過正確界定范圍、準(zhǔn)確劃分管理期限，使 醫(yī)院文書檔案可以準(zhǔn)確地反映醫(yī)院情況， 且保管方面、利用有效。對(duì)醫(yī)院以往的文書檔案立檔歸卷、檔案開發(fā)利用、保密與銷毀、管理職責(zé)等進(jìn)行更為完善的規(guī)定。并將制度的落實(shí)情況納入檔案工作人員崗位責(zé)任進(jìn)行考核，進(jìn)一步規(guī)范文書檔案工作行為，推動(dòng)醫(yī)院文書檔案管理工作的高效開展。
一、文書檔案收集與歸檔工作的重要意義
文書檔案收集與歸檔在企業(yè)的各項(xiàng)管理工作中起到基礎(chǔ)性和輔的作用，是完善檔案管理工作的前提基礎(chǔ)和重要環(huán)節(jié)。文書檔案所涵蓋的內(nèi)容相當(dāng)龐雜，其中不乏涉及到企業(yè)的發(fā)展進(jìn)程和重大事件，這些材料并不是塵封于檔案室的陳年舊事，而對(duì)于企業(yè)的戰(zhàn)略發(fā)展與重大決策有著重要的參考意義和依據(jù)價(jià)值。文書檔案中的重要文件材料，如計(jì)劃任務(wù)書、審計(jì)報(bào)告、考核評(píng)定辦法等，對(duì)其進(jìn)行收集、歸檔，確保形式完整、內(nèi)容準(zhǔn)確，則會(huì)對(duì)企業(yè)處理日常事務(wù)、調(diào)整發(fā)展戰(zhàn)略提供事實(shí)依據(jù)。因此，文書檔案收集與歸檔工作重要性明顯、意義重大，需在日常檔案管理中給予高度重視。
二、文書檔案收集與歸檔工作中存在的問題
1.文書檔案管理人員管理意識(shí)薄弱
文書檔案管理在整個(gè)檔案管理工作中屬于基礎(chǔ)性工作，地位和重要性毋庸置疑。然而，一方面，文書檔案的收集與歸檔工作并未受到相關(guān)部門以及工作人員的重視，主要體現(xiàn)在工作人員綜合素養(yǎng)有待提高，缺乏對(duì)文書檔案的管理意識(shí)。如，將文件按級(jí)別劃分，只關(guān)注重要文件，對(duì)于普通文件的重視程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，致使文書檔案管理工作的質(zhì)量大打折扣，維持在低效率運(yùn)行水平，更為嚴(yán)重的后果是珍貴的檔案材料收集不完整，出現(xiàn)缺失和破損的現(xiàn)象，無法確保檔案的真實(shí)性。
另一方面，文書檔案管理工作人員缺乏崗位責(zé)任感和工作責(zé)任心。工作人員是檔案管理的執(zhí)行者，人員要素出現(xiàn)問題，勢(shì)必會(huì)拉低檔案管理工作的質(zhì)量，文書檔案資源無法得到高效利用。如，工作人員在處理檔案資料時(shí)，并未對(duì)檔案資料的來源和出處進(jìn)行核實(shí)，真實(shí)性和可靠性有待考證，類似于這樣的檔案資料處理方式，喪失了檔案的嚴(yán)謹(jǐn)性、規(guī)范性，利用價(jià)值更是微乎其微。加之，檔案管理人員未能與時(shí)俱進(jìn)、順應(yīng)技術(shù)變革，及時(shí)更新和學(xué)習(xí)檔案管理技術(shù)，在識(shí)別檔案真實(shí)性和有效性上缺乏應(yīng)有的技能和措施，一定程度上阻礙了檔案管理的順利開展。
因此，針對(duì)文書檔案收集與歸檔中所涉及的管理問題及實(shí)際操作問題，應(yīng)引起相關(guān)部門的重視，并及時(shí)采取行之有效的措施，確保文書檔案工作的有序開展，進(jìn)而提升檔案管理工作的整體水平。
2.文書檔案收集與歸檔力度不足
就目前的文書檔案管理工作而言，需進(jìn)一步加強(qiáng)收集和歸檔的力度，從以下幾個(gè)方面進(jìn)行探索：（1）流程的規(guī)范性。文書檔案的收集與歸檔工作的流程比較混亂，缺乏規(guī)范的操作流程，如，在給文書檔案歸類時(shí)，文件資料的處理方式較隨意，不按既定規(guī)則擺放，不成章法，并存在歸檔不及時(shí)的現(xiàn)象；（2）歸檔模式的綜合性。傳統(tǒng)的文字檔案運(yùn)用廣泛、歷史悠久，目前較多的檔案資料都是以文字檔案的形式進(jìn)行存檔。而檔案管理技術(shù)的不斷完善，電子文書檔案已日漸成為重要的存檔形式，而相關(guān)工作人員尚未扭轉(zhuǎn)對(duì)于電子文書檔案的看法，缺乏對(duì)電子文書檔案收集和歸檔的意識(shí)，經(jīng)驗(yàn)不足。在實(shí)踐中，文字檔案與電子文書檔案相輔相成，互為補(bǔ)充，因而要對(duì)這兩種歸檔模式加以綜合運(yùn)用，進(jìn)一步加強(qiáng)文書檔案收集和歸檔的力度；（3）信息的可靠性。檔案資料是對(duì)歷史信息的統(tǒng)計(jì)和記錄，只有作為真實(shí)信息的載體時(shí)，才能發(fā)揮應(yīng)有的參考、備查效用，檔案管理實(shí)踐中仍存在一些篡改檔案信息的事件，檔案信息的真實(shí)性、權(quán)威度受到極大的挑戰(zhàn)；（4）文書檔案的完整性。完整性包括時(shí)間的連貫性，頁碼的連貫與完整等。在文書檔案收集與歸檔過程中，未錄入相應(yīng)的時(shí)間，或者缺頁，都破壞了其完整性，進(jìn)而對(duì)真實(shí)性和可靠性產(chǎn)生負(fù)面影響。
3.文書檔案的收集與歸檔不全面
文書檔案收集與歸檔的全面性是衡量檔案管理工作效率的一個(gè)重要指標(biāo)。一方面，檔案管理工作需要處理的文件數(shù)量大、內(nèi)容龐雜、來源豐富，加之一些文件資料的重要性和唯一性，如果出現(xiàn)遺失和錯(cuò)誤歸檔，將加重文書檔案收集與歸檔的工作量，為后續(xù)工作的開展設(shè)置了無形的障礙。另一方面，一些文書檔案管理人員在進(jìn)行日常工作時(shí)，由于職責(zé)劃分的模糊性以及個(gè)人經(jīng)驗(yàn)的制約力等綜合因素的影響，導(dǎo)致文書檔案收集與歸檔工作無法在既定的軌道上有序運(yùn)行，往往會(huì)出現(xiàn)收集與歸檔不全面的問題。
三、文書檔案收集與歸檔工作的改進(jìn)措施
1.提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和綜合素養(yǎng)
對(duì)于檔案管理人員的評(píng)價(jià)，應(yīng)從兩個(gè)維度來衡量：業(yè)務(wù)能力和綜合素養(yǎng)。（1）業(yè)務(wù)能力，包括檔案管理人員系統(tǒng)掌握專業(yè)領(lǐng)域的管理知識(shí)，并能夠熟練、靈活的將其運(yùn)用于日常檔案管理實(shí)踐中，從而將知識(shí)與技能相結(jié)合，進(jìn)一步形成檔案管理核心能力。優(yōu)秀的檔案管理人員除了要掌握自身領(lǐng)域內(nèi)的知識(shí)與技能外，還應(yīng)具備檔案管理的主動(dòng)性等職業(yè)習(xí)慣，充分調(diào)動(dòng)管理人員自身的積極性，確保文書檔案收集與歸檔工作順利開展。業(yè)務(wù)能力的實(shí)現(xiàn)有賴于內(nèi)部培訓(xùn)，相關(guān)部門主管人員針對(duì)檔案管理人員的階段性績(jī)效目標(biāo)和業(yè)務(wù)能力指標(biāo)，制定出相應(yīng)的專項(xiàng)培訓(xùn)計(jì)劃，通過培訓(xùn)的方式，促使檔案管理人員在較短的時(shí)間內(nèi)，熟練掌握領(lǐng)域內(nèi)的知識(shí)與技能，并于培訓(xùn)結(jié)束后進(jìn)行考核，在培訓(xùn)的終端把握檔案管理人員的培訓(xùn)效果。（2）綜合素養(yǎng)，綜合素養(yǎng)涵蓋了工作態(tài)度：敬業(yè)精神，責(zé)任心，使命感；文化修養(yǎng)：學(xué)識(shí)、文化層次、主動(dòng)學(xué)習(xí)的能力；心理狀態(tài)：積極樂觀、熱情友善、堅(jiān)毅果敢；價(jià)值理念：奉獻(xiàn)工作，熱愛集體等。檔案管理人員的綜合素養(yǎng)是其內(nèi)在狀態(tài)，而業(yè)務(wù)能力是其外在表現(xiàn)，內(nèi)心狀態(tài)與外在表現(xiàn)之間是相輔相成，相互作用的，亦即良好的綜合素養(yǎng)彰顯管理人員積極健康的狀態(tài)，為業(yè)務(wù)能力的培育提供良好的素質(zhì)條件；而過硬的業(yè)務(wù)能力使得管理人員在優(yōu)秀的績(jī)效激勵(lì)下，保持積極進(jìn)取的內(nèi)在狀態(tài)。
2.優(yōu)化文書檔案管理制度
文書檔案的收集與歸檔工作制度的完善，為相關(guān)檔案管理工作的開展提供了有利的制度保障。（1）歸檔期限，明確設(shè)置歸檔期限，更便于將不同期限類別的材料分類保管，防止遺失，為檔案管理人員收集與歸檔工作提供了便利，更省時(shí)、省力、高效的完成工作，減輕了工作負(fù)荷，無形中提高了檔案管理人員的工作積極性與滿意度；（2）歸檔范圍，科學(xué)、合理的歸檔范圍應(yīng)具有一定的適應(yīng)性和針對(duì)性，以企業(yè)的整體發(fā)展戰(zhàn)略為依據(jù)，立足于實(shí)際需要，依照相關(guān)制度規(guī)范、工作職責(zé)范疇，綜合考量這些因素之后，制定最佳的文書檔案的歸檔范圍；（3）制度更新，文書檔案收集與歸檔管理制度如果滯后于現(xiàn)實(shí)需求，就失去了存在的意義和價(jià)值，甚至?xí)铚n案收集與歸檔工作的順利開展，因此，相關(guān)部門應(yīng)在考量現(xiàn)實(shí)需求和自身發(fā)展的基礎(chǔ)上，及時(shí)調(diào)整文書檔案管理制度中的不適應(yīng)性，及時(shí)更新制度，來適應(yīng)不同時(shí)期、特定條件下對(duì)于文書檔案收集與歸檔的需要。
3.調(diào)整文書檔案收集與歸檔工作方式
文書檔案收集與歸檔工作在傳統(tǒng)的軌道上積弊已久，多體現(xiàn)為缺乏主動(dòng)性、檔案資料的遺失與不完整性。因此，改變以往的文書檔案收集與歸檔工作方式，有助于檔案管理工作取得更高的效率、實(shí)現(xiàn)新的突破。（1）問題反饋的及時(shí)性，在文書檔案收集與歸檔過程中，最大限度的規(guī)避可能出現(xiàn)的紕漏，但問題的出現(xiàn)在所難免，如不及時(shí)處理，會(huì)造成巨大的管理成本，降低企業(yè)的運(yùn)營(yíng)管理效率，因此，出現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)反饋并處理；（2）工作的主動(dòng)性，在檔案收集與歸檔工作中，化被動(dòng)為主動(dòng)，相關(guān)管理人員主動(dòng)開啟與別的部門的聯(lián)系，統(tǒng)籌安排檔案收集與歸檔工作的開展進(jìn)程，定期實(shí)行檢查，確保檔案材料的真實(shí)性、可靠性、連續(xù)性，主動(dòng)做好每一個(gè)細(xì)節(jié)工作，滿足各部門乃至整個(gè)企業(yè)對(duì)于檔案資料的需求；（3）硬件設(shè)施的完備性。檔案管理人員在進(jìn)行檔案收集與歸檔工作時(shí)，容易因短期內(nèi)無法克服的人員特質(zhì)因素，而導(dǎo)致工作失誤，如：人員素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力、工作態(tài)度、工作疲勞度等。在信息技術(shù)如此發(fā)達(dá)的當(dāng)下，充分利用高科技設(shè)備，可以有效規(guī)避人員特質(zhì)因素而產(chǎn)生的工作失誤和潛在危機(jī)，還能節(jié)省人力成本，提升文書檔案收集與歸檔工作的效率。
（一）醫(yī)院文書檔案管理的投入過低
由于醫(yī)療用房的緊張，醫(yī)院存放檔案的地方也十分有限；醫(yī)院文書檔案職責(zé)不明,管理不完善，醫(yī)院文書檔案與醫(yī)療病歷檔案的存放于檔案庫房的存放相混合，與檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)相差甚遠(yuǎn)。醫(yī)院文書管理的信息效率過低。
（二）醫(yī)院辦公室文書檔案意識(shí)薄弱
長(zhǎng)久以來醫(yī)院多偏重病案檔案，醫(yī)院文書與文書檔案相對(duì)于病案檔案來說,醫(yī)院文書檔案的相對(duì)重要性缺乏到位的宣傳。很多人都認(rèn)為文書檔案沒有存在的價(jià)值,相關(guān)的科室對(duì)于文書檔案也是只保存不利用,有效資源的利用率下降，浪費(fèi)程度極其嚴(yán)重，不能達(dá)到預(yù)想的可觀狀況。
（三）醫(yī)院在文書與檔案工作中存在的不規(guī)范現(xiàn)象
現(xiàn)下的檔案管理模式下存在這許多的不規(guī)范現(xiàn)象。例如：版記不全、文件使用不當(dāng)、分類不明確、用紙不達(dá)標(biāo)、辦理程序不規(guī)范、原稿文件缺損、裝訂不規(guī)范等現(xiàn)象。
（四）醫(yī)院文書檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)有待提高
目前，我國(guó)的檔案專業(yè)人員隊(duì)伍在理論水平、文化水平、專業(yè)素養(yǎng)等方面參差不齊。有些檔案管理工作人員缺乏文書檔案管理方面的必要專業(yè)知識(shí)，責(zé)任心主人翁意識(shí)的缺失。造成案卷的混亂和收集保存不齊全等現(xiàn)象，不符合辦公室文書檔案管理的規(guī)范準(zhǔn)則。
二、針對(duì)醫(yī)院辦公室文書檔案管理工作的一些優(yōu)化措施
（一）強(qiáng)化醫(yī)院文書檔案管理工作的規(guī)范銜接
實(shí)現(xiàn)文書、檔案工作一體化，要求文書人員嚴(yán)格把好文件紙張大小、文件格式、筆支選取等等原始一手資料的質(zhì)量關(guān)，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，在公文辦理完畢后，應(yīng)及時(shí)整理立卷及歸檔。
（二）提高醫(yī)院文書檔案管理人員的專業(yè)技能和管理意識(shí)
醫(yī)院辦公室文書檔案管理工作人員需要不斷地積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)理論，充實(shí)和提高自己的檔案管理專業(yè)知識(shí)。做到與時(shí)俱進(jìn)，辦公現(xiàn)代化是社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，信息社會(huì)必然導(dǎo)致大量的電子文件的出現(xiàn)。實(shí)現(xiàn)醫(yī)院文書檔案管理的現(xiàn)代化。文書檔案管理人員則需要努力成為管理型、復(fù)合型和技術(shù)性的專業(yè)辦公室文書檔案管理人才。
（三）提高醫(yī)院文書檔案管理工作人員的積極性
健全相關(guān)的規(guī)章制度，加強(qiáng)檔案整理工作的檢查與監(jiān)督，全面提高思想認(rèn)識(shí)，促進(jìn)文件材料的收集工作。把握好人員的變動(dòng)和調(diào)入關(guān)，增強(qiáng)文書檔案管理工作人員的責(zé)任感。充分調(diào)動(dòng)辦公室文書檔案管理人員的工作熱情，提高實(shí)事求是的工作態(tài)度，及時(shí)對(duì)從事相關(guān)文書檔案管理的人員進(jìn)行相關(guān)的待遇到位。
（四）建立醫(yī)院文書歸檔的制度
具體到一個(gè)立檔單位，不僅要真實(shí)、客觀，要有歸檔的時(shí)間、范圍、要求，保證文件的完整。文書檔案整理的內(nèi)容：檔案的系統(tǒng)化（檔案的分類、案卷的排列、檔號(hào)的編制）和基本編目（編制案卷的目錄）。
三、結(jié)束語
關(guān)鍵詞：文書檔案績(jī)效考評(píng)實(shí)踐探討
醫(yī)院將文書檔案管理納入職能科室的績(jī)效考評(píng)體系，對(duì)23個(gè)職能科室從公文管理、歸檔立卷、檔案開發(fā)利用等指標(biāo)進(jìn)行考核，切實(shí)將文書檔案規(guī)章制度落到實(shí)處，進(jìn)一步提高對(duì)文書檔案的重視程度，充分挖掘文書檔案的有效價(jià)值。
一、健全醫(yī)院文書檔案管理制度
是檔案管理績(jī)效考核的基礎(chǔ)
第一，做好公文管理工作與檔案工作的規(guī)范銜接，從源頭規(guī)范管理公文的水平和質(zhì)量。醫(yī)院各類公文是文書檔案的來源，同時(shí)檔案是有效文書的歸宿，因此要提高文書檔案的完整性、準(zhǔn)確性，規(guī)范性，必須從公文處理的各個(gè)具體環(huán)節(jié)。我院采取的是相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)起草文書，醫(yī)院辦公室統(tǒng)一印發(fā)。所有以醫(yī)院名義形成的向上級(jí)單位的請(qǐng)示、報(bào)告等以及醫(yī)院內(nèi)部形成的公文，均由醫(yī)院辦公室統(tǒng)一歸檔，確保文書檔案完整性和連續(xù)性。公文的擬制是公文形成的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，針對(duì)各職能部門負(fù)責(zé)人對(duì)公文寫作的理解存在差異的問題，我院每年度進(jìn)行公文管理的培訓(xùn)，對(duì)公文格式、公文程序、公文文種、公文內(nèi)容等嚴(yán)格要求，真正使公文成為文書檔案管理的基礎(chǔ)和前提。
第二，規(guī)范文書立卷歸檔，嚴(yán)格借閱制度。各職能科室按照文書檔案立卷要求，每年8月份前將上一年度的檔案進(jìn)行歸檔，歸檔的文件材料應(yīng)收集齊全完整。歸檔文件的整理應(yīng)遵循文件材料形成的基本規(guī)律，以“件”為單位，按照年份和保管期限劃分，還要保持文件材料的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和使用。同時(shí)，文書檔案的保密性要求嚴(yán)格執(zhí)行借閱制度。本單位檔案室保管的檔案主要提供本單位利用。查閱本科室立卷檔案，須由經(jīng)辦人填寫《檔案借閱申請(qǐng)》，部門負(fù)責(zé)人簽字；查閱非本科室立卷檔案，須由經(jīng)辦人填寫申請(qǐng)，立卷部門負(fù)責(zé)人同意方可借閱；外單位查閱本單位檔案，須持介紹信，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意后方可查閱。查閱檔案應(yīng)在檔案室內(nèi)完成，如工作需要外借，借期一般不超過一周。檔案查閱者必須遵守保密性，負(fù)責(zé)維護(hù)被查閱檔案的完整性與安全性。
二、提高醫(yī)院文書檔案管理意識(shí)
是檔案管理績(jī)效考評(píng)的保障
第一，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的管理意識(shí)。醫(yī)院將檔案管理工作納入“十二五”規(guī)劃中，與醫(yī)院業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃，同步發(fā)展，并作為醫(yī)院發(fā)展及爭(zhēng)創(chuàng)全國(guó)優(yōu)質(zhì)醫(yī)院的重要內(nèi)容來抓。本單位檔案工作由院領(lǐng)導(dǎo)直接分管，辦公室主任主管，院領(lǐng)導(dǎo)充分認(rèn)識(shí)到檔案作為信息資源在醫(yī)院建設(shè)中發(fā)揮的重要作用，使檔案工作有了信心和保障。醫(yī)院為檔案管理配備了專用檔案庫房和必要的安全保管設(shè)施，配備了業(yè)務(wù)技術(shù)強(qiáng)，政治思想好，綜合素質(zhì)好，工作有責(zé)任心的黨員同志負(fù)責(zé)，實(shí)行職能科室一檔案室一主管領(lǐng)導(dǎo)三級(jí)管理體制。
第二，提高歸檔科室的責(zé)任意識(shí)。醫(yī)院在綜合檔案管理專職人員的基礎(chǔ)上，在每個(gè)職能科室設(shè)立一名兼職檔案管理員，通過加強(qiáng)宣傳、組織業(yè)務(wù)培訓(xùn)等方式，提高職能科室負(fù)責(zé)人及兼職檔案管理員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。文書檔案管理人員的歸檔意識(shí)和業(yè)務(wù)能力直接影響著檔案管理工作的質(zhì)量。兼職檔案管理人員專門負(fù)責(zé)本科室檔案材料的收集工作，醫(yī)院檔案室專員定期到各科給予業(yè)務(wù)指導(dǎo)，提高實(shí)際操作的業(yè)務(wù)水平，規(guī)范文件歸檔的每個(gè)環(huán)節(jié)。通過醫(yī)院院報(bào)、醫(yī)院網(wǎng)站、中層干部例會(huì)等渠道，宣傳檔案的重要性，增強(qiáng)全員檔案意識(shí)和法制觀念。
第三，樹立檔案專職人員的服務(wù)意識(shí)。檔案專職人員的服務(wù)意識(shí)體現(xiàn)在要關(guān)注醫(yī)院建設(shè)發(fā)展大局，主動(dòng)了解醫(yī)院各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作，搞清服務(wù)方向、服務(wù)對(duì)象和服務(wù)重點(diǎn)，用好用活檔案，為醫(yī)院發(fā)展獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策。檔案專職人員要做到醫(yī)院的中心工作開展到哪里，檔案工作就延伸到哪里，服務(wù)意識(shí)的強(qiáng)弱、服務(wù)質(zhì)量的高低，關(guān)系著檔案工作自身的發(fā)展和檔案開發(fā)的成效。
三、醫(yī)院文書檔案的開發(fā)和利用
是檔案管理績(jī)效考評(píng)的動(dòng)力
作為三級(jí)甲等腫瘤專科醫(yī)院，醫(yī)院注重醫(yī)療技術(shù)發(fā)展的同時(shí)，隨著電子信息化程度的提高，同時(shí)機(jī)關(guān)單位無紙化辦公的推進(jìn)，對(duì)文書檔案的管理意識(shí)日漸淡薄，檔案資料存在散失的現(xiàn)象。如何扭轉(zhuǎn)這一局面，醫(yī)院著重在檔案的利用與開發(fā)方面動(dòng)腦筋、挖潛力，通過展示檔案工作的價(jià)值，進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)檔案工作的重視和認(rèn)可程度。
